بهترین نرم‌افزار CRM برای حسابداری

شاید در ظاهر ارتباطی بین نرم‌افزار CRM و حسابداری وجود نداشته باشد اما حقیقت این است که این دو روی یکدیگر تاثیر می‌گذارند. ما سوال‌هایی شنیده‌ایم با این مضمون که «آیا نرم‌افزار CRM کارهای حسابداری را انجام می‌دهد؟» خب… خیر، اما این سوال به خودی خود کمی اشتباه است!

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و حسابداری دو فرآیند کاملا جدا از یکدیگر هستند. نرم‌افزارهای هر یک جداست و امورات آن‌ها نیز جداست. با این وجود، آن‌ها می‌توانند روی هم تاثیر بگذارند، بنابراین وقتی در حال تهیه نرم‌افزار CRM هستید، اگر واحد حسابداری بزرگ و مهمی دارید، این مقاله را در نظر بگیرید.

حتما بخوانید — ۱۰ نرم‌افزار برتر مدیریت پروژه و مشتری در سال ۲۰۲۲

چه ویژگی‌هایی از CRM به درد حسابداری می‌خورد؟

به طور خلاصه، یک نرم‌افزار CRM از فناوری برای تقویت بخش خدمات مشتری استفاده می‌کند. با CRM شما می‌توانید داده‌های مشتری را در یک مکان متمرکز ذخیره کرده و به آن‌ها دسترسی داشته باشید، که این موضوع نحوه تعامل شما با مشتریان را بهبود می‌بخشد. تعاملات و ارتباطات بهتر با مشتری در نهایت منجر به روابط قوی تر و بهبود وفاداری می شود. سوال این است که CRM چه کمکی به حسابداری می‌کند؟

بیایید برای بررسی بهتر، شرکت‌های حسابداری و حسابرسی را در نظر بگیریم. مزایای نرم‌افزارهای CRM برای شرکت‌های حسابداری گسترده است. به عنوان مثال، چند نمونه از این مزایا که به رونق شرکت شما کمک می‌کند شامل موارد زیر هستند:

• با فعال کردن پورتال‌های آنلاین سلف‌سرویس می‌توانید خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهید.
• تنها با چند کلیک، اطلاعاتی در مورد عملکرد فروش و بازاریابی خود به دست می‌آورید.
• به راحتی می‌توانید جزئیات سرنخ را از بازدیدکنندگان وب‌سایت خود دریافت کنید.
• یک نمای ۳۶۰درجه [لینک به پرونده ۳۶۰درجه مشتری وب‌سایت اوج] از هر مشتری (از سرنخ تا خرید مکرر) دریافت می‌کنید.
• با اتوماسیون امورات تکراری و خسته‌کننده بهره‌وری کارمندان را به حداکثر می‌رسانید.

بنابراین در پاسخ سوال اولیه که آیا نرم‌افزار CRM به درد حسابداری می‌خورد یا خیر باید گفت:

یک CRM قدرتمند، می‌تواند بسیاری از جنبه‌های حسابداری را ساده‌سازی کرده و لیست مشتریان را افزایش دهد. چگونگی این امر با یادگیری بهترین ویژگی‌های CRM میسر است که در بخش بعدی برای شما (و بخصوص حسابدارها!) آورده‌ایم.

نرم‌افزارهای CRM به طور خاص برای حسابداران ایجاد نشده‌اند. اما قابلیت‌هایی دارند که به حسابداران مربوط می‌شود. در ادامه ۷ ویژگی مهم آورده‌ایم که در زمان تهیه یک نرم‌افزار CRM برای حسابداری باید در نظر داشته باشید.

۱. مهم‌ترین ویژگی، یکپارچه‌سازی حسابداری و نرم‌افزار CRM

به عنوان یک حسابدار، حتما می‌دانید برای داشتن دید واضحی از تاریخچه تراکنش مشتری، یک پورتال سلف‌سرویس چقدر ارزشمند است. این داده‌ها به شما امکان می‌دهند خدمات حسابداری ثابت و حرفه‌ای را ارائه دهید، بنابراین داشتن آن‌ها در یک مکان واحد بسیار مهم است.

سعی کنید نرم‌افزار CRMای را انتخاب کنید که با نرم‌افزار حسابداری‌تان یکپارچه شود. مزیت بزرگ این قابلیت همین است که با ثبت اطلاعات مشتری یا تراکنش جدید در یکی از برنامه‌ها، اطلاعات با برنامه دیگر همگام‌سازی می‌شود.

وقتی تمام اطلاعات در یک جا جمع باشند و تمام تعاملات‌تان با مشتری را داشته باشید، دیگر تلاشی برای عقب نشینی و بررسی مجدد ارقام یا تاریخ‌ها ندارید، که زمان‌بر و خسته‌کننده است. این یکپارچه‌سازی کل گردش کار شما را کارآمدتر می‌کند.

۲. ورود مستقیم مشتری

زمانی که یک مشتری وارد شرکت حسابداری می‌شود فرآیندی برای پذیرش طی می‌کند. فرآیندی برای تضمین این که وظایفی که از سوی او لازم است انجام شود تا خدمات حسابداری به نحو احسن صورت پذیرد، شفاف شود و همگی با هم هماهنگ باشند.

در شرکت حسابداری‌تان به دنبال یک پلتفرم CRM باشید که به شما امکان دهد استراتژی ورود مشتری خود را تنظیم و سازماندهی کنید. مراحلی مانند ذخیره‌سازی اسناد، قالب‌های ایمیل و یادآوری‌های زمان‌بندی‌شده به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که هر مشتری جدید اطلاعات یکسانی را در یک جدول زمانی دریافت می‌کند. هرچه بیشتر بتوانید فرآیند را خودکار کنید، تجربه بهتری برای شما و مشتریان‌تان خواهید داشت.

حتما بخوانید — ۷ روش بهبود تجربه مشتری با نرم افزار CRM

۳. بهبود مدیریت مشتری

اگرچه با تهیه یک نرم‌افزار CRM تمام اطلاعات مشتری در یک مکان ذخیره می‌شود، اما مهم است که همه اعضای تیم به راحتی به این اطلاعات دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز بتوانند آن را بروز کنند. برای این که فرآیند انتخاب چنین نرم‌افزاری ساده شود چند سوال از خود بپرسید:

• آیا این نرم‌‌افزار بر پایه سیستم رایانش ابری است؟
• آیا می‌توان در هر زمان و مکانی به آن دسترسی داشت؟
• آیا این CRM برای تیم‌هایی که زیاد نیاز به آنلاین بودن دارند، ورژن موبایلی خوبی دارد؟
• آیا اعضای تیم شما با رابط کاربری نرم‌افزار ارتباط خوبی برقرار می‌کنند؟

با انتخاب نرم‌افزاری که تیم شما با آن راحت باشد، خطاهای ورود داده و خطاهای ارتباطی (خطاهایی که انسانی هستند) را کاهش می‌دهید. با گذر زمان، یکی از بزرگترین مزایای بهبود مدیریت مشتری، جذب مشتریان بیشتر به صورت ارگانیک است.

مدیریت اطلاعات مشتری در یک CRM به شما کمک می‌کند روابط شخصی‌تری با مشتری داشته باشید. در نتیجه، مشتریان شما راضی‌تر و وفادارتر خواهند شد و با صحبت کردن در مورد شما با دیگر افراد، برای شما بازاریابی ارگانیگ انجام می‌دهند. بخشی از بازگشت سرمایه (ROI) در CRM از همین موضوع ناشی می‌شود.

۴. تعاملات راحت‌تر با مشتری

به‌طور کلی، حسابدارها راه‌های زیادی (مانند تماس، پیامک، ایمیل، چت تصویری و…) برای ارتباط با مشتری خود دارند، اما آیا ابزاری دارید که تمام این ارتباط‌ها را به‌صورت متمرکز و در درازمدت دنبال کنید؟ نرم‌افزار CRM چنین قابلیتی را در اختیار شما قرار می‌دهد که در بحث مشتری‌مداری بسیار کارا است.

با ثبت تمام ارتباطات خود با مشتری در نرم‌افزار CRM، می‌توانید هر لحظه که اراده کنید به بخشی از اطلاعات که به آن احتیاج دارید بازگردید. حتی اگر مثلا در آینده شخص دیگری تعاملات مشتری را پیگیری کند، او نیز می‌تواند با مراجعه به این اطلاعات به تمام جزئیات و روند کار مسلط شود. به این طریق تیم شما می‌تواند مداوم کار مشتری را پیگیری کند بدون این که پی اطلاعات گذشته او سرگردان بماند. مشتری شما نیز از این دقت اطلاعات خوشحال می‌شود و احساس آسودگی خیال به او دست می‌دهد.

آیا به دنبال راهی برای کم کردن ساعت کاری خود هستید؟ قطعا هر شخصی دوست دارد کارش بهینه و کوتاه باشد. برای رسیدن به این مهم، به دنبال نرم‌افزار CRMای بگردید که قابلیت خودکفایی مشتری را داشته باشد. یک نمونه  بارز آن نرم‌افزاری است که پورتال سلف‌سرویس داشته باشد، که به مشتری شما قدرت دسترسی به معاملات‌شان را می‌دهد.

مشتریان شما می‌توانند تاریخچه تراکنش‌ها و صورتحساب‌های خود را مشاهده کنند، در نتیجه تماس‌ها و ایمیل‌های کمتری برای شما ارسال می‌شود. برخی از CRMها همچنین مشتریان را قادر می‌سازند تا مستقیماً از طریق پورتال پرداخت‌ها را انجام دهند، که بار اداری را بر تیم شما کاهش می‌دهد.

۶. ابزارهای برندسازی

فریلنسر باشید یا عضوی از یک تیم بزرگ، برندسازی قطعا برای‌تان مهم و ارزشمند است. حسابدارها و شرکت‌های حسابداری را با کارشان می‌شناسند. بنابراین استفاده از یک نرم‌افزار CRM خوب که کیفیت ارتباط شما را با مشتری افزایش دهد بسیار سودمند است.

یکی از راه‌های این کار، به‌اشتراک‌گذاری منابع با مشتری است. فرض کنید یک مقاله در مورد آخرین کد مالیاتی در دسترس دارید که می‌خواهید آن را به اشتراک بگذارید. اگر CRM شما اشتراک‌گذاری محتوا با مشتریان را آسان کند (مثلاً از طریق کمپین‌های ایمیل)، می‌توانید خود را به عنوان یک رهبر فکری جلوی مشتری نشان دهید. به این طریق، اعتماد مشتری نسبت به توانایی‌ها و خدمات شما افزایش می‌یابد.

حتما بخوانید — جدیدترین اصول روانشناسی فروش در سال ۲۰۲۲

۷. سفارشی‌سازی روند کاری خودکار

به‌عنوان یک حسابدار، شما حجم زیادی از داده‌های عددی را به‌صورت مکرر وارد سیستم می‌کنید و کارهای پرتکرار زیادی دارید. اگر بخشی از کارهای تکراری و خسته‌کننده به‌شکل خودکار انجام شوند بهتر نیست؟ دلیل استفاده از CRM سفارشی‌سازی‌شده همین است.

CRMای که با کار شما سفارشی شود و بخشی از آن را به عهده گیرد (مانند اموراتی چون ذخیره‌سازی اسناد، معادلات و…)، به شما این فرصت را می‌دهد که روند کاری خود را بروزرسانی کرده و تغییرات دلخواه خود را  ایجاد کنید.

نرم‌افزار CRM برای حسابدارها

تا اینجا متوجه شدیم که یک نرم‌افزار CRM خوب برای حسابداری باید از چه ویژگی‌هایی برخوردار باشد. اما اگر مطلب را به خوبی درک کرده باشید، متوجه شده‌اید که برخورداری از دو قابلیت مهم سفارشی‌سازی و همگام‌سازی هسته اصلی را تشکیل می‌دهند. بعضی از CRMها مانند نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) اوج بر پایه این دو قابلیت اصلی و مهم بنا شده‌اند تا بتوانند با تمام کسب‌وکارها و سازمان‌ها همگام شده و در همه‌جا اثربخش باشند. قابلیت همگام‌سازی CRM اوج امکان اتصال به نرم‌افزارهای دیگر را فراهم می‌کند که برای حسابداران بسیار حیاتی و مهم است.