ثبت سفارشات، خصوصا در کسب و کارهایی که روزانه با مشتریان زیاد یا خاصی روبهرو هستند فرآیندی حساس تلقی میشود. برای مدیریت این سفارشات و تضمین رضایت مشتری از سرعت و کیفیت، ابزارهایی طراحی شدهاند که مستقیما نیازهای کسب و کارها در این زمینه را هدف قرار دادهاند. این سیستمها با قدرت تحلیل اطلاعات، اتوماسیونسازی و یکپارچهسازی کل سارمان، به تمام تیمهای شما کمک میکنند نگران خطاهای دستی احتمالی یا پیگیریهای اجباری نباشند.
چکلیست شروع CRM
به صورت رایگان فایل اکسل چک لیست بازاریابی درونگرا را با یک کلیک دریافت کنید.
نرمافزار ثبت سفارش کالا چیست؟
نرمافزار ثبت سفارش مشتری سیستم یا ابزاری است که کل فرآیند ثبت، پردازش و تحویل کالا را از لحظهی اول تا انتها مدیریت میکند و با بهینهسازی فرآیند فروش سرعت، دقت و هماهنگی را در سازمان افزایش میدهد.
اهداف کلی سیستم ثبت سفارش
افزایش سرعت چرخه فروش
ثبت سریعتر سفارشها توسط تیم فروش و حذف تأخیرهای بین ثبت سفارش تا تأیید و ثبت فاکتور، سرعت چرخهی فروش بالاتر خواهد رفت. با استفاده از این سیستم نمایندگان فروش میتوانند سفارشات مشتریان را با چند کلیک ثبت و بلافاصله فاکتور یا پیش فاکتور مورد نظر را به بخش تحویل کالا ارجاع دهند.
کاهش خطا و دوبارهکاری
با حذف نیاز به ورود دستی اطلاعات یا لزوم استفاده از چند سیستم برای مدیریت این فرآیند از اشتباهاتی مثل تعداد کالا، قیمت به روز، موجودی کالا یا زمان تحویل جلوگیری میشود. به این ترتیب نرخ برگشت کالا کاهش پیدا کرده و رضایت مشتریان بالاتر میرود.
ایجاد هماهنگی بین واحدها
با ایجاد یک جریان روان بین بخشهای مختلف سازمان از جمله واحدها فروش، انبار، تولید و… همگامسازی لحظهای سفارشات موجودیها و فاکتورها اتفاق میافتد که به یکپارچگی عملیاتی در سراسر سازمان کمک میکند.
افزایش شفافیت در وضعیت سفارشها
با امکان ردیابی وضعیت هر سفارش از ثبت تا تحویل کالا و امکان اطلاعرسانی لحظهای به مشتریان، فرآیند ثبت سفارش به تجربهای شفاف و منحصر به فرد هم برای فروشندگان و مدیران و هم برای مشتریان تبدیل شود
تصمیمگیری هوشمند
جمعآوری داده از سفارشات و رفتار خرید مشتریان میتواند به تحلیل کالاهای پرفروش و کم فروش، دورههای اوج تقاضا و عملکرد نمایندگان کمک کند. به این ترتیب میتوان برای اقدامات خاص مثل تکمیل موجودی کالا در انبار یا برنامه ریزیهای مربپط به تولید بهتر عمل کرد.
افزایش رضایت و وفاداری مشتری
تمام موارد گفته شده در بالا موجب افزایش سرعت، کیفیت و شفافیت فرآیند ثبت کالا میشود که مستقیما روی رضایت و وفاداری مشتریان تاثیرگذار خواهد بود. کاهش اشتباه در ثبت و ارسال کالا و ارتباطات حرفهای که کسب و کار میتواند با استفاده از این سیستم با مشتریان خود برقرار کند، تجربهای مثبت برای مشتریان فراهم میکند که موجب تکرار خرید آنان خواهد شد.
امکانات نرمافزار ثبت سفارش کالا سازمانی
اهداف نرمافزار ثبت سفارش با استفاده از ابزارها و استراتژیهای خاص در سیستم میتواند به دست آید. در ادامه به امکانات اصلی این نرمافزار و معرفی راهکارهای آن میپردازیم
مدیریت سفارشات
ایجاد یک فرآیند سریع و روان برای مدیریت سفارشات در سیستم ثبت سفارش مشتری به ترتیب از طریق مراحل زیر انجام میشود:
- ثبت سفارش توسط فروشنده
- تأیید چندمرحلهای سفارش (طبق تنظیمات شما)
- ارسال خودکار سفارش به انبار
مدیریت موجودی
یکپارچگی نرمافزار ثبت سفارش فروش و انبار کمک میکند از کمبود کالا و یا ازدیاد بی فایده کالا جلوگیری شود. امکانات زیر در سیستم ثبت سفارش به این فرآیند کمک میکند:
- اتصال لحظهای به سیستم مدیریت انبار یا نرمافزار CRM
- رزرو خودکار کالا در لحظه ثبت سفارش تا پرداخت
- تنظیم هشدار برای کمبود موجودی یا کالاهای در حال اتمام
- نمایش موجودی هر انبار یا منطقه برای تیم فروش
مدیریت پرداخت
جهت شفافیت مالی و امکان تسویه سریعتر با مشتری سیستم، سفارش را به بخش صدور فاکتور فروش ارسال میکند و از طریق موارد زیر مدیریت جریان مالی در بخش فروش را تسهیل مینماید.
- صدور خودکار فاکتور
- امکان اتصال به درگاههای پرداخت آنلاین
- امکان یکپارچهسازی با سیستم حسابداری
- ثبت پرداختها، پیشپرداختها و ماندهحساب مشتری با اتصال به CRM
گزارشگیری
برای تصمیمگیریهای دادهمحور، مدیران فروش و مدیران بازاریابی ، منابع انسانی و … میتوانند از امکانات گزارشگیری سیستم ثبت سفارش استفاده کنند:
- گزارش از میزان فروش، سفارشهای باز، کالاهای پرفروش و نرخ لغو
- تحلیل عملکرد فروشندگان و مناطق
- پیشبینی تقاضا و تحلیل رفتار خرید مشتریان
شروع رایگان CRM
پیشنهاد ویژه
نرمافزار CRM اوج ابری را رایگان تجربه کنید.
ویژگیهای سیستم ثبت و مدیریت سفارش کالا
ویژگیهای زیر امکاناتی هستند برای این که سیستم ثبت سفارش کالا سازمانی شما بتواند به حداکثر بهره وری برسد و مزایای خود را به طور کامل در کسب و کار نشان دهد. قبل از انتخاب و خرید سیستم ثبت سفارش حتما موارد زیر را در نظر بگیرید.
یکپارچگی کامل دادهها
امروزه یکپارچگی کلید موفقیت سازمانهایی است که از بخشهای مختلف در ارتباط با مشتریان تشکیل شدهاند. با دید واحد از مشتری، سفارش و جریان درآمد در کل سازمان شفافیت افزایش پیدا کرده و تصمیمگیریها آسان تر میشود. استفاده از سیستمهایی مثل CRM کمک میکند علاوه بر هماهنگی با بخشهایی مثل انبار، تولید و… با تیمهای دیگر در بخشهای بازاریابی، منابع انسانی و… نیز هماهنگ باشید.
خودکارسازی فرآیندها
برای کاهش وابستگی به نیروی انسانی و حذف چالشهای احتمالی در فرآیند فروش، سیستم ثبت سفارش کالا باید قابلیت اتوماسیونسازی برخی از اقدامات را داشته باشد، به عنوان مثال باید بتوان پیامکهای اطلاع رسانی بعد از تایید سفارشات را به صورت خودکار به مشتریان ارسال کرد تا بتواند در زمان و منابع سازمان صرفه جویی نمود.
رابط کاربری ساده و سریع
جهت افزایش سرعت فرآید فروش و ثبت کالا لازم است سیستم کاملا بر اساس تجربه کاربر طراحی و بهینهسازی شذه باشد تا اقدامات مختلف با حداقل کلیک و خطا انجام شود و همچنین در بخش آموزش کارکنان نیز چالشی وجود نداشته باشد.
امنیت و کنترل دسترسی پیشرفته
مدیریت ارتباط با مشتریان فرآیندی حساس با دادههایی حیاتی است که نیاز به اقداماتی خاص برای امنیت بیشتر دارد. با تعریف سطوح دسترسی دقیق برای کاربران میتوان پرسنل و فرآیند فروش را بهتر مدیریت کرد.
قابلیت اتصال از طریق API
ارتباط مستقیم با پلتفرمهای دیگر مثلاً حسابداری، پنل پیامک یا CRM باعث ایجاد جریان خودکار بین سیستمها میشود و هماهنگی بین بخشهای مختلف را چند برابر میکند.
معرفی بهترین نرمافزار هوشمند ثبت سفارش مشتری تحت وب
ماژول POS (Point of Sale) در نرمافزار CRM اوج ابری، بخشی از این سیستم است که مدیریت فروش حضوری و ثبت سفارشات را فراهم میکند.
- ماژول POS یا ثبت سفارش به صورت کامل با سایر بخشهای دیگر نرمافزار اوج ابری از جمله انبار، حسابداری و مخاطبان که شامل پروفایلهای مشتریان است یکپارچه میشود. به این ترتیب هر تراکنش فروش از سمت ماژول ثبت سفارش، به طور خودکار بر موجودی کالا، حسابهای مالی و اطلاعات مشتری تأثیر میگذارد و آنها را بهروز میکند.
- این ماژول دارای رابط کاربری ساده است که امکان استفاده از آن بر روی تبلت یا نمایشگرهای POS را فراهم میکند. از دیگر قابلیتهای مهم آن میتوان به پشتیبانی از چندین صندوق یا شعبه به صورت همزمان، مدیریت موجودی کالا در لحظه، ثبت خودکار تراکنشها در حسابداری، امکان استفاده از چند روش پرداخت در یک فاکتور، و تعریف برنامههای وفاداری برای مشتریان اشاره کرد.
- اوج ابری همچنین با امکان اتصال مستقیم به فروشگاه اینترنتی کمک میکند اطلاعات کالا و فروش میان سیستم حضوری و آنلاین هماهنگ بماند.
- ماژول ثبت سفارش دادههای ارزشمندی برای تحلیلهای مدیریتی و تصمیمگیری فراهم میکند. مدیران میتوانند از اطلاعات POS برای بررسی سودآوری محصولات، شناسایی الگوهای خرید مشتریان، تحلیل ساعات اوج فروش و ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده کنند.
- انتخاب یک سیستم جامع مثل نرمافزار سی آر ام و استفاده از ماژولهای متنوع آن بر حسب نیاز سازمان به صرفه جویی بیشتر در منابع مالی شما کمک میکند. با قیمت برنامه سی آر ام اوج ابری، علاوه بر هماهنگی بیشتر با تمام بخشهای سازمان، از هدررفت بودجه و زمان خود جلوگیری خواهید کرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر از اینجا شروع کنید: نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتریان چیست؟ دریافت PDF
پی دی اف این مقاله را می توانید جهت مطالعه در زمان دیگر با یک کلیک دانلود کنید.
