نرم‌افزار مدیریت پروژه؛ معرفی بهترین ابزارهای حرفه‌ای آنلاین در سال 1404

نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزار مدیریت پروژه ابزاری دیجیتال است که به تیم‌ها در هر حوزه‌ای کمک می‌کند فعالیت‌های مربوط به یک پروژه را به راحتی برنامه‌ریزی و مدیریت کنند. با این نرم‌افزار، مدیر پروژه می‌تواند وظایف را بین افراد تیم تقسیم کند، زمان انجام آن‌ها را مشخص کند و پیشرفت پروژه را پیگیری نماید. همچنین با ویژگی‌هایی مثل کانال‌های ارتباطی سریع، فرآیند همکاری تا رسیدن به هدف بهبود پیدا می‌کند.

جدول ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار مدیریت پروژه

هر نرم‌افزار مدیریت پروژه هوشمندی برای آن که بتواند تغییر مثبتی در روند انجام و نرخ موفقیت پروژه‌ها بگذارد، باید ویژگی‌های اصلی زیر را داشته باشد. موارد زیر در واقع نیازهای اساسی تیم‌ها برای رسیدن به یک خروجی با کیفیت هستند.

مقایسه بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین در سال ۱۴۰۴

تا به امروز، ابزارهای مختلفی برای مدیریت مسیر انجام پروژه‌ها طراحی شده‌اند که در آن‌ها ویژگی‌های اصلی مدیریت پروژه وجود دارند با این حال با وجود تنوع بالای این نرم‌افزارها، انتخاب گزینه مناسب کار ساده‌ای نیست. هر یک از این ابزارها امکانات، مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند و بسته به نوع پروژه و اندازه تیم، می‌توانند تأثیر زیادی بر موفقیت پروژه داشته باشد. در ادامه ۳ مورد از آشناترین نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه را معرفی و بررسی خواهیم کرد.

1.      میزیتو

میزیتو یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین و سیستم همکاری تیمی است که برای مدیریت پروژه‌ها، وظایف، ارتباطات داخلی، مشتریان و مکاتبات سازمانی طراحی شده است.

ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه میزیتو

• مدیریت و تخصیص وظایف
• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌های مختلف
• ساختاردهی و فازبندی پروژه‌ها
• امکان همکاری مستقیم و ارتباطات تیمی
• تولید گزارش‌ از روند پیشرفت و عملکرد افراد

معایب نرم‌افزار میزیتو

• عدم یکپارچگی عمیق با داده‌های مشتری و فروش
• محدودیت در ارائه دید ۳۶۰ درجه از کسب‌وکار
• محدودیت در استفاده آزمایشی از امکانات پیشرفته
• نیاز به ابزارهای متعدد برای پوشش کامل فرآیندها
• محدودیت در همکاری بین‌بخشی گسترده

2.      ترلو (Trello)

نرم‌افزار ترلو یک ابزار مدیریت پروژه و وظایف آنلاین است که به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها را به صورت ساده و بصری مدیریت کنند.

ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه ترلو

• نمای کانبان
• برنامه‌ریزی روزانه
• اولویت‌بندی فعالیت‌ها
• تخصیص وظایف
• امکانات همکاری تیمی

معایب نرم‌افزار ترلو

• محدودیت در نماهای بصری
• گزارش‌دهی محدود
• عدم پیگیری زمان
• عدم امکان تعریف سطوح
• ارتباطات تیمی بسیار محدود
• عدم دسترسی به اطلاعات مشتری

3.      اوج ابری

نرم‌افزار سی آر ام اوج ابری، ابزاری است که برای مدیریت تمام بخش‌های یک کسب و کار از جمله مدیریت پروژه‌های داخلی یا پروژه‌های سفارشی از جانب مشتریان طراحی شده است. ماژول مدیریت پروژه اوج ابری، تمام ویژگی‌های لازم برای تولید یک خروجی با کیفیت، در زمان مقرر شده را ارائه می‌دهد. با تمرکز بر تسهیل ارتباطات درون تیمی روند انجام هر پروژه‌ای در این ماژول با سرعت و دقت بیشتری طی می‌شود.

نرم‌افزار سی آر ام یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری یعنی چه؟

قبل از این که به بررسی عملکرد ماژول مدیریت پروژه اوج ابری بپردازیم نیاز است بدانیم نرم‌افزار CRM چیست.

 Customer Relationship Management یک نرم‌افزار جامع است که برای کنترل، هدایت و بهینه‌سازی تمام فرآیندهای یک مجموعه طراحی شده است. از بازاریابی تا فروش، از مدیریت موجودی کالا تا مدیریت منابع انسانی همگی می‌توانند توسط این نرم‌افزار مدیریت شوند. سی آر ام اوج ابری، اولین پلتفرم دانش‌بنیان CRM ایرانی است که تمام ویژگی‌های آن کاملا بومی‌سازی شده با توجه به نیازهای کسب و کارهای داخلی توسعه پیدا کرده است.

چک لیست امکانات نرم‌افزار مدیریت پروژه اوج ابری

ماژول مدیریت پروژه سی آر ام کمک می‌کند تمام فعالیت‌های مربوط به یک پروژه با یک سیستم کنترل شود. فرقی نمی‌کند به طور هم زمان در حال پیش‌برد چند پروژه هستید یا تعداد اعضا و حجم وظایف مربوط به هر پروژه چقدر است؛ با این سیستم به راحتی می‌توانید به تکنولوژی اعتماد کنید و تمرکز خود را روی موارد حیاتی‌تر بگذارید. در ادامه امکانات اصلی نرم‌افزار سی آر ام اوج ابری را برای مدیریت پروژه‌های مختلف بررسی می‌کنیم.

1. ایجاد و مدیریت پروژه‌ها

• می‌توانید پروژه‌های جدید بسازید و آن‌ها را مثلا بر اساس تیم، مشتری یا نوع پروژه دسته‌بندی کنید.
• پروژه‌ها به وظایف و زیر وظایف تقسیم می‌شوند و می‌توان هر کدام را به یک نفر یا تیم مشخص اختصاص داد.
• مدیر پروژه می‌تواند اولویت‌ها و مهلت انجام هر وظیفه را مشخص کند تا کارها به ترتیب اهمیت و زمان انجام شوند.

2. زمان‌بندی و نماهای بصری

• امکان استفاده از چارت گانت کمک می‌کند تا زمان‌بندی کل پروژه و وابستگی بین کارها به راحتی مشخص شود.
• برد کانبان نیز یک روش بصری برای مدیریت وظایف است که می‌توانید وضعیت هر تسک یا وظیفه را با کشیدن و رها کردن تغییر دهید.
• جدول زمانی و ماژول تقویم به شما اجازه می‌دهد جلسات، مهلت‌ها و رویدادهای مهم پروژه را به راحتی رصد کنید و آن‌ها را از دست ندهید.

3.      پیگیری پیشرفت و عملکرد

• اوج ابری به شما امکان می‌دهد به راحتی با یک نما درصد پیشرفت هر وظیفه و کل پروژه را مشاهده کنید.
• زمان صرف شده روی هر وظیفه می‌تواند توسط هر یک از اعضای تیم ثبت شود تا راندمان کلی مشخص شود.
• در صورتی که یکی از وظایف فراموش شود یا نزدیک به مهلت تعیین شده باشد، نرم‌افزار یادآور ارسال می‌کند.

4.      مدیریت منابع

• اوج ابری امکان تخصیص منابعی مثل نیروی انسانی، بودجه و تجهیزات را به وظایف مربوطه فراهم می‌کند.
• می‌توان با توجه به ظرفیت تیم(ساعات کاری، وظایف قبلی و…) کارها را به طور متعادل بین اعضا تقسیم کرد.

5.      ارتباط تیمی

• اعضای تیم می‌توانند فایل‌ها، مستندات و یادداشت‌ها را در نرم‌افزار به اشتراک بگذارند.
• پیام‌رسان داخلی، امکان گفتگو یا کامنت گذاری در هر کارت وظیفه وجود دارد تا هماهنگی بین اعضا ساده‌تر شود.
• هر وظیفه می‌تواند نظرات و یادداشت‌ها داشته باشد و تغییرات آن ثبت شود تا همه تیم در جریان قرار بگیرند.

6.      گزارش‌دهی

• نرم‌افزار می‌تواند گزارش‌های پیشرفت، عملکرد و بهره‌وری تیم تولید کند.
• داشبوردهای گرافیکی وضعیت پروژه‌ها، منابع و هزینه‌ها را به طور واضح نشان می‌دهند.
• این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تصمیمات بهتری برای بهینه‌سازی پروژه بگیرند.

7.      یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها

• ماژول مدیریت پروژه می‌تواند با سیستم‌های دیگر مانند حسابداری، منابع انسانی و فروش وصل شود.
• این اتصال باعث می‌شود که چرخه کامل پروژه، مشتری و درآمد را بتوان در یک محیط مدیریت کرد.
• امکان اتوماسیون بین ماژول‌ها وجود دارد، مثلا وقتی یک وظیفه تمام شد، کار بعدی به صورت خودکار شروع شود.

8.      سفارشی‌سازی و اتوماسیون

• می‌توان نرم‌افزار را بر اساس نیاز تیم یا پروژه سفارشی کرد، مثلا مراحل، فیلدها یا فرم‌ها را تغییر داد.
• امکان تعریف قواعد اتوماسیون‌سازی برای هشدار، یادآوری و تغییر وضعیت کارها وجود دارد تا مدیریت پروژه ساده‌تر شود.

پیشنهاد ویژه

نرم‌افزار CRM اوج ابری را رایگان تجربه کنید.

شروع رایگان CRM

مراحل مدیریت پروژه به وسیله ماژول مدیریت پروژه CRM اوج ابری

1. ابتدا یک پروژه جدید در ماژول مدیریت پروژه ایجاد می‌شود و نام آن، مشتری مربوطه و اعضای تیم برای آن مشخص می‌گردد.
2. مراحل انجام کار مانند تحلیل، اجرا و تحویل به‌صورت ستون‌های کاری تعریف می‌شوند تا روند پیشرفت پروژه مشخص باشد.
3. پروژه به وظایف کوچک‌تر تقسیم می‌شود و هر وظیفه به عنوان یک کارت به یک عضو تیم اختصاص داده می‌شود.
4. زمان شروع و پایان فعالیت‌ها مشخص می‌شود تا ترتیب انجام کارها مشخص باشد.
5. اعضای تیم در کارت هر وظیفه یا تسک می‌توانند پیام بگذارند، فایل بارگذاری کنند و توضیحات لازم را ثبت کنند.
6. زمان صرف‌شده برای هر فعالیت ثبت می‌شود تا میزان پیشرفت و هزینه‌های پروژه قابل بررسی باشد.
7. مدیر پروژه می‌تواند با یک نما، وضعیت کلی پروژه، وظایف عقب‌افتاده و عملکرد تیم را بررسی کند.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت پروژه نرم‌افزار CRM

بعد از استفاده از ماژول مدیریت پروژه، چه تغییراتی رخ خواهد داد؟ ممکن است تصور کنید مدیریت پروژه فرآیندی است که می‌تواند به راحتی با فایل‌های دستی یا اکسل و پلتفرم‌های ارتباطی متفرقه نیز مدیریت شود، اما واقعیت این است که تهیه‌ی یک سیستم جامع با ویژگی‌های مرتبط می‌تواند تمام معیارهای کلیدی عملکرد شما را بهبود ببخشد. در ادامه مزایای اصلی استفاده از این سیستم را به صورت خلاصه بررسی کرده‌ایم.

افزایش بهره‌وری

سیستم مدیریت پروژه باعث می‌شود تیم‌ها بهره‌وری بیشتری داشته باشند، چون وظایف و مهلت انجام آن‌ها به طور واضح مشخص می‌شود؛ یعنی هر یک از افراد می‌داند چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهد. به این ترتیب وقت کمتری هدر می‌رود و کارها سریع‌تر پیش خواهد رفت.

بهبود همکاری

اعضا می‌توانند به صورت تعاملی فایل‌ها، یادداشت‌ها و نظرات خود را در یک محیط به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، اطلاع‌رسانی‌ها و اعلان‌ها باعث می‌شوند که همه اعضا همواره از پیشرفت پروژه باخبر باشند.

کنترل بهتر پروژه

مدیران می‌توانند در هر لحظه وضعیت کلی پروژه و میزان پیشرفت وظایف را مشاهده کنند. به این ترتیب، اگر مشکل یا تاخیری به وجود بیاید، سریع شناسایی می‌شود و می‌توان به‌موقع اقدامات اصلاحی لازم را انجام داد.

صرفه‌جویی در منابع

با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه، منابع انسانی، مالی و تجهیزات به شکل درست و هدفمند تخصیص داده می‌شوند. بودجه و زمان پروژه به‌صورت دقیق کنترل می‌شود و در نتیجه از هدررفت منابع جلوگیری شده و هزینه‌ها کاهش می‌یابد.

تصمیم‌گیری‌های بهتر

سیستم مدیریت پروژه گزارش‌های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی در اختیار مدیران قرار می‌دهد. به این ترتیب، تصمیم‌گیری‌ها بر پایه داده‌های واقعی، دقیق و قابل اعتماد انجام می‌شود.

بهبود مسئولیت کاری

در نرم‌افزار مدیریت پروژه به‌طور واضح مشخص است که هر عضو تیم چه وظایفی بر عهده دارد و چه میزان پیشرفت داشته است. این شفافیت باعث می‌شود افراد مسئولیت‌پذیرتر عمل کنند و نظم و تعهد کاری در تیم افزایش پیدا کند.

نتیجه‌گیری

همان طور که بررسی شد، استفاده از یک سیستم یکپارچه برای مدیریت وظایف و مراحل انجام پروژه، به خصوص در کسب و کارهای پروژه محور مثل شرکت‌های ساختمانی، نرم‌افزاری، تبلیغاتی و… ضروریت بالایی دارد. از آنجا که ارتباط مؤثر بخش مهمی از مدیریت پروژه است، استفاده از نرم‌افزاری مثل CRM که همه تیم‌ها را به هم وصل می‌کند و جریان اطلاعات را بین آن‌ها برقرار نگه می‌دارد، نسبت به نرم‌افزارهای جداگانه مزیت بیشتری دارد.

نرم‌افزار CRM اوج ابری با ماژول مدیریت پروژه خود، علاوه بر این که تمام امکانات لازم را در اختیار اعضای تیم‌های انجام پروژه قرار می‌دهد، با قیمتی کاملا مقرون به صرفه و امکان یکپارچه‌سازی با بخش‌های دیگر سازمان، به انتخاب اول بسیاری از کسب و کارهای پیشرو تبدیل شده است.

برای آموزش نرم‌افزار CRM اوج ابری می‌توانید همین حالا از این سیستم به صورت رایگان استفاده کنید. با ساخت اکانت اختصاصی اوج ابری تمام امکانات و ماژول‌های آن  بدون پرداخت هیچ هزینه‌ای برای یک زمان محدود در اختیار شما قرار خواهد گرفت. بعد از آن می‌توانید با دید کامل و اطمینان از کارایی سیستم برای خرید آن اقدام کنید.