آنبوردینگ و استقرار crm (سی ار ام) به طور کامل و تخصص توسط تیم خبره

آنبوردینگ CRM چیست؟

سی‌آر‌ام یا نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، سیستمی است که با جمع‌آوری و به‌اشتراک‌گذاری داده‌ها، مدیریت و هدایت فرآیندهای مختلف کسب‌وکار را ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کند. هدف اصلی این نرم‌افزار افزایش فروش است که از طریق استفاده بهینه از منابع، تقویت ارتباطات و پیش‌بینی هوشمندانه نیازها و روندهای سازمان ممکن می‌شود.

آنبوردینگ CRM به مجموعه اقداماتی گفته می‌شود که برای آماده‌سازی نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری انجام می‌شود تا کاربران بتوانند به‌درستی و به‌صورت مؤثر از آن استفاده کنند. هدف آنبوردینگ این است که با کمترین اصطکاک به بخشی از کار روزمره تیم‌های شما تبدیل شود. این فرآیند شامل مواردی مانند سامان‌دهی اطلاعات مشتریان، تنظیم نرم‌افزار متناسب با شیوه کاری تیم و آموزش کاربران است.

چرا آنبوردینگ CRM تا این اندازه مهم است؟

در یک کلام، چون بسیاری از پروژه‌های CRM بدون آنبوردینگ و استقرار صحیح شکست می‌خورند.

معمولا بعد از تهیه‌ی نرم‌افزار سی آر ام، زمانی که یک برنامه مشخص برای آموزش یا تنظیم نرم‌افزار وجود نداشته باشد، کاربران یک‌بار وارد سیستم می‌شوند، نمی‌توانند از آن استفاده کنند و دوباره به روش‌های قدیمی خود برمی‌گردند. حتی اگر استفاده از آن را ادامه دهند، کیفیت داده‌ها پایین است و نمی‌توان از این داده‌ها به صورت صحیح استفاده کرد. بدون آنبوردینگ تیم‌هایی مثل فروش و پشتیبانی همچنان جدا از هم کار می‌کنند و همکاری بین آن‌ها شکل نمی‌گیرد.

وقتی CRM درست استفاده شود، همه تیم‌ها بر اساس یک منبع مشترک با هم هماهنگ می‌شوند و چیزی از قلم نمی‌افتد. نرم‌افزار متناسب با کسب و کار شکل می‌گیرد، اطلاعات لازم در آن ثبت می‌شوند. مسیر‌ها و چرخه‌های کاری طراحی می‌شوند و کاربر به راحتی می‌تواند شروع به استفاده از سیستم کند.

مزایای آنبوردینگ CRM

چرا باید قبل از خرید نرم‌افزار سی آر ام به ویژگی‌های آنبوردینگ آن نیز توجه کنید؟

شروع سریع و بدون سردرگمی

آنبوردینگ درست باعث می‌شود تیم شما از همان روزهای اول بداند هر بخش CRM دقیقا چه کاری انجام می‌دهد. به‌جای آزمون‌وخطا، کاربران مسیر درست استفاده از سیستم را یاد می‌گیرند و سریع‌تر وارد فاز عملیاتی می‌شوند.

افزایش نرخ استفاده از CRM

آنبوردینگ حرفه‌ای کمک می‌کند کاربران ارزش واقعی سیستم را درک کنند و CRM به بخشی از کار روزمره آن‌ها تبدیل شود، نه یک ابزار پیچیده که تمایلی برای استفاده از آن وجود ندارد.

خیلی از کارکنان در برابر سیستم‌های جدید مقاومت دارند. آنبوردینگ با آموزش گام‌به‌گام و مثال‌های واقعی، ترس از تغییر را کم می‌کند و باعث می‌شود تیم‌ها با CRM راحت تر همراه شوند.

استفاده درست از امکانات و ماژول‌ها

CRM امکانات زیادی دارد، اما بدون آنبوردینگ معمولا فقط ۲۰ تا ۳۰٪ آن استفاده می‌شود. آنبوردینگ کمک می‌کند هر تیم (فروش، پشتیبانی، مدیریت و…) بداند دقیقا کدام قابلیت‌ها برایش مهم است و چطور از آن‌ها بیشترین بهره را ببرد.

کاهش خطا در ثبت اطلاعات مشتریان

در آنبوردینگ استاندارد، اصول درست ثبت داده‌ها آموزش داده می‌شود. در نتیجه داده‌های تمیز، قابل تحلیل و قابل اعتماد خواهند بود و می‌توان در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی از آن‌ها استفاده کرد.

بازگشت سریع‌تر سرمایه (ROI)

هرچه تیم زودتر و درست‌تر از CRM استفاده کند، سریع‌تر به افزایش فروش، بهبود ارتباط با مشتری و کاهش هزینه‌ها می‌رسد. آنبوردینگ، فاصله بین خرید CRM و دیدن نتیجه آن را کوتاه می‌کند.

هم‌راستایی CRM با فرآیندهای کسب‌وکار

در آنبوردینگ حرفه‌ای، CRM متناسب با فرآیندهای فروش، پشتیبانی و بازاریابی شما تنظیم می‌شود. در واقع نرم‌افزار با کسب‌وکار شما هماهنگ می‌شود، نه اینکه شما مجبور شوید خودتان را با نرم‌افزار تطبیق دهید.

مراحل آنبوردینگ و استقرار CRM

بعد از خرید نرم‌افزار سی آر ام، مراحل استقرار و آنبوردینگ آن به ترتیب زیر اجرا می‌شوند.

مرحله اول؛ برنامه‌ریزی برای پیاده‌سازی  CRM

1. در قدم اول باید مشخص کنید دقیقا از CRM چه انتظاری دارید. این هدف‌ها نباید کلی و مبهم باشند، بلکه باید قابل‌اندازه‌گیری باشند. مثلا «می‌خواهیم فروش شفاف‌تر شود» چندان کاربردی نیست، اما اگر تعیین کنید «همه کارشناسان فروش باید حداکثر تا ۲۴ ساعت تماس‌های خود را در CRM ثبت کنند»، یک هدف روشن و عملی تعریف کرده‌اید.
2. بعد نوبت بررسی وضعیت فعلی است؛ حتی اگر اطلاعات شما در فایل‌های پراکنده یا کاغذهای دستی ذخیره شده باشد باید ببینید چه داده‌هایی دارید، کجا نگهداری می‌شوند و کدام موارد نیاز به مرتب‌سازی دارند. پیدا کردن و حذف اطلاعات ناقص یا اشتباه در این مرحله، جلوی انتقال داده‌های بی‌کیفیت به CRM را در آینده می‌گیرد.
3. در مرحله آخر تعیین کنید چه کسی مسئول چه کاری است، هر مرحله چه زمانی باید انجام شود، اطلاعات بین واحدها چگونه به اشتراک گذاشته می‌شود و روند انتقال داده‌ها چطور خواهد بود.

مرحله دوم؛ انتقال داده‌ها به CRM

در این بخش باید اطمینان حاصل کنید از اینکه تمام داده‌ها به CRM جدید منتقل شوند.

• مشخص کنید چه اطلاعاتی باید منتقل شود: مشتریان، شرکت‌ها، فرصت‌های فروش، فاکتورها، ایمیل‌ها و تاریخچه تعاملات.
• داده‌های تکراری، ناقص یا اشتباه حذف یا اصلاح می‌شوند.
• به صورت دستی یا خودکار(ایمپورت فایل اکسل) داده‌ها را وارد سیستم کنید.

مرحله سوم؛ تنظیم نرم‌افزار CRM

در این مرحله سیستم برای مطابقت با فرآیندها و نیازهای خاص کسب‌وکار آماده می‌شود.

• دسترسی کاربران به ماژول‌ها و اطلاعات مشخص می‌شود.
• فیلدهای مربوط به مشتریان، فرصت‌ها و سفارشات طبق نیاز کسب‌وکار ایجاد و سفارشی می‌شوند.
• یکپارچه‌سازی نرم‌افزار با ایمیل، پیامک، سیستم حسابداری، وب‌سایت و…
• تنظیم چرخه‌های کاری مختلف و تعیین مراحل و خروجی
• تنظیم فرآیندهای خودکار مثل یادآوری تماس با مشتری، ارسال پیامک تخفیف و…

مرحله چهارم؛ آموزش کاربران برای استفاده از CRM

در این مرحله سیستم و اهداف کلی آن به کاربران معرفی می‌شوند. همچنین اهمیت ثبت درست داده‌ها و رعایت استانداردهای یکپارچه‌سازی داده‌ها به کاربران آموزش دهید. بر اساس وظایف و نقش افراد، آموزش‌های عمومی و تخصصی درباره‌ی نحوه کار با سیستم ارائه کنید. برخی از موارد لازم برای آموزش شامل موارد زیر است:

• آموزش ثبت داده و استانداردها
• آموزش فرآیندها و گردش کار
• آموزش دسترسی به داده‌ها
• آموزش گزارش‌گیری و داشبوردها

مرحله پنجم؛ شروع استفاده از CRM و پیگیری

بعد از راه‌اندازی، روی نحوه استفاده کاربران از سیستم تمرکز کنید:

• آیا کاربران تمام اطلاعات را ثبت می‌کنند؟
• آیا رکوردها کامل و دقیق هستند؟
• کیفیت داده‌ها حفظ شده یا در حال افت است؟

همچنین به‌صورت منظم نظرسنجی در این باره انجام دهید و سوالاتی مثل: «چه چیزی کار با سیستم را سخت می‌کند؟»، «چه ویژگی کم است؟» یا «چه چیزی باعث راحت‌تر شدن کارها می‌شود؟» بپرسید.

مدت زمان آنبوردینگ نرم‌افزار CRM

آنبوردینگ CRM چقدر طول می‌کشد؟ مدت زمان آنبوردینگ CRM به اندازه و پیچیدگی کسب‌وکار، تعداد کاربران، حجم داده‌ها و سطح سفارشی‌سازی نرم‌افزار بستگی دارد و نمی‌توان یک عدد ثابت برای همه تعیین کرد. اگر سیستمی را انتخاب کنید که ویژگی‌های زیر را داشته باشد آنبوردینگ آن سریع‌تر ، شفاف‌تر و راحت‌تر انجام می‌شود.

1.      رابط کاربری ساده و کاربرپسند

رابط کاربری ساده و کاربرپسند باعث می‌شود کاربران CRM سریع‌تر با سیستم آشنا شوند و مسیر انجام کارها برایشان واضح باشد، خطاها کاهش پیدا کند و نیاز به آموزش و پشتیبانی اضافی کم شود. طراحی بصری و مرتب اعتماد کاربران را افزایش می‌دهد و امکان تمرین عملی راحت‌تر را فراهم می‌کند، در نتیجه آنبوردینگ سریع‌تر و مؤثرتر انجام می‌شود.

2.      قابلیت ایمپورت و انتقال داده‌ها

این قابلیت اطلاعات مشتریان، سرنخ‌ها و سوابق فروش را به صورت خودکار و یکجا وارد سیستم می‌کند و نیازی به ثبت دستی داده‌ها نیست. این موضوع زمان صرف شده برای مرحله انتقال داده‌ها را به شدت کاهش می‌دهد، خطاهای انسانی را کم می‌کند و تیم‌ها از همان روز اول می‌توانند با داده‌های واقعی کار کنند و وارد فرآیندهای عملیاتی شوند.

3.      سیستم ماژولار و قابل سفارشی‌سازی

با این ویژگی می‌توان فقط ماژول‌ها و امکانات مورد نیاز کسب‌وکار را فعال و تنظیم کرد و نیاز به راه‌اندازی تمام بخش‌ها از ابتدا نیست. این ویژگی باعث می‌شود پیکربندی سیستم ساده‌تر و سریع‌تر انجام شود، کاربران راحت‌تر با بخش‌های واقعی کار می‌کنند و مرحله آموزش و تست کوتاه‌تر و هدفمندتر شود.

4.      مدیریت سطوح دسترسی

با امکان مدیریت سطوح دسترسی کاربران هر کاربر فقط با بخش‌ها و اطلاعات مورد نیاز نقش خود در سیستم کار می‌کند و سردرگمی کاهش می‌یابد. این ویژگی آموزش کاربران را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند، اشتباهات هنگام وارد کردن داده‌ها کمتر می‌شود و تیم‌ها سریع‌تر وارد فرآیندهای واقعی کسب‌وکار می‌شوند.

5.      پشتیبانی تضمینی

با پشتیبانی شرکت‌های ارائه دهنده CRM تیم می‌تواند به سرعت به مشکلات، سوالات و اشکالات فنی پاسخ دهد. این کمک مستقیم باعث می‌شود مراحل انتقال داده، پیکربندی و آموزش کاربران روان‌تر پیش برود و سیستم سریع‌تر آماده بهره‌برداری واقعی شود.

6.      امکان استفاده آزمایشی

امکان استفاده آزمایشی از نرم‌افزار قبل از خرید باعث آنبوردینگ سریع‌تر CRM می‌شود. کاربران از قبل با محیط، قابلیت‌ها و گردش کارهای اصلی سیستم آشنا می‌شوند و یادگیری در مرحله رسمی پیاده‌سازی کوتاه‌تر می‌شود. همچنین تیم می‌تواند نیازهای خود را بهتر شناسایی و تنظیمات اولیه را آماده کند.

7.      خدمات مکمل

خدمات مکمل مانند مستندات آموزشی، مدیریت CRM، مشاوره تخصصی و سفارشی‌سازی اختصاصی باعث آنبوردینگ سریع‌تر CRM می‌شوند چون کسب‌وکار با راهنمایی کارشناسان حرفه‌ای مسیر صحیح پیکربندی سیستم و گردش کارها را طی می‌کند. همچنین سفارشی‌سازی اختصاصی اطمینان می‌دهد که ماژول‌ها و فیلدها متناسب با نیاز واقعی سازمان تنظیم شده‌اند.

سریع‌ترین و ساده‌ترین سیستم سی آر ام فارسی

نرم‌افزار سی آر ام اوج ابری، جامع‌ترین و در عین حال ساده‌ترین سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان است که با ویژگی‌های گفته شده در بالا، در حداقل زمان ممکن آماده‌ی بهره برداری سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف خواهد بود.

آنبوردینگ CRM اوج ابری

پس از خرید نرم‌افزار CRM اوج ابری، تمامی مراحل آنبوردینگ و استقرار نرم‌افزار توسط تیم اوج ابری انجام می‌شود. نیازسنجی، انتقال داده‌ها، یکپارچه‌سازی و شخصی‌سازی سیستم طبق برنامه انجام شده و نرم‌افزار کاملاً آماده و قابل استفاده در اختیار شما قرار می‌گیرد. علاوه بر ارائه مستندات آموزشی عمومی و تخصصی، کارشناسان فنی تیم، آموزش نحوه استفاده کاربران از سیستم را نیز بر عهده دارند. همچنین، در طول مدت استفاده از اوج ابری، می‌توانید به صورت رایگان از خدمات پشتیبانی این تیم بهره‌مند شوید.

برای شروع استفاده از نرم‌افزار سی آر ام اوج ابری می‌توانید همین حالا با ساخت اکانت اختصاصی خود، ۵ روز از تمام ویژگی‌ها، ماژول‌ها و امکانات اوج ابری به صورت رایگان استفاده کنید. بعد از با توجه به عملکرد سیستم، قیمت CRM و نیازهای خود ماژول‌های مورد نظر خود را انتخاب و خریداری نمایید. فرآیند آنبوردینگ، بدون صرف هیچ هزینه‌ای از لحظه‌ی خرید شما آغاز شده و تا تکمیل این مسیر کارشناسان فنی ما در کنار شما هستند.