هر ایدهای که به سوددهی میرسد، هر مشتری که دوباره از شما خرید میکند و هر بحرانی که در سازمان با موفقیت پشت سر گذاشته میشود، مستقیم یا غیر مستقیم به منابع انسانی سازمان و نحوه مدیریت آن مرتبط میشود. در واقع موفقیت هر کسبوکاری به عملکرد افراد آن وابسته است و هر تصمیم اشتباه در مدیریت منابع انسانی میتواند هزینه ساز باشد؛ هزینههای جبران ناپذیری که مستقیما شهرت کسب و کار را هدف قرار میدهد. تا چند سال پیش مدیریت منابع انسانی به چند پوشه کاغذی محدود میشد؛ اما امروز با بزرگتر شدن تیمها و پیچیدهتر شدن تصمیمها، این روشها دیگر جواب نمیدهند. سازمانها به سیستمی احتیاج دارند که به آنها کمک کند در لحظه بدانند چه کسانی روی چه چیزیهایی، چگونه کار میکنند، چه نیازهایی دارند و چطور میتوانند بهتر رشد کنند. این سیستم با نام نرمافزار HR یا مدیریت منابع انسانی شناخته میشود.برای درک بهتر میتوانید مستقیما پروفایل کارمندان در این سیستم را مشاهده و بررسی کنید.
نرمافزار مدیریت منابع انسانی چیست؟
سیستم مدیریت منابع انسانی یا Human Resources Management System که معمولا به آن نرمافزار HR گفته میشود، نوعی نرمافزار سازمانی است که به کسب و کارها کمک میکند تمام اطلاعات و فرآیندهای مربوط به کارکنان خود را مدیریت کنند. بهعبارت سادهتر، این سیستم همه امور مرتبط با مدیریت کارکنان یک سازمان را برعهده میگیرد و با یکپارچهسازی اطلاعات، شفافسازی عملکرد، کاهش خطاهای انسانی و فراهمکردن دادههای قابلاعتماد برای مدیران به هدایت سازمانها کمک میکند.امروزه اکثر این سیستمها به دلیل کاهش هزینهها بر بستر ابر ارائه میشوند؛ لذا نرمافزارهای پرداخت ماهیانه SaaS به مدیران کمک میکند تا مزایای امنیت بالای دادههای پرسنلی را در این مدل بهتر بشناسند.
چک لیست ویژگیهای سیستم مدیریت منابع انسانی
سیستم مدیریت منابع انسانی شما مستقیما با افراد و تیمها سر و کار دارد و روی جذب، رضایت، عملکرد و حتی ماندگاری کارکنان اثر میگذارد. اگر ندانید چه امکاناتی دارد و کدام بخشهای آن به درد سازمان شما میخورد، ممکن است هزینه زیادی صرف ابزاری کنید که یا بیش از حد پیچیده است یا نیازهای واقعی شما را پوشش نمیدهد. در ادامه مهم ترین عملکردهای این نرمافزار را بررسی میکنیم:
1. مدیریت فرآیندهای جذب و استخدام
نرمافزار مدیریت منابع انسانی کمک میکند فرآیند جذب نیرو ساده تر و منظم تر اجرا شود؛ یعنی مدت زمان پیدا کردن نیروی مناسب و استخدام کمتر میشود و تصمیمگیریها بر اساس دادههای موثق و منظم انجام میشود تا احتمال اشتباه کمتر شود. همچنین متقاضیان نیز تجربه بهتری از تعامل با سازمان پیدا میکنند.
- ثبت موقعیت شغلی و ویژگیهای آن
- دریافت رزومه از کانالهای مختلف مثل ایمیل یا ورود دستی
- دسته بندی رزومهها و تنظیم مراحل مصاحبه
- ثبت ارزیابی متقاضیان
- تصمیمگیری و انتقال اطلاعات به بخش کارکنان در سیستم
2. ثبت پرونده و پروفایلهای کامل کارکنان
به کمک این سیستم میتوان اطلاعات پرسنل را به صورت دقیق و یکپارچه ثبت کرد تا همیشه در دسترس افراد لازم در سازمان باشد و مدیریت منابع انسانی بدون وابستگی به فایلهای دستی و کاغذی بهتر انجام شود.
- ایجاد پروفایل اختصاصی برای هر کارمند با مشخصات کامل
- ثبت اطلاعات سازمانی مثل عنوان شغلی یا مدیر مستقیم
- ثبت قرارداد همکاری و مدارک پرسنلی
- اتصال به بخش حضور و غیاب، مرخصی، حقوق و دستمزد و ارزیابی
3. مدیریت آنبوردینگ پرسنل جدید
با ورود نیروهای جدید به سازمان، یک فرآیند مشخص و یکپارچه برای آمادهسازی آنان برای شروع کار یا همسوسازی (Onboarding) انجام میشود تا یک تجربهی خوب استاندارد برای تمام پرسنل ایجاد شود و در مسیر صحیح، با سرعت بیشتری در سازمان مستقر شوند.در فرآیند آنبوردینگ، سیستم منابع انسانی میتواند با کمک نرمافزار ثبت سفارش کالا یکپارچه شود تا درخواست خرید تجهیزات اداری برای نیروهای جدید، به صورت خودکار به تدارکات ارسال شود.
- تعریف چک لیست آنبوردینگ شامل تحویل تجهیزات، معرفی به تیم و…،
- اتصال به بقیه بخشها برای درخواست ایجاد دسترسی، شروع آموزش و…،
- ایجاد یادآور برای پیگیری عملکرد پرسنل جدید
4. هدف گذاری و ارزیابی عملکرد
هدف گذاری برای استخدام پرسنل کمک میکند انتظارها از افراد شفاف شود و عملکرد آنان قابل سنجش باشد. استفاده از سیستمهای برنامهریزی منابع انسانی به مدیریت بهتر این فرآیند کمک میکند تا در دراز مدت افراد مستعد جذب شده و در جایگاههای مناسب قرار گیرند.
- تعریف هدفهای شغلی در بازههای زمانی
- پیگیری عملکرد با بررسی معیارهایی مثل میزان موفقیت در پروژه یا رشد فروش
- امکان نظرسنجی از مدیر مستقیم و حتی خودارزیابی
- ثبت نتایج ارزیابی در پرونده پرسنلی
- تعیین نیاز برای دستیابی به اهداف مثل برنامههای آموزشی
5. مدیریت سطوح دسترسی
اگر هر یک از پرسنل فقط به اطلاعات و بخشهایی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظیفهاش لازم است هم به امنیت اطلاعات کمک میکند و هم به نظم بیشتر در سازمان. یک نرمافزار مدیریت منابع انسانی دسترسی افراد به دادهها و ایجاد تغییرات در آنها را به سادگی مدیریت میکند.
- تعیین چارت سازمانی و نقشها
- تعیین سطح دسترسی افراد به بخشهای مختلف سیستم فروش، حسابداری و…
- تعیین سطح عملیات افراد مثل امکان مشاهده، امکان ویرایش و…
نکته: اگر از سیستمهای یکپارچه (مثل سامانه سی آر ام) برای مدیریت کل فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید، سطوح دسترسی مستقیما در سیستمهای فروش، تولید، حسابداری و دیگر بخشهای سازمان شما اعمال میشود.
6. مدیریت گردش کار
تعریف، اجرا و کنترل مسیر انجام کارها در سیستم باعث صرفه جویی در وقت و زمان پرسنل میشود و خطا، فراموشی و دوبارهکاری کاهش پیدا میکند. با اتصال به بخشهای دیگر سازمان میتوان گردشهای کاری ایجاد شده را مستقیما پیادهسازی و کنترل کرد.این گردش کارها در سازمانهای بزرگ معمولاً در قالب یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار تعریف میشوند تا تمام تاییدات اداری بین واحدها بدون نیاز به پیگیری حضوری طی شود.
- تعریف مراحل مشخص برای هر فرآیند
- تعیین مسئول برای هر مرحله
- تنظیم قوانین خاص مثل لزوم تایید مدیر برای رفتن به مرحله بعد
نکته: این بخش از سیستم مدیریت منابع انسانی نیاز به اتصال به سیستم مدیریت گردش کار شما دارد. با خرید نرمافزار سی آر ام میتوانید تمام بخشهای سازمان را به صورت یکپارچه مدیریت کنید و بدون نیاز به خرید سیستمهای جدا از هم، منابع انسانی سازمان را راحت تر هدایت کنید
7. مدیریت حضور و غیاب
کنترل و تحلیل زمان کاری کارکنان بدون نیاز به روشهای دستی، فایل اکسل یا گزارشهای شفاهی به همکاری بهتر بین پرسنل و سازمان کمک میکند. با استفاده از این سیستم میتوان با یک دید کلی تیمهای مختلف را نظارت و برای مسئولیتهای آنان برنامهریزی کرد.نظارت بر تیمها زمانی دقیقتر میشود که هماهنگی جلسات و رویدادهای مشترک از طریق یک نرم افزار تقویم سازمانی انجام شود تا تداخلهای کاری در برنامهریزی پرسنل به کلی حذف گردد.
تعریف شیفتها و ساعات کاری
ثبت حضور و غیاب کارکنان با امکان اتصال به دستگاهها یا ورود دستی
- محاسبه خودکار تاخیر و اضافه کاری
- اتصال به بخش ثبت مرخصی
- اتصال به بخش حقوق و مزایا
- امکان مقایسه تیمها یا بازههای زمانی
8. مدیریت حقوق و مزایا
نرمافزار مدیریت منابع انسانی کمک میکند محاسبه و پرداخت حقوق کارکنان بدون نیاز به فایلهای و محاسبات دستی و شفاهی، هر ماه (یا در بازههای زمانی دلخواه) به صورت خودکار انجام شود.
تعریف حقوق پایه، اضافه کاری، مزایا و کسورات، اتصال به بخش حضور و غیاب و مرخصی برای دریافت اطلاعات، محاسبه خودکار حقوق، ثبت ساعات کارکرد و تایم شیت در پروفایل پرسنل، ثبت فیش حقوقی و اتصال به حسابداری برای انجام پرداخت
9. گزارشگیریهای مدیریتی
امکان تولید گزارشات تحلیلی در نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی به مدیران کمک میکند بتوانند وضعیت سازمان را بر اساس اطلاعات موجود ببینند و درباره اقدامات آینده تصمیمگیری کنند.
- ثبت تمام دادههای گفته شده در یک سیستم
- گزارش عملکرد کارکنان و تیمها
- گزارش هزینههای نیرو انسانی
- گزارش جذب، ماندگاری و ریزش نیرو
مزایای استفاده از نرمافزار مدیریت منابع انسانی
آشنایی با تاثیرگذاری هر سیستم در سازمان به شما کمک میکند بدانید دقیقا باید چه انتظاری از این سیستم داشته باشید و ویژگی مشترک همه سیستمهای مدیریتی این است که کمک میکنند کارها منظم و قابلکنترل انجام شوند و تصمیمگیریهای بهتری برای برنامهریزی منابع صورت بگیرد. در ادامه بررسی میکنیم که نرمافزار HR به صورت خاص چه تاثیری در کسب و کار شما خواهد گذاشت.
هماهنگی بهتر بین بخشهای سازمان
با کمک یک سیستم مدیریت منابع انسانی همه بخشهای سازمان به یک منبع اطلاعاتی مشترک دسترسی دارند؛ یعنی هر واحد میداند چه کسی، با چه مسئولیتی و در چه زمانی مشغول کار است. وقتی این اطلاعات شفاف و در دسترس باشند، هماهنگی بین تیمها راحتتر شکل میگیرد و سوتفاهمها کمتر میشود.
صرفه جویی در زمان و منابع سازمان
وقتی اطلاعات و عملکرد کارکنان همگی در یک سیستم متمرکز ثبت میشوند، دیگر نیازی به فایلهای دستی، پیگیریهای حضوری و رفتوبرگشتهای زیاد بین واحدها نیست.
رضایت شغلی بیشتر کارکنان
با استفاده از این سیستم افراد به صورت دقیق میدانند چه وظایفی دارند و حقوق آنها با توجه به ساعات کاری چطور محاسبه میشود. همین شفافیت حس امنیت شغلی ایجاد میکند. مدیریت منابع انسانی با حذف فرآیندهای کاغذی، مواردی مثل درخواست مرخصی یا ثبت اضافه کاری را اتوماسیونسازی میکند و کار پرسنل را آسان تر میکند. این سیستمها کمک میکنند مسیر رشد، آموزش و پیشرفت شغلی نیز برای هر یک از پرسنل ترسیم شود.
Richard Branson ریچارد برانسون کارکنان را آنقدر خوب آموزش دهید که حتی اگر از سازمان شما بروند موفق باشند، اما آنقدر خوب با آنها رفتار کنید که هرگز نخواهند بروند.
بهبود تصیمگیریها
اطلاعات درست و آپدیت شده به کمک این نرمافزارها همیشه در دسترس مدیران است و آنان مجبور نمیشوند به گزارشهای شفاهی یا برداشت شخصی تکیه کنند. سیستم نشان میدهد عملکرد افراد چگونه است و کدام بخشها به سرمایه گذاریهایی مثل، افزایش حقوق، استخدام نیروی جدید یا اجرای برنامههای آموزشی نیاز دارند.
انواع سیستم مدیریت منابع انسانی
سیستمهای منابع انسانی از نظر سطح کارکرد و نگاه مدیریتی به ۳ دسته اصلی مدیریت اطلاعات، مدیریت فرآیندها و مدیریت توسعه تقسیم میشوند. نرمافزارهای زیادی هستند که به عنوان یکی از این سه نوع سیستم تقسیم بندی میشوند اما در عمل مرز این تقسیم بندیها خیلی مشخص نیست. در هر صورت لازم است قبل از انتخاب سیستم مدیریت منابع انسانی خود با رویکرد و هدف هر نوع از آنها آشنا شوید
سیستمهای اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
Human Resource Information Systems پایهایترین شکل سیستم منابع انسانی هستند و تمرکز اصلی آنها روی سازماندهی و مدیریت دادههای کارکنان قرار دارد. ثبت و به اشتراک گذاری اطلاعات پرسنل از مهم ترین وظایف این سیستم است.
سیستمهای مدیریت منابع انسانی (HRMS)
Human Resource Management System علاوه بر ثبت اطلاعات، روی عملیات و فرآیندهای منابع انسانی هم تمرکز دارد و برای بهبود عملکرد برنامهریزی میکند.
سیستمهای مدیریت سرمایه انسانی (HCM)
Human Capital Management، در کنار امکانات گفته شده، با نگاهی بلندمدت قابلیتهای اضافی برای برنامهریزی آموزش کارکنان، توسعه فردی و مدیریت استعدادها را نیز ارائه میدهند.
نقل قول 69٪ از کارکنان نسل Z ترجیح میدهند در شغلی باشند که دوستش دارند حتی اگر حقوق کمتری دریافت کنند.
مقایسه انواع سیستمهای مدیریت و برنامهریزی منابع انسانی
| نوع سیستم | تمرکز اصلی | عملکردهای اصلی | مناسب برای… |
| HRIS | امور پایه مدیریت اطلاعات | نگهداری اطلاعات پرسنل، قراردادها، حضور و غیاب، مرخصیها، گزارشهای ساده | شرکتهای کوچک و سازمانهایی که تازه میخواهند HR را منظم کنند |
| HRMS | مدیریت اطلاعات و فرآیندها | همه امکانات HRIS + حقوق و دستمزد، استخدام، ارزیابی عملکرد، گردش کار | شرکتهای در حال رشد با تعداد پرسنل متوسط |
| HCM | مدیریت و توسعه منابع انسانی | همه امکاناتHRMS + آموزش، مسیر شغلی، تحلیل عملکرد و استعدادها | سازمانهای بزرگ و استراتژیمحور |
راهنمای انتخاب نرمافزار برنامهریزی منابع انسانی
بعد از معرفی انواع سیستمهای مدیریت منابع انسانی، این سوال مطرح میشود که کدام سیستم برای سازمان شما بیشترین بازدهی را خواهد داشت؟ همه چیز به ویژگیهای کسب و کار و برنامهی شما برای آینده آن بستگی دارد. به صورت ساده…
- سازمانهای کوچک تا متوسط که تازه تاسیس شده اند یا هنوز نیروهای زیاد و تیمهای پیچیده ندارند، به مدیریت اطلاعات کارکنان، حضور و غیاب، مرخصیها، قراردادها و… احتیاج دارند پس HRIS گزینه خوبی برای آنها به شمار میآید.
- سازمانهای متوسط چند بخشی با تیمهای متنوع و فرآیندهای مختلف به مدیریت گردش کار و کنترل فعالیتهایی مثل جذب و استخدام نیاز دارند از HRMS بیشترین بهره را خواهند برد.
- و HCM برای سازمانهای بزرگ و هلدینگهای چند شاخهای که امکان برنامهریزی برای آینده کسب و کار و تعیین استراتژیهای خود را دارند و میتوانند روی آموزش توسعه منابع انسانی سرمایه گذاری کنند مناسب است.
دو سوال اساسی
- اگر سازمانی با حدود ۱۰ کارمند فعالیت خود را شروع کند می تواند در همان ابتدای راه، بودجه لازم برای خرید سیستم های جداگانه مدیریت فروش، پرسنل، پروژه انبار، بازاریابی و… را فراهم کند؟
- یا اگر یک سازمان تازه تاسیس در آیندهای نزدیک یا دور به یک هلدینگ بزرگ تبدیل شود چگونه میتواند سیستم منابع انسانی خود را با این تغییرات هماهنگ کند؟
با انتخاب یک سیستم جامع، یکپارچه و منعطف میتوانید تمام بخشهای کسب و کار را تنها با یک نرم افزار مدیریت کنید و بدون نگرانی، همگام با رشد، سیستم مدیریت خود را توسعه دهید.
بهترین نرمافزار برنامهریزی منابع انسانی در ایران
برای شرکتهای کوچک و متوسط (SME)، خرید یک نرمافزار جداگانه HR هم هزینه اضافی است و هم باعث پراکندگی اطلاعات میشود.
نرمافزار CRM یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری نرمافزاری است که به سازمانها کمک میکند اطلاعات، ارتباطات و تعاملات را با مشتریان بهصورت منظم و یکپارچه مدیریت کند؛ اما سی آر امهای مدرن فقط به مشتری محدود نمیشوند و ابزارهای قدرتمند مدیریت منابع انسانی را هم در دل خود دارند.
مثلا نرمافزار CRM اوج ابری با ابزارهای مدیریت منابع انسانی خود شامل حضور و غیاب، استخدام، مرخصی، ثبت ساعات کارکرد، برنامهریزی کاری، مدیریت پرونده کارمندان و حقوق و دستمزد کمک میکند سازمان در یک بستر واحد کار میکند. این یکپارچگی باعث میشود فرآیندها نیازی به دوبارهکاری نداشته باشند و همه واحدها (فروش، منابع انسانی، مالی و مدیریت) به یک منبع داده مشترک دسترسی داشته باشند.
به عنوان مثال، ساعات کاری ثبتشده مستقیما روی حقوق و دستمزد کارکنان اثر میگذارد یا این که مدیران برای بررسی عملکرد فروشندگان میتوانند مستقیما به میزان فروش آنان دسترسی پیدا کنند.
علاوه بر منابع انسانی می توانید با اوج ابری، بازاریابی، فروش، خدمات، تولید، انبار و هر بخش دیگری از کسب و کار خود را با یک پلتفرم هدایت کنید.
ویژگی خاص نرمافزارهای CRM این است که چه سازمان کوچک باشد، چه در حال رشد و چه یک مجموعه بزرگ، سیستم با آن هماهنگ میشود. و نیازی به تعویض سیستمها نیست. فقط کافی ست ویژگیهای مورد نیاز خود را از بین امکانات آن انتخاب و خریداری کنید.
همین حالا میتوانید با آموزش نرمافزار CRM رایگان و استفاده از نسخه دمو آن، از نرمافزار CRM اوج ابری استفاده کنید و ویژگیهای آن را شخصا ارزیابی کنید.
دریافت PDF
پی دی اف این مقاله را می توانید جهت مطالعه در زمان دیگر با یک کلیک دانلود کنید. اگر پاسخ سوالتان را در بخش سوالات متداول پیدا نکردید، میتوانید با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
