در هر سازمانی مدیران فروش چندین وظیفه‌ی ثابت دارند و فروشندگان نیز باید به وظایف خود رسیدگی کنند.
اما آنچه که گاهی بر روی اعصاب نیروهای فروشنده رژه می رود، برخی گام های تکرای در پروسه فروش است که از قضا برای اجرایی کردن چرخه‌ی فروش، چاره ای جز انجامشان نیست.
از خسته‌کننده بودن این گام‌های تکراری که بگذریم، باید بگوییم که انجام آن‌ها هدر دادن وقت نیروهایی است که باید پیوسته تکرارشان کنند.
خوب، به نظر شما راه حل چیست؟
مطمئناً بدون اجرایی کردن این وظایف کسب و کار ما با مشکل مواجه می شود. اما بسیاری از آن‌ها برای اجرا به نیروی انسانی نیازی ندارند و اینجاست که صحبت از اتوماسیون فروش و به دنبال آن، نرم افزار فروش، به میان می آید.
با اتوماسیون فروش تمامی فعالیت های روتینی که روزانه، هفتگی و یا ماهانه انجام می گیرند، خودکارسازی می شوند. همچنین نرم افزار فروش می‌تواند برخی فعالیت های مشخص مربوط به یک پروژه‌ی خاص را نیز اجرایی کند.
به این ترتیب فعالیت اعضای تیم فروش بهینه تر شده و درآمد کلی سازمان افزایش می‌یابد.
البته که خطاهای انسانی را فراموش نکنید! اتوماسیون فروش این خطاها را نیز از پروسه ی فروش حذف می‌کند.
بیشتر بخوانید: چگونه نرم افزار CRM باعث افزایش فروش می شود؟
کدام فرآیند های فروش می‌توانند خودکار شوند؟
فعالیت های مشخص که می توانند خودکار شوند شامل تولید گزارش‌های فروش و دیگر گزارش‌ها، ارسال اطلاعات به افراد مربوطه، تخصیص وظیفه به فروشنده و یا تیم فروش، انتقال تماس های از دست رفته به شخص دیگر، و ارائه‌ی اطلاعاتی از فعالیت فروشندگان به مدیران مربوطه است.
توزیع مشتریان
موتور نرم افزار فروش مشتریان را بر اساس موارد مختلفی مثل شهر، استان، محصول، نزدیک ترین فروشنده و یا هر معیار دیگری که شما بخواهید، دسته بندی می‌کند. از آنجایی که با استفاده از این ویژگی می‌توان مشتریان را به سرعت ارجاع داد، این ویژگی برای تیم های فروش بسیار مهم است.
اولویت بندی مشتریان
نرم افزار فروش به شما اجازه می‌دهد که مشتریان را اولویت بندی کنید و تمرکز بیشتری روی آن‌هایی که احتمال خریدشان بیشتر است، بگذارید. در واقع این نرم افزار مشتریان شما را مورد بررسی قرار داده و کالاها را طبق معیارهای شما دسته بندی می‌کند.
گزارش‌های خودکار
مدیران فروش می‌توانند فرآیند های گزارش گیری در مورد پروسه ی فروش را خودکارسازی کنند. می‌توانند بررسی کنند که چه تعداد تماس گرفته شده، چه تعداد پروسه ی فروش در حالت انتظار هستند، اهداف بلند مدت کدام ها هستند و پیش بینی فروش در آینده چگونه است.
همچنین، می‌توانید گزارش فروش های انجام شده (مسیری که طی کرده اند، جلسات انجام شده و …) را خودکارسازی کنید.
اتوماسیون فروش چه چیزی نیست؟
اتوماسیون فروش بهانه ای برای تنبلی نیست، همچنین نمی‌توانید با استفاده از آن به صورت نامنظم و حساب نشده به هر فعالیتی عکس العمل نشان دهید. شما هنوز هم باید روی مدیریت فروش تمرکز داشته باشید و با مشتریان واجد شرایط تعامل برقرار کنید، اما دیگر لازم نیست درگیر کارهای پیش پا افتاده در مدیریت اکسل، ارجاع مشتریان به تیم های مختلف و تنظیم هشدار یادآوری روی تلفن همراه خود باشید.
همچنین، نرم افزار فروش به طور خودکار فروش شما را بیشتر نمی‌کند، بلکه به شما ایده هایی در جهت بهبود فروش و تمرکز روی نکات مهم می‌دهد. با تمرکز روی فروشندگانی که احتمال خریدشان بیشتر است، دیگر نیازی نیست که وقت زیادی را برای جلب نظر مشتریان صرف کنید.
افزایش ساعت کاری
در یک تجارت کوچک که فقط یک مدیر و دو فروشنده دارد، و هر شخص ۸ ساعت در روز و ۵ روز در هفته کار می‌کند، شما هفته ای ۱۲۰ ساعت، ساعت کاری خواهید داشت.
اگر هر شخص در هفته ۲ ساعت را صرف نوشتن گزارش‌ها و ۴ ساعت را صرف شناخت مشتریان بالقوه کند، شما در هفته ۱۸ ساعت را از دست داده و فقط ۱۰۲ ساعت مفید خواهید داشت.
با خودکار کردن این پروسه ها شما آن ۱۸ ساعت را پس خواهید گرفت؛ این‌گونه فروشندگان می‌توانند وقت بیشتری را صرف مشتریان بالقوه کرده و با آن‌ها ارتباط بهتری برقرار کنند. این نرم افزار فروش، بیشتر شدن فروش را تضمین نمی‌کند اما به شما شانس داشتن زمان بیشتری برای انجام معاملات را می‌دهد.
در پایان می‌بینید که کمپانی هایی زیادی با کارکنان بیشتری مشغول انجام همان کاری هستند که شما انجام می‌دهید. البته که شما نمی‌توانید کارکنان و مدیران بیشتری استخدام کنید اما می‌توانید با افزایش ساعت کاری تیم خود فروش خود را بهبود ببخشید.
نرم افزار فروش هزینه های خود را تامین می‌کند
این سیستم اتوماسیون با بررسی رفتار، اهداف و فعالیت های مشتریان، علایق ایشان را شناسایی می‌کند. این فعالیت را می‌توان از طریق کمپین تبلیغاتی شما، ارسال نتایج تأثیر تبلیغات روی مشتریان و نکات موجود در تبلیغات که نظر مشتریان را جلب کرد، انجام داد.
نرم افزار اتوماسیون فروش پس از دریافت آدرس ایمیل مشتری، می‌تواند بنا به علایق او برایش ایمیل ارسال کند. اگر مشتری محصول A را بررسی کرده پس احتمالاً محصول مشابه B نیز برایش جالب است و این‌گونه می‌توان از طریق ایمیل تمامی مزایای استفاده از محصول B را برای وی توضیح داد.
در این باره بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان چیست؟
بررسی علایق مشتری
اگر مشتری لینک موجود در ایمیل را باز کند می‌توانید مطمئن شوید که وی از محصول B خوشش آمده و این‌گونه می‌توانید در مورد محصول C نیز به او اطلاعات دهید و در نظر داشته باشید که شاید وی به برخی دوره های مرتبط نیز علاقه نشان دهد و الی آخر.
اگر این کار را به صورت دستی انجام دهید، باید همیشه مشغول انجام آن باشید؛ ولی اگر این کار را خودکار کنید فقط لازم است که یک‌بار تنظیمات مربوطه را انجام دهید و سپس همه چیز به خودی خود پیش خواهد رفت.
با ارسال دائمی این اطلاعات می‌توانید با مشتریان ارتباط برقرار کرده و اعتمادشان را جلب کنید و در آخر می‌توانید حتی در مورد محصولات F و یا G نیز با آن ها صحبت کنید. اگر پیش تر این ایمیل ها را به صورت دستی ارسال می‌کردید، در واقع زمان خود را هدر می‌دادید! با خودکار کردن این پروسه می‌توانید زمان زیادی ذخیره کنید و فقط هنگامی که به بستن فروش نیاز بود در پروسه مداخله کنید؛ البته شاید حتی در آن زمان هم به مداخله ی شما نیازی نباشد.
دادن قدرت بیشتر به تیم فروش
زمانی که رفتار و اهداف مشتریان را شناختید، می‌توانید بدون ناراحت کردن مشتریان به راحتی وارد مسیر درست فروش شوید. اتوماسیون فروش به شما این نیرو را می‌دهد. این سیستم به شما می‌گوید که در چه زمانی به سراغ کدام مشتری بروید. این اطلاعات برای هر فروشنده ای سودمند است.
همچنین شما می‌توانید حرکت بعدی مشتریان را پیش بینی کرده و برای مشکلات احتمالی ایشان راه حل ارائه دهید. با ارائه‌ی این‌گونه خدمات مشتری (حل مشکل پیش از رخ دادن) می‌توانید در مسیر افزایش فروش قرار بگیرید.
