نرم افزار مدیریت پروژه؛ ناجی زمان های از دست رفته

چرا؟

واقعا چرا؟

من که هر چه به مغزم فشار می آورم، فایده ای ندارد. شما کمک کنید تا پاسخی برای این سوال پیدا کنیم:

چرا با اینکه می دانیم امروزه داشتن برنامه ‌ریزی منظم در فعالیت ‌های مرتبط به کسب ‌و کار اهمیت بالایی دارد، برخی هنوز تمایل به استفاده از روش‌های سنتی مدیریت پروژه دارند؟

این موضوع نه ‌تنها غیرحرفه‌ای بودن آن ها را می‌رساند بلکه بدتر از آن، باعث کند شدن روند رشد کسب و کارشان خواهد شد.

و این در حالی است که به لطف تکنولوژی، راه‌حل‌ های خوبی برای حل این مشکل وجود دارد. در واقع امروز نرم افزار مدیریت پروژه، برای ساماندهی بهتر و موثر تر کارهای سازمان به کسب و کارها کمک می کند.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست و چرا این‌قدر لازم است؟

هر سازمانی از بخش های مختلف تشکیل می شود. و معمولا چند پروژه خاص کاری، در روند فعالیت خود دارد. موفقیت نهایی آن سازمان، در رسیدن به اهداف تعریف ‌شده، عمیقاً به نحوه اجرای پروژه‌ها بستگی دارد. حالا در این میان، نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا:

• پروژه را مدیریت و برنامه ریزی کنید.
• طبق برنامه ریزی پیش بروید.
• همکاری مؤثرتری بین کارمندان ایجاد کنید.
• بر روند پیشرفت پروژه نظارت کنید.
• به اهداف تعریف‌ شده برسید.
• مطمئن شوید که نقش های متفاوت موجود در پروژه کارهای مربوط به خودشان را به‌ درستی انجام می‌دهند.

به طور کلی می توان گفت، فایده بزرگ یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، ساده‌سازی و تنظیم ارتباطات داخلی سازمان است.

این را هم بگویم که مدیریت پروژه همیشه به ‌سادگی امروز نبوده است. دوران سیاهی وجود داشت (برخی هنوز هم در آن دوران به سر می‌برند) که کسب و کارها مجبور بودند از روش های قدیمی مدیریت پروژه و ابزاری مانند Excel و Out look و Microsoft project استفاده کنند.

اصلی‌ترین مشکل روش های قدیمی، اتلاف زمان بود. در مدیریت پروژه زمان از مؤلفه ‌های بسیار مهم است. پس بهتر است به جای تلف کردن عمر کارمندانتان با اکسل و مانند آن، به دنبال نرم‌افزارهای به‌روزتر و کاربردی‌تر باشید.

با نرم افزار مناسب همه امکانات را یکجا دارید

اشتباه بزرگ و رایجی که بیشتر سازمان ها در مدیریت پروژه های خود مرتکب می شوند، این است که در هر بخش جداگانه، از ابزاری متفاوت استفاده می کنند. نتیجه این اشتباه چیزی جز یک سازمان به‌هم‌ریخته نیست.

جایی که دسترسی بخش های مختلف به اسناد، سخت و زمانبر است. راه‌ بیرون رفتن از این وضعیت، استفاده از ابزار مناسب اشتراک‌گذاری اسناد است. به‌طوری‌که همه تیم‌های حاضر در پروژه بتوانند به اطلاعات مورد نیاز خود، دست یابند.

خیالتان را راحت کنم؛ بدون استفاده از یک پلتفرم جامع که همه اطلاعات موجود را دسته‌بندی کند، پیگیری و نظارت بر کارهای تعریف ‌شده در پروژه و برقراری ارتباط مؤثر اعضا با یکدیگر، بسیار سخت خواهد بود.

نرم افزار مدیریت پروژه کمک می‌کند تا اهداف مشخصی تعیین کنید

برای شناسایی دقیق مقصد کسب ‌وکار خود و ایجاد یک نقشه راه، باید هر یک از پروژه‌ های کاری شما هدف معینی داشته باشند. این یک قدم ضروری است که برای برداشتن آن، نیاز به ابزار صحیح دارید.

اگر اهداف و خواسته ‌ها در پروژه مشخص باشند، بازدهی و اثربخشی اعضای تیم بالا خواهد رفت. اما اگر همین ‌طور بدون هدف مشخص حجم زیادی از کارها را بر سر کارمندان خود بریزیم، به نتیجه مطلوب نخواهیم رسید.

خلاصه این که برای تضمین رشد کسب و کار خود چاره‌ای جز داشتن هدف گذاری مشخص ندارید.

نرم افزار مدیریت پروژه نه ‌تنها در تعریف این اهداف به شما کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود تا بتوانید آن ‌ها را در زمان مشخص به اتمام برسانید.

پیاده ‌سازی نرم افزار مدیریت پروژه قدرتمند

قبل از هر چیز باید بدانید چه انتظاراتی از چنین نرم افزاری دارید. منظورم این است که اول باید نیاز هایتان را بشناسید و بر اساس آن اقدام به خرید نرم افزار کنید. قرار نیست فقط یک نرم افزار شیک و پر امکانات برای پز دادن بخرید.بلکه اول باید بدانید که چگونه، و برای حل چه مشکلاتی باید از آن استفاده کنید.

حالا به نظر شما مهمترین مزیت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

زمانی که ابزار مناسب در اختیار داشته باشید، بهتر می توانید واقعیت جریان های کاری را رصد کنید. باید مانند عقاب، تیزبین باشید تا بتوانید دیدگاه درستی از نیاز های مدیریت پروژه خود به دست آورید. در غیر این صورت هیچ گاه به همه ظرفیت بازدهی خود دست نخواهید یافت.

یکی از مزیت های اصلی یک نرم افزار مدریت پروژه چابک، این است که همه می توانند از وضعیت فعلی یک پروژه یا کار در حال انجام، باخبر شوند. به این ترتیب در صورت بروز مشکل یا ناهماهنگی در یک بخش، سایر بخش ها می توانند خود را با آن هماهنگ کنند و در روند کلی پروژه مشکلی ایجاد نشود.

نتیجه گیری

با رشد یک کسب و کار، بخش‌های تشکیل ‌دهنده آن نیز بزرگ می ‌شوند و با بزرگ شدن بخش‌ها مدیریت اطلاعات و تنظیم روابط بین آن‌ها نیز سخت‌تر و پیچیده‌تر می‌شود. اگر برای کسب و کار خود اهداف بزرگی در نظر گرفته اید، ناگزیر به خرید نرم افزار مدیریت پروژه نیاز خواهید داشت.