فرقی ندارد کسب‌وکار شما در چه حوزه‌ای است، جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مشتریان می‌تواند بر تمام جنبه‌های کسب‌وکارتان تاثیر بگذراد و آن را بهبود بدهد. هرچقدر این اطلاعات جامع‌تر و هدفمند‌تر جمع‌آوری شده باشند قدرت ابتکار عمل بیشتری را در دستان شما قرار می‌دهد. به طور کلی ثبت اطلاعات مشتریان می‌تواند مزایای زیر را داشته باشد:
۱. ثبت اطلاعات مشتریان درک عمیقی از بازار به شما می‌دهد
شاید بزرگترین دلیلی که بسیاری از شرکت‌ها داده‌ها و اطلاعات مشتریان را جمع‌آوری و ثبت می‌کنند این است که این اطلاعات به آنها کمک می‌کند تا درک بسیار بهتری از نحوه‌ی رفتار مصرف‌کنندگانشان داشته باشند و بتوانند آنها را در دسته‌بندی‌های (پرسونا) مختلفی قرار دهند و برای حفظ مشتریان هر دسته یا جذب مشتریان جدید مشابه اقداماتی را انجام دهند.ثبت اطلاعات مشتریان به شرکت شما می‌گوید که مشتریان از محصول شما چه چیزی می‌خواهند و دنبال دریافت چه خدمات خاصی هستند. این اطلاعات نحوه‌ی تعامل با برند شما را با مشتریان هدفمند می‌کند.
هرچه بیشتر درباره‌ی مشتریان خود اطلاعات کسب کنید، بهتر می‌توانید ابعاد مختلف کسب‌وکار خود را بهبود ببخشید تا همگی در راستای نیازهای مشتریان باشد. همچنین می‌توانید راه‌های ارتباط با بازار هدف خود را بهبود ببخشید و با شناخت مشتری حتی وب‌سایت خود را برای کسب تجربه‌ای بهتر توسط مشتری تغییر دهید.
۲. ثبت اطلاعات مشتری پایگاه دادهی شما را تقویت می‌کند
همه‌ی ما همیشه به دنبال موثرترین راه‌ها برای رشد و سازماندهی پایگاه دادهی کسب‌وکار خود هستیم. جمع‌آوری سیستمیک این اطلاعات مشتری قطعا می‌تواند به تحقق آن کمک کند.ثبت اطلاعات مشتریان نباید محدود به شماره تماس آنها باشد، انواع اطلاعاتی را که می‌توانید باید ثبت کنید تا تمام شیوه‌های ارتباطی و تعامل مشتریان با برندتان را مدیریت کنید.یک پایگاه قوی از داده‌های مختلف مشتریان به این معناست که می‌توانید فرصت‌های بسیاری را در آینده برای سازمان خود ایجاد کنید، استراتژی تولید سرنخ خود را بهبود ببخشید و میزان علاقه‌ی واقعی یک مصرف کننده را بر اساس الگویی که در تعامل با شما داشته است، بشناسید و مطابق با آن عمل کنید.
به طور مثال وقتی یک مشتری احتمالی چند بار تماس تلفنی با شما داشته است و در مورد محصول شما سوالاتی پرسیده است می‌تواند به تیم بازاریابی شما کمک کند تا از طریق یک کمپین مناسب، در جذب او تلاش کنند.
با ثبت اطلاعات مشتریان و در اختیار داشتن داده‌های آنها می‌توانید زمان، انرژی و هزینه‌های مالی را به صورت هدفمند‌تری برنامه‌ریزی کرد تا سرنخ‌های با کیفیت‌تری جذب شوند.
بهترین نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان
سنتی‌ترین روشی که برای ثبت اطلاعات مشتریان وجود دارد استفاده از نرم افزار اکسل است. در این نرم افزار می‌توانید ستون‌ها و ردیف‌های مختلفی را از انواع موضوعات تشکیل دهید و شماره تماس یا آدرس مشتریان خود را در آن ثبت کنید. ثبت اطلاعاتی بیشتر کمی سخت خواهد بود.
یکی از بزرگترین عیب‌های این روش صرف زمان و انرژی بسیاری زیادی برای ثبت اطلاعات مشتریان است. عیب دیگر این است که تحلیل داده‌ها و اطلاعات در آن کار چندان راحتی نیست و احتمال خطا در ورود اطلاعات نیز وجود دارد.
اما بهترین نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان، نرم افزار CRM است. در این نرم افزار بخش‌های مختلفی برای گرد‌آوری و ثبت اطلاعات مشتریان وجود دارد که این‌کار را به صورت خودکار انجام می‌دهند و همچنین تمامی اطلاعات را در یک پایگاه واحد به صورت متمرکز به کاربران ارائه می‌دهند تا همه‌ی افراد یک سازمان بر اطلاعاتی مشابه کار کنند.
ثبت اطلاعات مشتریان توسط CRM چگونه انجام می‌شود؟
یک نرم افزار CRM حرفه‌ای مانند نرم افزار CRM اوج دارای بخش‌های مختلفی است که هر کدام اطلاعات خاصی از مشتریان را ثبت می‌کنند. به طور مثال موارد زیر بخشی از این قسمت‌های نرم افزاری هستند:
ثبت اطلاعات تماس مشتریان با نرم افزار مدیریت تماس
نرم افزار مدیریت تماس به شما امکان می‌دهد به صورت خودکار اطلاعات تماس تمام مشتریان خود را در یک مرکز واحد ثبت کنید. هنگامی که از این نرم افزار استفاده کنید، وقتی مشتری با شرکت شما تماس می‌گیرد، تمامی اطلاعات مشتری و داده‌های تماس‌های قبلی‌اش نیز برای شما نمایش داده می‌شود تا بتوانید پاسخ درست‌تری با توجه به این تجربه به مشتری خود ارائه دهید. همچنین این اطلاعات در دسته‌بندی مشتریان نیز به کمک شما می‌آید. به طور مثال می‌توانید مشتریان را بر اساس معیار‌های مختلفی پس از اتمام تماس نشانه‌گذاری کنید. ممکن است یک مشتری در دسته‌ی مشتریان سرنخ‌های درجه یک قرار بگیرد و دیگری در دسته‌ی مشتریان فعلی که با محصول مشکلی پیدا کرده‌اند. به این ترتیب می‌توانید اولویت‌بندی کنید و به سراغ رفع نیازهای هر دسته بروید و یا آنها به فکر جذب آنها باشید.
اطلاعات مشتریان از طرق مختلفی مانند سایت، تماس، ایمیل، و غیره در نرم افزار CRM ثبت می‌شود. در نرم افزارهای CRM جامع مانند نرم افزار CRM اوج تمامی این اطلاعات به صورت خودکار از منبع ورود آنها به پایگاه داده مشتریان در نرم افزار CRM منتقل می‌شود و برای تمام افراد تیم و مدیران نمایش داده می‌شوند. این یکپارچه شدن داده‌ها پس از ثبت اطلاعات مشتریان از طرق مختلف باعث ایجاد یک هماهنگی بسیار با کیفیت در بین تمام بخش‌های سازمان می‌شود. به طور مثال هماهنگی فاکتور‌های خرید ثبت شده در سایت با اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری و انبار شرکت باعث می‌شود بسیاری از روال‌های اداری یا همان کاغذ بازی‌های وقت‌گیر حذف شود و یا مشکلاتی از قبیل عدم هماهنگی موجودی انبار و سایت برطرف شود و بهترین تجربه برای مشتریان رقم بخورد.
نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان را از کجا تهیه کنیم؟
برای دریافت نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان بستگی به نیازتان ابتدا باید مشخص کنید که آیا یک نرم افزار crm جامع می‌خواهید یا نرم افزار مدیریت تماس کارتان را راه می‌اندازد. نرم افزار CRM دریایی از امکانات و خدمات است که آشنایی با هر کدام از آنها به معنای آشنایی با یک راهکار برای افزایش فروش و بهبود فرآیندهای سازمان است. بنابراین توصیه می‌کنیم برای دریافت بهترین راهنمایی‌ها و مشاورات با کارشناسان CRM اوج تماس بگیرید تا بهترین پیشنهادات را به صورت رایگان دریافت کنید.
پس از دریافت مشاوره از کارشناسان اوج آنها شما را برای دریافت، نصب و کلیه مراحلی که برای اجرای یک سیستم CRM جهت ثبت اطلاعات مشتریان نیاز دارید راهنمایی می‌کنند.
همانطور که دیدیم:
ثبت اطلاعات مشتریان به معنای ساخت مسیری به سمت موفقیت و فروش بیشتر است و بهترین روش شروع موفقیت استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان است. نرم افزار مدیریت ارتباط مشتری CRM اوج، نه تنها ما را در ثبت اطلاعات یاری می‌کند، بلکه با جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی تمام اطلاعات ثبت شده باعث می‌شود قدرت ما در تحلیل مشتریان افزایش یابد و تمام تصمیم‌های مهم سازمانی خود را بر اساس نیاز مشتریان اتخاذ کنیم.
