با صفر تا صد مراحل یکپارچه سازی voip(ویپ) با سی ار ام(CRM) آشنا شوید.

یکپارچه‌سازی VOIP با CRM

درست است که کار تیمی معجزه می‌کند اما گاهی می‌تواند تبدیل به یک چالش در سازمان‌ها شود. به خصوص زمانی که افراد نمی‌توانند به راحتی و سرعت با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. در مبحث مدیریت ارتباط با مشتریان، یک کسب و کار اگر نتواند سریعا به اطلاعات مورد نیاز از مخاطب دسترسی پیدا کند معاملات احتمالا به سرانجام نمی‌رسند. از طرفی برای هر تیم در حال رشدی، ادغام سیستم‌های مختلف از سوء تفاهم‌ها و ارتباطات ناموثر جلوگیری می‌کند. یکپارچه‌سازی VOIP با CRM می‌تواند با همگام‌سازی داده‌ها در سریع ترین زمان بین پلتفرم‌ها به حل مشکلات عملیاتی و بهبود ارتباطات بپردازد. این راه‌حل مبتنی بر ابر، برای کسب و کارهایی که به دنبال ارتباط منعطف و ثابت هستند، بسیار موثر است.

بیشتر بخوانید» اگر تعریف درستی از نرم افزار سی ار ام و امکانات آن برای کسب وکارها در اختیار ندارید، پیشنهاد می‌کنیم به صفحه “سی ار ام چیست؟” سر زده و به منظور کسب اطلاعات بیشتر و کامل‌تر در رابطه با این نرم افزار مدیریتی کاربردی مقاله را مطالعه کنید.

منظور از یکپارچه‌سازی ویپ چیست؟

به طور خلاصه، یکپارچه‌سازی ویپ امکان همگام‌سازی خودکار داده‌ها را بین سیستم تلفن شما و هر پلتفرم نرم‌افزاری دیگر فراهم می‌کند. این فرآیند باعث می‌شود مزایای هر پلتفرم را به حداکثر برسانید.

یکپارچه‌سازی VOIP با CRM چگونه کار می‌کند؟

جزئیات فنی ممکن است کمی پیچیده باشد، اما ایده کلی این است که سیستم VoIP شما می‌تواند با ابزارهای دیگر همگام شود تا گردش‌های کاری خاص را خودکار کند. VoIP را می‌توان با سیستم‌های ایمیل، ابزارهای زمان بندی، نرم افزار CRM و… یکپارچه‌سازی کرد. هدف این است که همه در بیشترین بازدهی و البته بالاترین آرامش خاطر فعالیت کنند و هم‍‌زمان در وقت نیز صرفه جویی شود.

بیشتر بخوانید: آشنایی با انواع نرم افزارهای مدیریت تماس‌ها و مزایای استفاده از آن ها برای کسب وکارها با کلیک روی لینک داده شده.

مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM ابزاری است که کسب و کارها برای ردیابی و ارتقا تعاملات با مشتری از آن استفاده می‌کنند. بنابراین یکپارچه‌سازی CRM به این معنی است که سیستم CRM شما با ابزارهای دیگر کسب و کارتان در ارتباط باشد. به عنوان مثال، اغلب زمانی که با یک تیم کار می‌کنید، یادآوری اینکه چه کسی و چه زمانی با یک مشتری صحبت کرده است، دشوار است. اگر یک سیستم تلفن VoIP و یک سیستم CRM یکپارچه داشته باشید، افراد می‌توانند اطلاعات را به طور خودکار به اشتراک بگذارند. وقتی که شما و هم تیمی‌هایتان با استفاده از خط تلفن کسب‌وکار با یک مشتری تماس می‌گیرید، CRM به‌طور خودکار این تماس‌ها را ثبت می‌کند تا بعدا در وقت شما صرفه‌جویی شود. این پروسه تضمین می‌کند که هم شما و هم هم تیمی هایتان اطلاعات دقیقی در اختیار دارید و زمینه لازم را برای ارائه خدمات استثنایی به مشتریان فراهم می‌کند.

مزایای یکپارچه‌سازی VOIP با CRM

یکپارچه‌سازی VoIP با CRM یکی از ساده ترین راه‌ها برای سازماندهی داده‌های مشتریان فعلی و مشتریان احتمالی و در عین حال بهبود تجربه مشتری است و افزایش نرخ تبدیل‌ و ارتباطات بهتر تیمی از جمله مزایای آن است. بسته به ارائه دهنده VoIP شما، یکپارچه‌سازی VoIP با CRM می‌تواند با ثبت خودکار داده‌های تلفنی به تیم شما امکاناتی مثل مدیریت تماس‌های دریافتی، تماس‌های گرفته‌شده، ضبط تماس و… ارائه دهد.

به عنوان مثال، به جای صرف زمان برای کارهای ساده مانند ثبت دستی هر نقطه تماس مشتری یا وارد کردن مجدد اطلاعات تماس در هر دو سیستم در وقت شما صرفه جویی می‌شود تا بتوانید زمان بیشتری را صرف تمرکز بر رضایت مشتری کنید. مخاطبین CRM شما همچنین می‌توانند به طور خودکار به سیستم تلفن شما منتقل شوند تا بتوانید تماس ورودی از مخاطبی که قبلاً به CRM شما اضافه شده است را ببینید سپس، می‌توان تنها با چند کلیک به تاریخچه مشتری دسترسی پیدا کرد و برای حرکت بعدی آماده شد.

انتخاب بهترین سیستم VoIP برای یکپارچه‌سازی با CRM

اولین قدم برای یکپارچه‌سازی VoIP با CRM، یافتن ابزارهایی ست که با یکدیگر سازگار باشند. علاوه بر این ویژگی‌های زیر کمک می‌کند بهترین تجریه را از یکپارچه‌سازی این دو سیستم بگیرید.

• ردیابی و تجزیه و تحلیل KPI

یک سیستم VoIP مدرن می‌تواند معیارها و گزارش‌های کلیدی ارائه دهد. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به شما کمک می‌کند رشد خود را اندازه گیری کنید، بنابراین انتخاب یک سیستم VoIP با قابلیت‌های تجزیه و تحلیل سازگار، ردیابی حرکت سازمان را خودکار می‌کند تا در وقت شما صرفه جویی شود. این بدان معنی است که می‌توانید با ترکیب داده‌های ابزارهای مختلف مانند CRM و سیستم تلفن خود، فعالیت تیم را آسان تر کنید.

به عنوان مثال اگر می‌خواهید ارتباطات کسب و کارتان را کیفیت‌سنجی کنید، می‌توانید تعداد مکالماتی که منجر به تبدیل سرنخ شده است را بررسی کنید. از طرف دیگر، می‌توانید بهره‌وری را در سطح گروهی یا فردی بررسی کنید، یعنی بر اساس معیارهایی مثل کل زمان تماس، تعداد پیام‌های ارسال‌شده و… می‌توانید عملکرد افراد را بر حسب ساعت محاسبه کنید تا متوجه شوید تیم شما چه زمانی فعال‌تر است یا چه زمانی تماس‌های ورودی افزایش می‌یابد.

• قابلیت مشاهده تماس CRM در سیستم تلفن شما

جابجایی مداوم بین CRM و دفترچه آدرس تلفن شما باعث سردرگمی می‌شود. با ارائه دهنده VoIP، دفترچه آدرس CRM شما می‌تواند به طور خودکار با صندوق ورودی تلفن شما همگام شود. این باعث می‌شود هر بار که تماس‌ها و پیام‌های دریافتی دریافت می‌کنید، به سرعت مخاطبین CRM را در سیستم VoIP خود شناسایی کنید. تیم شما همچنین می‌تواند اطلاعات و ارتباطات ضروری مشتری را بدون استفاده از چندین پنجره دسکتاپ بررسی کند.

• ثبت خودکار مکالمات

یکی از بزرگترین یکپارچه‌سازی VOIP با CRM ، امکان ثبت خودکار است. پس از دریافت یک شماره VoIP، می‌توانید بدون هیچ زحمتی با داده‌های ثبت‌شده خودکار، همه پیام‌ها و تماس‌های مشتری را ضبط کنید. برای اطمینان از اینکه همکارتان در بخش‌های دیگر، اطلاعاتی را که اخیراً در حساب مشتری ثبت کرده اید، می‌بیند، نیازی به انجام هیچ گام اضافی نخواهید داشت. ویژگی ثبت خودکار، همکاری بین بخش‌ها را آسان می‌کند، و این جزء جدایی‌ناپذیر یکپارچه‌سازی VOIP با CRM است.

وقتی برای جستجوی ارائه‌دهندگان VoIP وقت می‌گذارید حتما در کنار قیمت گذاری، تجزیه و تحلیل، گزینه‌های ویژه‌ی تجاری، قابلیت‌های یکپارچه‌سازی را نیز در نظر بگیرید.