نرم ‌افزار مدیریت پروژه؛ پایان عصر دایناسورها

از نظر تاریخی، دورانی که مدیران کسب و کار تمام فرآیندهای مدیریت پروژه را روی کاغذ اجرا می‌کردند، معاصر با دوران زندگی دایناسورها روی زمین است!

دورانی که اعضای درگیر در پروژه مجبور بودند زحمت و زمان زیادی برای گشتن بین اسناد کاغذی و یافتن اطلاعات موردنیاز، صرف کنند.

با گذشت زمان و با رشد کسب‌وکارها و پیچیده‌تر شدن فرآیندهای فروش، نیاز به بهینه‌سازی و سرعت بخشی مدیریت پروژه‌ها، بیش از پیش احساس می شد .

تا این که شرکت‌های ارائه‌دهنده خدماتCRM شروع به طراحی و به‌روزرسانی مستمر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه کردند. و کسب و کارها با خرید نرم افزار CRM شروع به خودکارسازی فرآیندهای مدیریت پروژه خود کردند.

درواقع، نرم افزار CRM و راه‌حل‌های تخصصی‌اش برای مدیریت پروژه مانند شهاب ‌سنگ بزرگ، به دنیای کسب‌وکارها برخورد کرد و باعث انقراض روش‌های قدیمی مدیریت پروژه شد.

هرچند امروز، هنوز هم دایناسورها و دنیایشان برای مردم جالب هستند، اما هیچ‌کس دوست ندارد به آن دوران باز گردد. مخصوصاً مدیران پروژه و صاحبان کسب‌وکار؛ زیرا آن‌ها اکنون به خوبی می‌دانند:

از آنجایی ‌که مدیریت پروژه یکی از قسمت‌های اصلی سازمان ‌دهی کسب ‌و کار است، باید توسط یک نرم افزار تخصصی و قدرتمند پشتیبانی شود.

حالا سؤالی که احتمالاً برایتان پیش می‌آید این است که نرم افزار مدیریت پروژه خوب، چه ویژگی‌هایی دارد؟ یا اینکه چطور باید نرم افزار مناسب با کسب‌وکار خودتان پیدا کنید؟ در ادامه به این سؤال ها پاسخ داده‌ایم:

ویژگی‌های نرم افزار مدیریت و برنامه ‌ریزی پروژه

زمانی که به دنبال یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای کسب‌وکار خود می‌گردید، باید قبل از انتخاب و خرید، موارد مختلفی را در نظر بگیرید. مشخصاً همه امکاناتی که برخی از نرم‌افزارها ارائه می‌دهند در پروژه‌های شما کاربرد نخواهند داشت.

بنابراین باید قبل از اقدام به خرید، دید و فهم مناسبی از نیازهای کسب‌وکار خود و پروژه‌هایی که تعریف می‌کنید داشته باشید.

حالا مهم‌ترین جنبه‌های نرم افزار مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم:

1. سهولت همکاری

نرم افزار مدیریت و برنامه ریزی پروژه باید همکاری مؤثر تیم‌های درگیر در پروژه و اعضای هر تیم با هم را تسهیل کند. به این صورت که همه نقش‌های حاضر در پروژه، بتوانند هر زمان که لازم شد، به اسناد و اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند و تغییرات و اقدامات احتمالی را بر روی آن‌ها اعمال نمایند. بنابراین نرم افزار باید دارای امکان مدیریت سطوح دسترسی و تأیید اعتبار بر اساس نقش‌ها باشد.

2. برنامه ریزی کارها

برنامه ریزی از مهم‌ترین خدماتی است که باید توسط نرم افزار مدیریت پروژه ارائه شود. نرم‌افزارهای جدید امکان ترسیم نمودار گانت را برای برنامه ریزی فعالیت‌ها فراهم می‌کنند.

علاوه بر این، شرایطی که انجام یک فعالیت به آن‌ها بستگی دارد نیز در این برنامه ریزی گنجانده می‌شود. درنتیجه نرم افزار مسیر دقیق حرکت پروژه و تغییرات احتمالی که در آینده تجربه خواهد کرد را به صورت خودکار نمایش می‌دهد.

3. نظارت بر اتفاقات غیر منتظره

در طول انجام پروژه اتفاقات خارج از برنامه ریزی رخ می‌دهند که نیاز به توجه و پیگیری مداوم دارند. مشکلات نرم‌افزاری یک نمونه از این اتفاقات است.

بنابراین نرم افزار مدیریت و برنامه ریزی پروژه باید قابلیت بررسی و پیگیری اتفاقات غیرمنتظره‌ای که توسط اعضا گزارش می‌شوند، داشته باشد.

4. مدیریت هم‌زمان چند پروژه

این امکان برای سازمان‌های بزرگ که معمولاً چند پروژه هم‌زمان را تعریف می‌کنند، اهمیت دارد. آن‌ها باید قادر باشند تا هر پروژه را به‌ صورت جداگانه بررسی و تعقیب کنند تا بتواند عملکرد و پیشرفت آن‌ها را در مجموع بسنجند. اگر شما سازمان کوچکی هستید احتمالاً این امکان به کارتان نخواهد آمد. و اگر نرم افزار مدیریت پروژه با این ویژگی خریداری کنید، هزینه اضافی متحمل شده‌اید.

5. مدیریت اسناد

اسناد زیادی در یک پروژه به کار می‌روند. بیشتر این اسناد باید متناسب با نیاز، در اختیار افراد درگیر در پروژه قرار بگیرند. بنابراین وجود امکان دسته‌بندی و مدیریت اسناد، به همراه مدیریت سطوح دسترسی، برای نرم افزار مدیریت پروژه ضروری است.

6. مدیریت منابع

مدیریت منابع یکی از انتظارات اساسی است که از نرم افزار مدیریت پروژه می‌رود. این شامل مدیریت منابع انسانی و سایر منابع می‌شود.

نرم افزار باید نوع و میزان بهره‌مندی از منابع مختلف را در همه مراحل انجام پروژه نشان دهد.

نتیجه‌گیری

مدیریت پروژه در عصر جدید به کمک و همیاری نرم افزار مدیریت و برنامه ریزی پروژه نیازمند است. در حقیقت مدیریت پروژه امروزه به‌قدری پیچیده است که بدون کمک نرم افزار CRM، امکان‌پذیر نیست.

همان‌طور که قبلاً هم اشاره کردیم، برای خرید نرم افزار CRM مناسب، باید ابتدا نیازهای کسب‌وکار خودتان را بشناسید و با بررسی امکانات نرم‌افزارهای موجود در بازار، اقدام به خرید کنید.

خرید نرم‌ افزاری که امکانات بیشتری از نیازهای شما دارد، هم باعث تحمیل هزینه اضافی می‌شود و هم ممکن است در هنگام استفاده شما را گیج و سردرگم کند.