کیفیت تیمی که یک سازمان جمعآوری میکند، مستقیما روی موفقیت آن در آینده تاثیر میگذارد. در کسب و کارهای پیشرو جذب نیروی مناسب فقط پر کردن یک جای خالی نیست بلکه این انتخاب تعیین میکند که سازمان تا چه اندازه قادر به دستیابی به اهداف خود خواهد بود. از طرف دیگر، استخدام افراد نامناسب هزینههای پنهان زیادی دارد؛ نه تنها زمان و منابع سازمان صرف آموزش و تصحیح اشتباهها میشود، بلکه انرژی و انگیزه تیمها با مشاهده رفت و آمد مکرر افراد کاهش مییابد.
راهحل این مشکل، جدا از بازنگری در استراتژیهای جذب نیرو، استفاده از سیستمی است که بتواند مراحل استخدام را مدیریت کند و چالشهای آن را تا جای ممکن از میان بردارد. با این مقاله همراه باشید تا با نرمافزار جذب استخدام آنلاین یا سیستمهای ATS در نرمافزارهای جامع مثل CRM آشنا شوید و امکانات آن را بررسی کنید.
نرمافزار جذب و استخدام آنلاین چیست؟
سیستم ATS یا Applicant Tracking System نرمافزاری برای مدیریت و بهینهسازی فرآیند جذب نیروی انسانی از ابتدای دریافت رزومه تا آنبوردینگ و ورود به سازمان است که توسط کسب و کارهای مختلف با تیمهای متفاوت یا بخشهای متنوع سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد. این نرمافزار کمک میکند فرآیند جذب نیرو کامل و در مسیر صحیح اجرا شود تا از این طریق هدررفت منابع در این زمینه به حداقل برسد.
کن رابینسون، نویسنده حوزه منابع انسانی
منابع انسانی مثل منابع طبیعیاند؛ اغلب برای یافتنشان باید در عق بیشتری تلاش کرد.
اهمیت استفاده از نرمافزار جذب و استخدام آنلاین
| مزیت | توضیح |
| ایجاد نظم در فرآیند استخدام | همه مراحل استخدام، از دریافت رزومه تا مصاحبه و انتخاب نهایی، مسیر مشخص و قابل پیگیری دارند و هیچ متقاضی فراموش نمیشود. |
| تصمیمگیری آگاهانهتر | اطلاعات متقاضیان، نتایج مصاحبهها و ارزیابیها در یکجا ثبت میشود و انتخاب نیروی مناسب بر اساس داده و مقایسه انجام میشود، نه حافظه یا احساس لحظهای |
| صرفهجویی در زمان و انرژی تیم | کارهای تکراری مثل هماهنگی مصاحبهها و ثبت اطلاعات بهصورت منظم انجام میشود و تیم منابع انسانی میتواند روی بررسی دقیقتر افراد تمرکز کند. |
| شفافیت مدیریتی | مدیران میتوانند زمان استخدام، چالشهای جذب نیرو و نیازهای آینده را ببینند و برنامهریزی دقیقتری برای رشد شرکت انجام دهند. |
| تقویت برند | تجربه منظم و حرفهای متقاضیان، حتی کسانی که استخدام نمیشوند، تصویر حرفهای شرکت را بهبود میدهد و شهرت سازمان را تقویت میکند. |
بهترین نرمافزار جذب و استخدام برای سازمانها
جذب نیرو فقط جمعآوری رزومه نیست؛ از مرحله دریافت رزومهها تا استخدام یک نیروی جدید، همه چیز باید در یک سیستم یکپارچه و منظم کنترل شود. ماژول استخدام نرمافزار اوج ابری بخشی از سیستم منابع انسانی این نرمافزار است که برای مدیریت کامل فرآیند جذب نیرو طراحی شده است. این ماژول به شرکتها کمک میکند تمام مراحل استخدام را بهصورت منظم و یکپارچه مدیریت کنند.
معرفی نرمافزار سی آر ام
CRM چیست؟ سی آر ام سیستمی برای مدیریت بخشهای مختلف یک کسب و کار از جمله استخدام و مدیریت منابع انسانی است که با هدف بهبود ارتباطات، رشد درآمد و ارتقا سازمان، دادههای مختلف و فرآیندهای متفاوت را یکپارچهسازی میکند. در این سیستم اطلاعات مختلف ثبت و نگهداری میشوند و در اختیار بخشهای سازمان قرار میگیرند تا بتوان فرآیندها و چرخههای کاری مختلف را با سرعت و دقت بیشتری انجام داد.
اوج ابری به عنوان اولین سی آر ام دانش بنیان ایرانی، با ویژگیهای مرتبط، قدرت بالا در یکپارچهسازی و انعطافپذیری در شخصیسازی مسیر، ثابت کرده است که میتواند مدیریت استخدام را مانند مدیریت بخشهای دیگر( مثل فروش، میدریت پروژه، تولید، انبار، پشتیبانی و…) به بهترین شکل انجام دهد.
پیشنهاد ویژه
نرمافزار CRM اوج ابری را رایگان تجربه کنید.
امکانات سیستم ATS چیست؟ ۱۰ ویژگی ماژول استخدام در نرمافزار CRM اوج ابری
اوج ابری با هدف پوشش تمام نیازهای کسب و کار، صفر تا صد عملکردهای لازم برای مدیریت جذب نیروی جدید را در لیست امکانات خود جای داده است. در ادامه امکانات اصلی این سیستم معرفی شده اند.
1. مدیریت موقعیتهای شغلی
موقعیتهای شغلی میتوانند همراه با جزئیاتی مثل دپارتمان و حوزه کاری مربوطه، مصاحبه کنندگان، نوع همکاری (دائمی، تمام وقت، پیمانکاری، کارآموزی و…)، تعداد نیروی مورد نیاز، خلاصهای از شرح شغل و… در سیستم تعریف شوند و در قالب کارتهایی با اطلاعات کامل نمایش داده شوند.
2. مدیریت منابع و کانالهای ورود رزومه
با یکپارچهسازی با کانالهای دریافت رزومه مثل سایتهای کاریابی (جابینجا، ای استخدام و…)، ایمیل سازمان و وبسایت سازمان میتوان به صورت خودکار رزومههای متقاضیان را در سیستم ثبت کرد. همچنین در کانالهایی مثل لینکدین که امکان یکپارچهسازی با آن وجود ندارد میتوان رزومههای ورودی را به صورت دستی وارد سیستم نمود.
3. مدیریت رزومهها
بعد از ورود رزومهها برای هر متقاضی یک پروفایل به صورت جداگانه ایجاد میشود که تمام جزئیات در آن ثبت میگردد. اطلاعات تماس، پروفایل لینکدین، مدرک تحصیلی، حقوق پیشنهادی و مهارتهای متقاضی تعیین میشود. همچنین میتوان به هر پروفایل برچسب و یادداشت نیز اضافه کرد.
4. مدیریت یکپارچه مراحل استخدامی
با مشخص کردن مراحل استخدام میتوان با استفاده از نمای کانبان پیشرفت هر رزومه تا استخدام یا رد شدن را مدیریت کرد. هر مرحله میتواند چک لیست مخصوصی شامل اقدامات لازم داشته باشد و برای مسئول مربوطه وظیفهای ایجاد و ارسال شود. با یکپارچهسازی با ماژول تقویم میتوان مصاحبههای آنلاین و حضوری را در برنامهی کاری کارکنان جای داد و برای آنها برنامهریزی کرد. امکان مدیریت مراحل استخدام به صورت نماهای کانبان، لیستها، نمودارها و… وجود دارد.
5. مدیریت دلایل رد شدن رزومهها
دلایلی مانند عدم تطابق با موقعیت شغلی یا عدم توافق با حقوق پیشنهادی میتوانند در سیستم تعریف شوند و از آنها گزارشگیری انجام شود تا به طور کلی استراتژیهای جذب نیرو مورد بررسی قرار بگیرند. به این ترتیب، چالشها شناسایی میشوند. رزومههای رد شده بایگانی میشوند و با یک قالب تعریف شده به کمک ایمیل یا پیامک به متقاضیان اطلاعرسانی میشود.
6. مدیریت وظایف مربوط به فرآیند استخدام
مصاحبهها، ارزیابیها، پیگیریها، ارسال مدارک یا برقراری ارتباطات به عنوان یک تسک در برنامه کاری پرسنل مربوطه قرار میگیرند و به آنها اطلاعرسانی میشود، نتایج هر یک از مراحل تعیین شده نیز توسط مسئول انجام تسک ثبت میشود.
7. مدیریت ارتباطات در چرخههای استخدامی
با یکپارچهسازی با پنلهای پیامک یا ایمیل سازمان بعد از تکمیل هر مرحله به متقاضی دربارهی نتایج آن اطلاعرسانی میشود. یکپارچگی با Google Calendar و Outlook نیز میتواند انجام شود تا برنامهی سازمان با متقاضی کاملا هماهنگ شود. این فرآیند به سازمان کمک میکند نشان دهد کاملا حرفهای عمل میکند. همچنین یادداشتها و ارتباطات داخلی به همکاری تیمی برای پیشبرد اهداف استخدامی سازمان کمک میکند.
8. مدیریت مدارک
مدارکی مانند مدرک هویتی، مدرک تحصیلی یا نمونه کار متقاضیان استخدام میتوانند در سیستم تعریف و دسته بندی شوند تا دسترسی به آنها راحتتر انجام شود. با کمک مدیریت سطوح دسترسی نیز میتوان امنیت مدیریت مدارک را نیز تضمین کرد.
9. مدیریت آنبوردینگ و آفبوردینگ
zipdo.co
۸۶٪ از کارکنان میگویند اگر پذیرش رسمی و آغازی (آنبوردینگ) خوب داشته باشند، احتمال ماندگاری آنها بیشتر میشود.
در صورت پذیرش متقاضی و استخدام، قبل از شروع به کار میتوان لیستی از مراحل آنبوردینگ در سیستم طراحی کرد. به عنوان مثال؛ ساخت اکانت کاربری برای نرمافزارها، تحویل سیستم، معرفی به تیم و…
در این لیست پرسنل مربوطه، بازه زمانی و خلاصهای از شرح وظیفه ثبت میشود و در وظایف کارکنان نیز قرار میگیرد. همچنین در صورت ترک سازمان توسط نیرو لیستی با عنوان آفبوردینگ با همین عملکرد طراحی و اجرا میشود.
10. ایجاد پروفایل کارمندان
در انتهای مسیر استخدام و پس از امضای قرارداد، با یکپارچهسازی با ماژول کارمندان میتوان به صورت خودکار پروفایل جدید ایجاد کرد.
مزایای سیستم ATS در نرمافزار سی آر ام اوج ابری
استخدام فقط یک مرحله نیست، شروع یک مسیر است.
بهمحض اینکه فردی به مرحله استخدام میرسد، بدون نیاز به ورود دوباره دادهها یا جابهجایی دستی اطلاعات اطلاعاتش بهصورت خودکار در پرونده پرسنلی ثبت میشود. به این ترتیب، فرآیند جذب نیرو سریعتر و بدون خطا ادامه پیدا میکند.
همه اطلاعات در یک جا نگهداری میشود.
در نرمافزار سی آر ام از رزومه و یادداشتهای مصاحبه تا وضعیت قرارداد و جایگاه شغلی، همه اطلاعات یکجا و در دسترس هستند. برای گزارشگیری یا بررسی وضعیت نیروی انسانی، دیگر نیازی به ابزارهای جداگانه نیست. این تمرکز اطلاعات به مدیران کمک میکند تصویر شفافتری از تیم داشته باشند و تصمیمهای دقیقتری بگیرند.
هزینههای پنهان کمتر میشود.
شاید در نگاه اول بعضی نرمافزارهای استخدامی هزینه کمتری داشته باشند، اما وقتی در یک سازمان چند ابزار مختلف استفاده شود، هزینه اتصال آنها به هم، زمان صرفشده برای هماهنگی و خطاهای انسانی بهمرور زیاد میشود. سیستم CRM اوج ابری با یکپارچهسازی همه این مراحل، این هزینههای پنهان را حذف میکند و کار تیم را سادهتر میسازد.
روند استخدام قابل تنظیم است.
اوج ابری این امکان را میدهد که روند استخدام مطابق با نیاز هر شرکت طراحی شود. هر سازمان ساختار و فرهنگ خاص خودش را دارد و سیستم اجازه میدهد مراحل بررسی رزومه، مصاحبه و تایید نهایی به شکلی تعریف شوند که با فرآیندهای کسبوکار هماهنگ باشند. این انعطافپذیری باعث میشود تیم منابع انسانی مجبور نباشد خودش را با محدودیتهای یک نرمافزار از پیشتعریفشده تطبیق دهد.
با رشد شرکت، سیستم هم رشد میکند.
ممکن است امروز فقط به استخدام نیرو نیاز باشد، اما در آینده مدیریت عملکرد، آموزش کارکنان یا مدیریت حقوق دریافتی اهمیت پیدا کند. اوج ابری این قابلیتها را در قالب ماژولهای مختلف از قبل دارد و بدون تغییر سیستم یا انتقال اطلاعات میتوان از آنها استفاده کرد.
مدیریت دید بهتری نسبت به وضعیت شرکت پیدا میکند.
استفاده از ماژول استخدام به مدیران کمک میکند تصویر شفافتری از وضعیت سازمان داشته باشند. آنها میتوانند تاثیر استخدامها را روی عملکرد تیمها ببینند، نیازهای آینده را بهتر پیشبینی کنند و تصمیمهای مربوط به منابع انسانی را آگاهانهتر بگیرند.
شروع استفاده از ماژول استخدام نرمافزار CRM اوج ابری
اگر فرآیند استخدام در شرکت شما وقتگیر است و معمولا نتایج جالبی به همراه ندارد، میتوانید همین حالا از سیستم جذب و استخدام آنلاین سی آر ام اوج ابری استفاده کنید. به صورت کاملا رایگان ماژول استخدام و دهها ماژول دیگر آن را امتحان کنید و بعد از بررسی قیمت نرمافزار CRM برای خرید آن برنامه ریزی کنید.
سوالات متداول
اگر پاسخ سوالتان را در بخش سوالات متداول پیدا نکردید، میتوانید با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید.
