نرم‌افزار سی ار ام (CRM) بهتر است یا اکسل(Excel) ؟

اکسل یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارها در جهان است که در طیف گسترده‌ای از صنایع استفاده می‌‌شود. از اکسل برای اهداف مختلفی مانند مدیریت مالی، حسابداری، آمار، مهندسی و علوم استفاده می‌‌شود. شکی نیست که برنامه اکسل، مدیریت انواع داده‌ها را برای افراد بسیار آسان‌تر می‌‌کند و خصوصا برای بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک که به تازگی شروع به کار کرده‌اند و منابع محدودی دارند نیز نجات‌دهنده است.

این برنامه یک راه‌حل ساده برای ردیابی داده‌های مشتری، ایجاد نمودارها و استفاده از فرمول‌ها برای تکمیل محاسبات سریع ارائه می‌‌دهد. اما فقط به این دلیل که اکسل یک ابزار قدرتمند است، به این معنی نیست که بهترین ابزار برای رشد کسب و کار شما است.

CRM  چیست و چه تفاوتی با صفحه گسترده اکسل (Excel) دارد؟

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان یا (Customer Relationship Management) یک نرم‌افزار جامع است که به سازمان‌ها کمک می‌‌کند تا با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند، تعاملات خود را مدیریت کنند و داده‌های مربوط به مشتریان را ذخیره و تحلیل کنند. نرم‌افزار CRM به سازمان‌ها کمک می‌‌کند تا ارتباطات خود را با مشتریان بهبود بخشند، درک بهتری از نیازهای مشتریان خود داشته باشند، تجربه مشتری را بهبود داده و فروش و درآمد خود را افزایش دهند. CRMها تمام اطلاعاتی را که در مورد مشتریان بالقوه، فعلی و سابق دارید نگهداری می‌‌کنند و آن‌ها را در یک مکان قابل دسترسی نگهداری می‌‌کنند.

نرم‌افزار CRM قابلیت مدیریت جامع اطلاعات مشتریان را با سازماندهی خودکار، هماهنگی تیمی‌ و امکانات امنیتی بالا ارائه می‌‌دهد. از طرف دیگر، اکسل امکانات سازماندهی داده‌ها را فراهم  می‌‌کند اما به صورت دستی و با پیچیدگی بیشتری.

به طور خلاصه، یک CRM تمام داده‌هایی را که روی سلول‌های متعدد در صفحات گسترده مختلف ردیابی می‌‌کردید، جمع‌آوری می‌‌کند و آن‌ها را در یک صفحه قابل درک به تیم شما ارائه  می‌‌دهد. و از آنجا که CRMها به طور خاص برای مدیریت مشتری طراحی شده‌اند، امکان یکپارچه‌سازی با ابزارهای حسابداری، ایمیل و… را به شما ارائه می‌‌دهند.

یکپارچه‌سازی‌های نرم‌افزاری به شما امکان می‌‌دهند تا داده‌های پراکنده را برای درک عمیق‌تر مخاطبین خود به هم متصل کنید. همچنین اکثر CRM‌ها داده‌ها را در فضای ابری میزبانی می‌‌کنند و خطر نسخه‌های متعدد اسناد یا منابع را از  میان برمی‌‌‌دارند. استفاده از CRM به همه افراد شرکت شما این امکان را می‌‌دهد که به داده‌های مشتری دقیق و به‌روز از مکان‌های مختلف دسترسی داشته باشند.

بدترین نرم‌افزار CRM جهان!

گاه به گاه، اکسل با تمسخر به عنوان بدترین ابزار CRM جهان شناخته می‌‌شود. دلیل آن واضح است؛ برای این کار طراحی نشده است. شما به راحتی می‌‌توانید داده‌های مشتری یا مخاطبین را در این برنامه وارد کنید، اما بیشتر از این نمی‌توانید پیش بروید.؛ مشتریان شما چه کسانی هستند؟ از پروفایل آنها چه می‌‌دانید؟ آنها چقدر برای شرکت شما ارزشمند هستند؟ این اطلاعات به شما این امکان را می‌‌دهد که بهتر به نیازهای مشتریان خود پاسخ دهید و به نتایج فروش بهتری دست یابید اما از طریق اکسل نمی‌توانید به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید.

معایب اکسل (Excel)

البته اکسل چندین مزیت نیز دارد؛ استفاده از آن آسان است، اکثر مردم با آن آشنا هستند و همه داده‌ها در یک صفحه گسترده قرار می‌‌گیرند. به همین دلیل نرم‌افزار همیشه سبز MS Office است اما زمان زیادی طول نمی‌‌کشد تا با محدودیت‌های آن مواجه شوید. در ادامه به چند مورد از معایب و محدودیت‌های آن اشاره کرده‌ایم:

1. ورود اطلاعات به صورت دستی

اکسل را می‌‌توان برای طیف گسترده ای از برنامه‌ها استفاده کرد، اما شما باید کارها را به صورت دستی انجام دهید: تمام داده‌هایی که می‌‌خواهید در یک صفحه گسترده ذخیره کنید، باید توسط شما یا همکارانتان وارد شود. وارد کردن و به‌روزرسانی داده‌های مشتری به‌طور باورنکردنی زمان‌بر  می‌‌شود و البته شما راه را برای خطاهای انسانی نیز باز می‌‌کنید.

2. از دست دادن زمان

مدیریت مخاطبین شما در اکسل تنها فرآیندی نیست که زمان می‌‌برد. اگر  می‌‌خواهید نتایج فروش خود را در آمارهای مفید تجسم کنید باید داده‌های مناسب را انتخاب کنید، ردیف‌ها و ستون‌ها را ایجاد کنید، یک نمودار ترسیم کنید و یک قالب را انتخاب کنید (نمودار میله‌ای یا نمودار دایره‌ای). همچنین اگر فاکتورهایی را در اکسل ایجاد می‌‌کنید باید این کار را به صورت دستی انجام دهید؛ آنچه به طور خودکار انجام نمی‌‌شود، گاهی اوقات به اشتباه انجام شده یا به سادگی فراموش می‌‌شود.

3. بدون تسهیلات همکاری

توانایی همکاری در اکسل نیز بسیار محدود است. البته، شما می‌‌توانید فایل‌ها را به اشتراک بگذارید، اما نسخه مستقل آن به چندین کاربر اجازه نمی‌‌دهد همزمان در یک صفحه گسترده کار کنند، مایکروسافت اکسل آنلاین در بهترین حالت بی‌نظم است و Google Sheets نیز محدودیت‌های خود را دارد (ویژگی‌های کمتر، سرعت بارگذاری کندتر، قالب بندی و چاپ سخت‌تر). به عبارت دیگر، اگر نیاز فوری به فایلی داشته باشید که یکی از همکارانتان روی آن کار می‌‌کند، باید منتظر نوبت خود باشید. یا یک کپی دیگر ایجاد کنید، اما نباید فراموش کنید که نسخه‌های مختلف را ادغام کنید. در واقع همکاری در اکسل امکان پذیر است، اما سریع و کاربردی کلماتی نیستند که بتوان درباره آن به کار برد.

4. عدم مقیاس‌پذیری

طبق تحقیقات Forrester، عصر مشتری از سال ۲۰۱۰ آغاز شده است، به این معنی که همه استراتژی‌ها و عملیات تجاری باید به دقت همسو شوند تا به رضایت مشتری کمک کنند. همانطور که شرکت شما رشد می‌‌کند و روابط با مشتری تکامل می‌‌یابد، اکسل برای شما ناکافی می‌‌شود. به عنوان مثال، در مورد فرصت‌های فروش برای یک مشتری خاص، یا زمانی که باید با او تماس بعدی را برقرار کنید، چیزی به شما نمی‌‌گوید. در عصر روابط با مشتری، این بدان معنی است که شما فرصت‌های فوق العاده‌ای را از دست خواهید داد.

مقایسه اکسل با سی ار ام (CRM VS EXCEL)

در ادامه نمونه‌ای از محدودیت‌های اکسل و راه حل‌های CRM برای رفع آن را مطرح کرده‌ایم:

• هدر رفتن زمان به دلیل نیاز به جست و جوی فایل‌ها در اکسل
• داده‌های مناسب در هر لحظه و هر مکان در CRM در اختیار شماست.
• ذخیره پیوست‌ها (فاکتورها، ای می‌ل‌ها، نامه‌ها، نقل قول‌ها…) به مخاطبین امکان پذیر نیست.
• اسناد به طور خودکار به مخاطب مربوطه مرتبط می‌‌شوند.
• در اکسل اگر داده‌ها یا فایل‌ها را به صورت محلی ذخیره کنید، ممکن است از بین بروند.
• در CRM داده‌ها در Cloud ذخیره می‌‌شوند؛ سریعتر و ایمن تر از ذخیره لوکال
• چند کاربر ن می‌ توانند به طور همزمان به یک برگه اکسل دسترسی داشته باشند. (مگر اینکه آن را در درایو گوگل آپلود کنید)
• همه بخش‌های درون شرکت شما می‌‌توانند با استفاده از CRM با هم همکاری کنند و وظایف مختلف را پیگیری کنند.
• مدیریت یا بررسی نحوه ارتباط داده‌ها با یکدیگر در اکسل غیرممکن است.
• داده‌ها در CRM به طور خودکار به یکدیگر لینک می‌‌شوند.
• گردش کار در اکسل واضح نیست.
• در CRM وضعیت برای هر معامله و هر پروژ شفاف است.
• در اکسل خرد کردن اعداد و ایجاد فرمول‌ها هم زمان بر و هم پیچیده است.
• یک نمای کلی ساده از عملیات کسب و کار شما از طریق آمار خودکار در CRM وجود دارد.
• خطر تغییر فرمول توسط شما یا همکارتان در فایل‌های اکسل وجود دارد.
• آمار خودکار و فیلدهای ثابت خطر خطا را به حداقل می‌‌رساند.

بهترین نرم‌افزار CRM

نرم‌افزار CRM اوج ابری به عنوان بهترین نرم‌افزار CRM ایرانی امکانات متنوعی را بر پایه‌ی تکنولوژی به کسب و کارهای مختلف ارائه می‌‌کند تا با قدرت اطلاعات بتوانند به مدیریت روابط خود با مشتریان بپردازند و درآمد خود را از طریق بهبود فرآیند‌ها افزایش دهند. اوج ابری با قابلیت‌های سفارشی‌سازی خود با نیاز‌های مختلف کسب و کار‌ها هماهنگ شده و با هر نرم‌افزار کاربردی دیگری در سازمان شما یکپارچه خواهد شد. با استفاده از اوج ابری می‌‌توانید گزارش‌های تحلیلی و آمارهای مفید درباره سازمان خود دریافت و برای آینده استراتژی‌های مناسب طراحی کنید.

نتیجه

ابزار CRM به عنوان یک پایگاه داده مرکزی مشتری عمل می‌‌کند و منبع ایده‌آلی برای اهداف مختلف ارتباطی و مرتبط با بازاریابی است. علاوه بر این، یک CRM به شما امکان می‌‌دهد تمام تعاملات بین شرکت و مشتریان را در یک پایگاه داده واحد پیگیری کنید. به عنوان یک سازمان، می‌‌توانید برای هر مشتری داده جمع‌آوری کنید و بهتر به نیازهای فردی آنها پاسخ دهید. سپس می‌‌توانید رویکرد شخصی‌تری را بر اساس خواسته‌های آن مشتری خاص ایجاد کنید. نرم‌افزار CRM به شما این امکان را می‌‌دهد که سرنخ‌های خود را کارآمدتر مدیریت کنید و فروش را سریع، ساده و مقرون‌به‌صرفه دنبال کنید. در هر زمان و در هر مکان معین، شما داده‌های مناسبی در اختیار دارید تا تصمیمات استراتژیک سنجیده‌ای بگیرید.

و مهم تر از همه فایل‌های اکسل شما به راحتی می‌‌توانند وارد CRM شما شوند. با نرم‌افزار CRM، بینش‌های ارزشمندی در مورد خواسته‌ها و ترجیحات مشتریان خود به دست می‌‌آورید، زیرا داده‌های مشتری و تمام ارتباطات با مشتریان شما در یک پایگاه داده واحد ذخیره می‌‌شود. این به شما امکان می‌‌دهد بر رضایت مشتری تمرکز کنید و به طور موثرتری همکاری کنید، مشکلات مکرر تکرار شونده را پیگیری کنید و تجزیه و تحلیل‌های لازم را انجام دهید. از آنجایی که یک ابزار CRM وظایف اداری شما را خودکار می‌‌کند، تیم شما در زمان گرانبهای خود صرفه‌جویی می‌‌کند که می‌‌تواند برای کارهای مهم تر و سودآورتر استفاده شود.