تیم‌های فناوری اطلاعات (IT) در کسب و کارهای مختلف معمولا با هم تفاوت دارند. در واقع مسئولیت‌ها و ساختار بخش IT تحت تاثیر عوامل متعددی قرار می‌گیرد، از اندازه شرکت و اهداف تجاری گرفته تا الزامات انطباق با قوانین و صنعت و همچنین آسیب‌پذیری‌های امنیتی. با این حال، نرم‌افزار تیکتینگ ابزاری ضروری برای بخش IT هر سازمانی است که به دنبال بهبود مدیریت ارتباط با مشرتیان خود است. با این مقاله همراه باشید تا درباره‌ی مزایای استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ در بخش فناوری اطلاعات یا IT بیشتر آشنا شوید.
بخش IT (فناوری اطلاعات) چیست؟
بخش IT واحدی در یک سازمان است که مسئولیت رسیدگی به کارها و وظایف مرتبط با تکنولوژی را بر عهده دارد. در استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک، ممکن است بخش IT فقط یک نفر باشد که کارهای مختلفی را انجام می‌دهد. اما در شرکت‌های بزرگ‌تر، بخش IT معمولاً به زیرمجموعه‌های تخصصی متعددی با پرسنل زیاد تقسیم می‌شود. این بخش وظیفه‌ی پشتیبانی و نگهداری از زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، نرم‌افزارها و سخت افزارها را بر عهده دارد. همچنین باید از اطلاعات محرمانه سازمان در برابر حملات سایبری و سایر تهدیدات محافظت کند.
تیم IT چه کاری انجام می‌دهد؟
- نگهداری از سخت افزار و نرم‌افزار
- نظارت بر عملکرد سیستم
- ذخیره‌سازی و پشتیبان گیری اطلاعات
- امنیت سایبری
- مدیریت نرم‌افزار
- عیب‌یابی و پشتیبانی فنی
در یک کسب و کار نرم‌افزاری تیم IT معمولا با چه درخواست‌هایی از سوی مشتریان مواجه می‌شود؟
- مشکلات فنی مثل عدم کارکرد صحیح نرم‌افزار، بروز خطا و پیغام‌های هشدار، کندی و مشکلات مربوط به نصب و راه اندازی نرم‌افزار
- راهنمایی‌های لازم مثل آموزش نحوه استفاده از نرم‌افزار، پاسخ به سوالات مربوط به نرم‌افزار و راهنمایی در انجام وظایف خاص با نرم‌افزار
- درخواست برای اضافه کردن امکانات جدید به نرم‌افزار و درخواست برای تغییر و به روز رسانی نرم‌افزار
- مشکلات مربوط به مجوز و دسترسی مثل فراموشی رمز عبور، مشکل در ورود به نرم‌افزار یا درخواست برای تغییر یا تمدید مجوز
- و…
مزایای استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ برای تیم IT
استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ می‌تواند به تیم IT در ارائه خدمات بهتر و کارآمدتر به مشتریان و افزایش کارایی و اثربخشی خود کمک کند. در واقع این سیستم ابزاری ضروری برای بخش IT هر سازمانی است که می‌تواند به آنها در ارائه خدمات بهتر و کارآمدتر به مشتریان و افزایش کارایی و اثربخشی خود کمک کند. در ادامه مزایای استفاده از این سیستم را در مسیر‌های مختلف بررسی کرده ایم:
بیشتر بخوانید» ۵ تا از بهترین نرم‌افزارهای تیکتینگ رایگان در سال ۲۰۲۳
- ۱. ساماندهی و مدیریت درخواست‌ها: ثبت و دسته بندی درخواست‌ها و مشکلات به طور مرتب و کارآمد، تعیین اولویت برای درخواست‌ها بر اساس فوریت و اهمیت آنها، ارجاع درخواست‌ها به کارشناس مربوطه
- ۲. افزایش کارایی: کاهش زمان صرف شده برای پاسخگویی به درخواست‌ها، جلوگیری از تکرار و دوباره کاری، افزایش تمرکز کارشناسان IT
- ۳. بهبود رضایت مشتریان: پاسخگویی سریع‌تر و دقیق‌تر به درخواست‌ها، افزایش شفافیت در فرآیند رسیدگی به درخواست‌ها، ایجاد امکان پیگیری درخواست‌ها توسط مشتریان
- ۴. کاهش هزینه‌ها: کاهش زمان تلف شده و منابع، بهینه‌سازی فرایندها، جلوگیری از نیاز به استخدام نیروی انسانی اضافی
- ۵. افزایش امنیت: محدود کردن دسترسی به اطلاعات، ثبت تاریخچه تمام درخواست‌ها و مشکلات، افزایش قابلیت ردیابی و ممیزی
هنگام انتخاب نرم‌افزار تیکتینگ برای بخش IT باید به چه نکاتی دقت کرد؟
نیازهای سازمان: تعداد و نوع درخواست‌های دریافتی را مشخص کنید، تعداد کاربران و کارشناسان IT را در نظر بگیرید و بودجه خود را برای خرید نرم‌افزار تعیین کنید.
ویژگی‌های نرم‌افزار: به دنبال نرم‌افزاری باشید که امکان ثبت و دسته بندی درخواست‌ها را داشته باشد. همچنین سیستم ارجاع درخواست‌ها را بررسی کنید و امکان پیگیری درخواست‌ها توسط مشتریان را در نظر بگیرید. علاوه بر این، گزارش دهی و تجزیه و تحلیل نرم‌افزار را بررسی کنید.
سهولت استفاده: رابط کاربری نرم‌افزار را بررسی کنید تا ساده و آسان باشد و امکان آموزش آسان به کاربران و کارشناسان را در نظر بگیرید.
پشتیبانی: کیفیت و سرعت پشتیبانی فنی نرم‌افزار را بررسی کنید و وجود مستندات و آموزش‌های کافی را در نظر بگیرید.
امنیت: به حفظ حریم خصوصی اطلاعات در نرم‌افزار توجه کنید؛ رمزگذاری داده‌ها را بررسی کنید و کنترل دسترسی به اطلاعات را در نظر بگیرید.
مقیاس پذیری: امکان ارتقای نرم‌افزار در صورت نیاز را بررسی کنید و پشتیبانی از تعداد زیاد کاربران را در نظر بگیرید.
ماژول هلپ دسک و سیستم تیکتینگ اوج ابری: تحولی در پشتیبانی مشتریان
شرکت اوج ابری ماژول پشتیبانی و سیستم تیکتینگ خود را به عنوان راه حلی جامع برای مدیریت و ساماندهی درخواست‌ها و مشکلات مشتریان ارائه می‌کند. این سامانه با بهره مندی از امکانات پیشرفته و رابط کاربری آسان، به شما کمک می‌کند تا خدمات پشتیبانی مشتریان خود را به سطحی فراتر ارتقا دهید.
پاسخگویی کارآمد
سامانه تیکتینگ اوج ابری امکان ثبت، دسته بندی و ارجاع درخواست‌ها به کارشناسان مربوطه را به صورت نظام مند و کارآمد فراهم می‌کند. همچنین سیستم پاسخگویی خودکار به سوالات متداول مشتریان، سرعت و دقت پاسخگویی را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد و امکان رصد و پایش لحظه ای وضعیت تمام درخواست‌ها و مشکلات مشتریان را فراهم می‌نماید.
افزایش رضایت مشتریان
پاسخگویی سریع و دقیق به درخواست‌ها، تجربه‌ی مطلوبی را برای مشتریان رقم زده و موجبات رضایت و وفاداری ایشان را فراهم می‌کند. ارائه خدمات پشتیبانی باکیفیت، نشان دهنده‌ی احترام به مشتریان و قدردانی از اعتماد ایشان است و نظرسنجی‌ها و گزارش‌ها، امکان سنجش دقیق نظرات و پیشنهادات مشتریان و ارتقای مستمر خدمات را فراهم می‌کند.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با روش‌های اندازه‌گیری رضایت مشتریان روی لینک داده شده کلیک کنید.
افزایش اثربخشی خدمات
سامانه تیکتینگ اوج ابری با ساماندهی وظایف، به کارشناسان پشتیبانی در انجام وظایف خود به طور کارآمدتر یاری می‌رساند. در واقع ابزارهای اتوماسیون، امکان تمرکز کارشناسان بر وظایف مهم‌تر و تخصصی‌تر را فراهم می‌کند و گزارش‌های دقیق، ارزیابی و تحلیل عملکرد تیم پشتیبانی و زمینه‌سازی برای بهبود مستمر را امکان پذیر می‌سازد.
محافظت از اطلاعات
سامانه اوج ابری از بالاترین سطح امنیت برای حفاظت از اطلاعات مشتریان استفاده می‌کند و با رمزگذاری داده‌ها و کنترل دسترسی، تضمین کننده‌ی محرمانگی اطلاعات و حفظ حریم خصوصی مشتریان است.
ماژول هلپ دسک (Help Desk) سیستم تیکتینگ اوج ابری، تنها بخش کوچکی از راه‌حل جامع CRM اوج ابری است. با استفاده از CRM اوج ابری، می‌توانید تمام فرآیندهای مربوط به مشتریان خود را از جمله فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش به طور کامل مدیریت و ساماندهی کنید.
همین امروز نسخه‌ی نمایشی رایگان اوج ابری را امتحان کنید و به دنیای پشتیبانی مشتریان بدون دردسر قدم بگذارید!
