کنترل یکی از اساسی‌ترین کارکردهای مدیریت است در برنامه‌ریزی، سازماندهی، کارکنان و… تاثیرگذاری خود را نشان می‌دهد. کنترل یک عملکرد سیستماتیک است که به عنوان فرآیند بررسی عملکرد مطابق با استانداردها یا برنامه‌ها با هدف اطمینان از پیشرفت کافی و همچنین ثبت تجربیات برای کمک به نیازهای احتمالی آینده، نامیده می‌شود. در این مقاله همه چیز را در مورد عملکرد کنترلی مدیریت خواهید آموخت و با عملکرد بهترین سی ار ام ایرانی در مدیریت داخلی سازمان‌ها آشنا خواهید شد.
کنترل در مدیریت چیست؟
به طور کلی، کنترل در مدیریت سازمان، مسئولیت تصمیم‌گیری در مورد استانداردهای از پیش تعیین‌شده و اطمینان از مطابقت عملکرد کارکنان با این استانداردها است تا در صورت عدم تطابق عملکرد کارکنان با استانداردها، اقدامات اصلاحی لازم انجام شود. نقش مدیریت یک سازمان این است که اطمینان حاصل کند که اهداف سازمان به موقع و طبق برنامه‌ریزی محقق می‌شود. از بین بسیاری از وظایف مدیریت، عملکرد کنترل یکی از مهمترین وظایف شمرده می‌شود.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با نحوه استفاده از crm برای مدیریت پروژه روی لینک داده شده کلیک کرده و راهنمای درج شده را بخوانید.
کنترل به معنای ارائه دستورالعمل به کارکنان و اطمینان از این است که دستورالعمل‌ها مطابق با خواسته مدیریت اجرا می‌شود. مدیریت سازمان اطمینان حاصل می‌کند که از منابع سازمان به درستی و برای رشد سازمان استفاده می‌شود و به هیچ وجه هدر نمی‌روند.
کنترل کارکنان سازمان از مهارت‌های مهم یک مدیر است. یک مدیر اگر در کنترل تیمش خوب عمل نکند نمی‌تواند نقش خود را به نحو احسن ایفا کند. او با کنترل صحیح تیم خود می‌تواند از هماهنگی بین اعضای تیم اطمینان حاصل کند و به طور موثر برای پروژه‌های آینده برنامه‌ریزی کند.
انواع کنترل در مدیریت سازمانی
انواع مختلفی از کنترل در یک سازمان وجود دارد که برای نظارت و تنظیم فرآیندهای سازمانی مورد نیاز است:
- کنترل بازخورد: کنترل بازخورد شامل جمع آوری اطلاعات در مورد یک کار تمام شده، ارزیابی اطلاعات و بداهه‌سازی این نوع وظایف در آینده است. مدیران ممکن است از کارمندان خود بازخورد بگیرند و بر اساس بازخورد فرآیندها را بهبود بخشند.
- کنترل همزمان: کنترل همزمان یک کنترل سریع است که در آن مشکلات سریعا بررسی می‌شوند و اقدامات نیز در همان زمان انجام می‌شود تا از هرگونه ضرر جلوگیری شود.
- کنترل پیشگیرانه: یک کنترل پیشگیرانه کنترلی است که در آن شما مشکل را قبل از وقوع آن پیش‌بینی می‌کنید تا بتوانید از آن جلوگیری کنید.
- کنترل فرمان: مانند هر وسیله نقلیه‌ای که در جاده است، کنترل فرمان نیز کنترلی است که فرآیند را به مسیر درست هدایت می‌کند. در این سناریو، فرآیند در حالت ایده‌آل یک فرآیند مداوم است و به طور مداوم در جهت درست هدایت می‌شود. این کنترل ترکیبی از کنترل بازخورد و کنترل همزمان است.
- کنترل بله/خیر: این کنترل معمولاً در سناریوهای تولید استفاده می‌شود، کنترل بله و خیر مانند لیزرهای روی خط مونتاژ هستند. یا محصول با کیفیت است یا نه. به طور مشابه، کنترل بله/خیر یک کنترل ساده است که تصمیم می‌گیرد آیا یک فعالیت باید ادامه یابد یا خیر.
- کنترل بودجه: کنترل بودجه نوعی کنترل مالی است که منابع و بودجه سازمان را کنترل می‌کند. این کنترل را می‌توان با مشاهده بودجه پیش‌بینی شده در مقابل مصرف واقعی بودجه و ایجاد مکانیسم‌های کنترلی برای جلوگیری از استفاده بیش از حد از بودجه انجام داد.
- کنترل عملیاتی: فعالیت‌های روزانه به عملیاتی گفته می‌شود که در هر سازمانی انجام می‌شود. هرچه سازمانی بهره‌وری بیشتری داشته باشد، عملیات آن بهتر است. بنابراین، کنترل عملیاتی، فعالیت‌ها و فرآیندهای روزمره را برای اطمینان از کارایی و تطابق با مقررات مدیریت می‌کند.
- کنترل استراتژیک: هر سازمانی دارای اهداف کوتاه و اهداف بلند مدت است. کنترل استراتژیک برنامه‌ریزی استراتژیک و جهت‌گیری‌های سازمانی را نظارت و همسویی شرکت با اهداف را کنترل می‌کند.
- کنترل اهداف: کنترل اهداف از اصول مدیریت بر اساس اهداف استفاده می‌کند. هدف‌گذاری به طور گسترده برای دادن مسئولیت به کارکنان و کنترل آنها از طریق کنترل هدف استفاده می‌شود.
فرآیند کنترل در مدیریت سازمان
فرآیند کنترل در مدیریت سازمان شامل چهار مرحله است که برای کنترل موثر ضروری شمرده می‌شود:
-
ایجاد استانداردها
اولین مرحله از فرآیند کنترل، تشکیل استانداردها است. مدیر ابتدا گزارشی تهیه می‌کند که در آن استانداردها و عملکرد مورد انتظار از پروژه به کارکنان ارائه می‌شود. استانداردها با انتخاب تصادفی یک رقم تعیین نمی‌شود، بلکه بر اساس عملکرد گذشته کارکنان، مقایسه و وضعیت بازار درباره آنها تصمیم‌گیری می‌شود. قبل از افشای استانداردهای مورد انتظار با کارکنان و تعیین اهدف آنها، استانداردها از سوی مدیریت ارشد تایید می‌شوند. پس از تعیین استانداردهای واضح و تایید مدیریت، این استانداردها با اعضای تیم مورد در میان گذاشته شده و اهداف به هر یک از اعضای تیم توضیح داده می‌شود. هر استاندارد یک هدف مشترک به کارمندان می‌دهد تا در جهت آن تلاش کنند.
-
اندازه‌گیری عملکرد
پس از تکمیل کار، این وظیفه مدیر است که عملکرد کارکنان را اندازه‌گیری کند. مدیر عملکرد هر یک از کارکنان را تجزیه و تحلیل می‌کند و از آنها می‌خواهد که گزارش کار خود را ارائه دهند.
-
مقایسه
پس از بررسی گزارشات، اندازه‌گیری فاصله بین عملکرد واقعی و عملکرد استاندارد از پیش تعیین‌شده انجام می‌شود و تفاوت بین دو عملکرد محاسبه می‌شود. پس از تجزیه و تحلیل عملکرد همه کارکنان نیز گزارش کلی تولید می‌شود.
-
اصلاحات
پس از مقایسه عملکرد استاندارد با عملکرد واقعی کارکنان و تفاوت بین هدفی که به آنها داده شده و درصد هدف به دست آمده، طبق خط مشی شرکت و عملکرد گذشته کارمند اقدامات لازم اصلاحی انجام می‌شود.
در کمتر از ۲ دقیقه کسب و کارتان را آنلاین مدیریت کنید!
اهمیت کنترل در مدیریت سازمان
-
انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد.
کنترل به معنای دستور دادن به کارمندان نیست، بلکه مدیر کارکنان خود را در طول هر فرآیند راهنمایی می‌کند و در جایی که نیاز دارند به آنها کمک می‌کند. همچنین اطمینان حاصل می‌کند که هر یک از کارکنان کار خود را با کیفیت مناسب انجام می‌دهند. علاوه بر این، وقتی هدفی به کارمندان داده می‌شود، به آنها مقصد مشخصی داده می‌شود تا برای رسیدن به آن تلاش کنند.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با مدیریت فروش و لیست مزایای آن در کسب وکارها روی لینک داده شده کلیک کنید.
-
باعث استفاده بهینه از منابع می‌شود.
کنترل در مدیریت سازمان به استفاده صحیح از منابع موجود در سازمان کمک می‌کند. در یک محیط کنترل‌شده، کارکنان از منابع به درستی استفاده می‌کنند و در استفاده از آنها مراقب هستند. با یک سیستم کنترل مدیریت، تصمیم‌گیرندگان می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان حداکثر خروجی را از منابع موجود به دست می‌آورند.
-
باعث ایجاد نظم و انضباط در سازمان می‌شود.
یکی دیگر از اهمیت‌های کنترل در فرآیند مدیریت، نظم و انضباط در سازمان است. نظم و انضباط برای رسیدن به هدف در زمان مورد نظر و با منابع موجود ضروری است. اگر اعمال کارکنان تا یک حدی کنترل نشود و کسی نباشد که خروجی را بررسی کند، بی‌نظمی رخ خواهد داد.
-
هماهنگی را تضمین می‌کند.
در یک سازمان بزرگ، صدها کارمند وجود دارند که با هم کار می‌کنند و کارهای مختلف به طور همزمان در بخش‌های مختلف انجام می‌شود. اگر هماهنگی بین کارکنان سازمان وجود نداشته باشد، ممکن است در نهایت منابع زیادی از دست برود و باعث ضرر و زیان سازمان شود. بنابراین، این وظیفه مدیریت است که اقدامات کارکنانی را که در بخش‌های مختلف کار می‌کنند و ارتباط کمی بین آنها وجود دارد هماهنگ کند. مدیریت به عنوان یک رشته مشترک بین افراد عمل می‌کند و تضمین می‌کند که اقدامات همه کارکنان در بخش‌های مختلف به سمت یک جهت مشترک هدایت می‌شود.
-
به تصمیم‌گیری درست در مورد استانداردها کمک می‌کند.
استانداردها اهمیت زیادی دارند و این مدیریت است که با تحلیل‌های مناسب از عملکرد پروژه‌های گذشته، وضعیت بازار، نیروی انسانی موجود در شرکت و ظرفیت سازمان اطمینان حاصل می‌کند که درباره استانداردها به درستی تصمیم‌گیری شود. همه اینها در صورت کنترل کار در سازمان امکان پذیر است.
-
در تحقق اهداف سازمانی کمک می‌کند.
صاحبین مشاغل یا مدیریت ارشد، پول خود را با این نیت در کسب و کار گذاشته است که از آن درآمد بیشتری کسب کند و هدف اولیه آنها در هر پروژه کسب سود بیشتر است. یک مدیر باید پاسخگوی عملکرد تیم خود باشد. بنابراین، همواره با استفاده مؤثر از فرآیند کنترل، اعمال افرادی را که در تیم کار می‌کنند، کنترل می‌کند تا به اهداف سازمانی نزدیک‌تر شوند و سوددهی را افزایش دهند.
بهترین ابزار برای کنترل در مدیریت سازمان ها
استفاده از تکنولوژی و نرم‌افزارها در مدیریت داخلی سازمان‌ها دارای اهمیت زیادی است. مهم ترین این ابزارها یعنیCRM ، امکاناتی چون اتوماسیون فرآیندها، هماهنگی بهتر تیم‌ها، دسترسی سریع به اطلاعات و مدیریت بهتر پروژه‌ها را در اختیار شما می‌گذارد. هنگام انتخاب نرم‌افزار CRM برای مدیریت داخلی سازمان، به نیازها، اندازه سازمان، محیط کاری، و امکانات خاصی که نرم‌افزار ارائه می‌دهد توجه کنید.
با استفاده از CRM اوج ابری، به عنوان جامع‌ترین crm ایرانی، می‌توانید افزایش بهره‌وری و کارایی، ارتقاء ارتباطات داخلی، و تحلیل دقیق داده‌ها را در سازمان خود تجربه کنید. همچنین، این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا دسترسی به اطلاعات را بهبود بخشیده و به عملکرد امنیتی بهتری دست یابند. به کل، استفاده از تکنولوژی در مدیریت داخلی سازمان‌ها باعث بهبود فرآیندها، افزایش تعاملات داخلی، و ارتقاء کارایی در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک می‌شود.
CRMاوج ابری از راه‌های زیادی می‌تواند به کنترل در مدیریت سازمان یا کسب و کار شما کمک کند. به عنوان مثال…
- اطلاعات متمرکز: CRM اوج ابری به سازمان این امکان را می‌دهد که اطلاعات داخلی خود را متمرکز کرده و در یک پایگاه داده مشترک ذخیره کند. این اطلاعات شامل اطلاعات مشتریان، تاریخچه تعاملات داخلی، پروژه‌ها، وظایف، وضعیت پروسه‌ها و… است. این متمرکزسازی باعث افزایش دسترسی به اطلاعات و بهبود هماهنگی در داخل سازمان می‌شود.
- مدیریت پروژه و وظایف: با استفاده از CRM اوج ابری، سازمان می‌تواند انجام پروژه‌ها و وظایف داخلی را بهبود بخشد. این نرم‌افزار امکان مدیریت تسک‌ها، تخصیص منابع، زمان‌بندی و پایش پیشرفت پروژه‌ها را فراهم می‌کند.
- مدیریت منابع انسانی: با دسترسی به اطلاعات مشتریان و تاریخچه تعاملات، CRM اوج ابری به سازمان کمک می‌کند تا منابع انسانی خود را بهینه مدیریت کند. این فرآیند شامل مدیریت اطلاعات پرسنل، آموزش‌ها، و برنامه‌های توسعه کارکنان می‌شود.
- تحلیل داده‌ها: نرم‌افزار CRM اوج ابری می‌تواند اطلاعات داخلی را تحلیل کند و نتایج مهمی از جمله الگوها و میزان کارایی تیم‌ها را ارائه دهد. این اطلاعات می‌توانند در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و روند بهبودهای داخلی مفید باشند.
آیا به دنبال راهی برای افزایش کنترل و نظارت بر امور مختلف سازمان خود هستید؟ با ما تماس بگیرید و مشاوره رایگان دریافت کنید. ۰۲۱۹۱۳۰۳۷۰۰
