امروزه با توجه به گسترش و تنوع کسب و کارها، نقش تلفن به عنوان یک ابزار موثر برقراری ارتباط، پر رنگ تر شده است. در واقع بدون توجه به میزان سابقه و بزرگی کسب و کارتان، برای تعامل سازنده با مشتریان و مخاطبان خود حتما به چند خط تلفن نیاز خواهید داشت.
از طرفی تلفن نیز در مسیر پیشرفت تکنولوژی و در طول زمان، تغییرات زیادی پیدا کرده است. مخصوصا با ایجاد اینترنت و فناوری های شبکه، سیستم های جدید انتقال پیام از طریق تلفن مانند تلفن سانترال و تلفن وویپ معرفی شده اند. علاوه بر این نرم افزار های تخصصی مدیریت تماس و نرم افزار ثبت مخاطبین نیز در کنار این سیستم ها، به کارایی هر چه بیشتر آن ها کمک می کنند.
با امکاناتی که فناوری های جدید ارتباط تلفنی در اختیار شما می گذارند، قادر خواهید بود تا استراتژی های مدیریت ارتباط با مشتریان خود را به صورت بهینه و موثرتر ساماندهی کنید. در ادامه درباره مزیت ها و کاربرد دستگاه ها و نرم افزار سانترال صحبت خواهیم کرد.
سیستم تلفن سانترال چیست؟
تلفن سانترال یک سیستم تلفن با قابلیت اتصال همزمان چند خط است که معمولا در محیط های کاری استفاده می شود. این تلفن ها حاوی کلید هایی مانند KTS و PBX هستند. از دیگر امکانات این فناوری می توان به امکان ایجاد منشی تلفنی و تقسیم خطوط نیز اشاره کرد.
امروزه در دنیای کسب و کار، ضرورت مدیریت ارتباط با مشتریان و ایجاد یک رابطه پایدار با آن ها بر کسی پوشیده نیست. از طرفی رسیدن به این هدف بدون وجود یک شبکه کارآمد و استاندارد مخابراتی امکان پذیر نخواهد بود.
به همین دلیل باید از فناوری هایی مانند تلفن و نرم افزار سانترال در سازمان استفاده کنید. به این ترتیب امکان ارتباط راحت بین مشتریان و کسب و کار و همچنین ارتباط بین کارمندان در داخل شرکت ایجاد خواهد شد.
این مراکز تلفنی در انواع مختلف (با توجه به نیاز های مختلف مشتریان) در بازار موجود هستند و سازمان های مختلف می توانند متناسب با نیاز خود از آنها استفاده کنند.
سانترال ها از زمان تولد تا به امروز تحولات و پیشرفت قابل توجهی داشته اند. امروزه سانترال های تحت شبکه و هوشمند از پرکاربردترین سانترال های دنیا محسوب می شوند و امکانات متنوع و مفیدی را از لحاظ سطح کیفیت و مدیریت تماس ها به کسب و کارها ارائه می دهند.
در کنار این فناوری ارتباطی، نرم افزارهایی نیز برای مدیریت تماس ها و استفاده هر چه بیشتر از امکانات تلفن سانترال توسط شرکت های فعال در حوزه فناوری ارتباطات طراحی شده اند. به عنوان نمونه می توان به نرم افزار گزارشات سانترل و نرم افزار پیگیری تماس اشاره کرد.
برندهای متفاوتی در زمینه تولید انواع مرکز تلفن فعالیت می کنند، که در میان آن ها پاناسونیک به دلیل تولید محصولات با کیفیت توانسته است محبوبیت بیشتری در بین مشتریان این محصولات به دست آورد.
تلفن سانترال چه کاربردی دارد؟
کاربرد اصلی سانترال به طور کلی، مدیریت خطوط تلفن است اما این فناوری قابلیت های دیگری نیز دارد. در ادامه از چند مزیت تلفن سانترال نام می بریم:
- ارتباط درون سازمانی سریع و رایگان
- برقراری ارتباط سریع و راحت مشتریان با اپراتورها
- ضبط کلیه تماس های دریافتی
- منشی تلفنی
- کاهش هزینه های خطوط مخابرات
- کنترل و نظارت بهتر بر خطوط
- قابلیت انتظار چند نفر پشت هرخط
در واقع مرکز تلفن سانترال مانند یک مرکز مخابراتی ایفای نقش می کند؛ به طوری که همه خطوط مخابراتی استفاده شده در سازمان را در قالب یک تلفن برای شما متمرکز می کند. علاوه بر این سانترال می تواند با تشکیل خطوط داخلی، امکان برقراری ارتباط کارمندان شرکت را با هم نیز ایجاد کند.
به این ترتیب یک شماره داخلی اختصاصی به هر کارمند یا بخش اختصاص داده می شود؛ به صورتی که مدیریت شرکت یا هر یک از کارمندان می توانند با گرفتن آن شماره ی داخلی با بخش مورد نظر ارتباط برقرار کنند.
تلفن گویا سانترال چیست؟
مزیت جالب دیگر تلفن سانترال، منشی تلفنی یا همان تلفن گویا است. هر شرکتی از بخش های مختلفی تشکیل می شود و وجود منشی تلفنی گویا برای هدایت مشتریان به بخش مربوطه، شما را از استخدام یک نیروی انسانی برای انجام این کار معاف می کند.
به طور مثال سازمانی را که دارای بخش های مختلفی مانند فروش، خدمات و پشتیبانی و… است را در نظر بگیرید. با استفاده از منشی تلفنی می توان تماس گیرندگان را با شماره گیری یک کد مورد نظر به بخش مورد نظرشان هدایت کرد.
نرم افزار گزارشات سانترال
همانطور که قبلا اشاره شد، نرم افزارهایی نیز برای مدیریت تماس ها و استفاده هر چه بیشتر از امکانات تلفن سانترال توسط شرکت های فعال در حوزه فناوری ارتباطات طراحی شده اند. مثلا با اتصال مرکز تلفن سانترال خود به نرم افزار گزارشات سانترال می توانید قبل از پاسخگویی تماس تلفنی مشتری خود را شناسایی نمایید، حتی می توانید متوجه شوید آخرین تماس مشتری با مجموعه شما در چه تاریخی بوده است. علاوه بر این می توانید رتبه مشتری، مانده حساب مشتری، یا هر برچسب دیگری را در پاپ آپ تماس تلفنی مشخص نمایید تا قبل از پاسخگویی تماس، شناخت جزئی از مشتری خود داشته باشید.
