در بیشتر مجموعهها، مخصوصا کسب و کارهای تولیدمحور، مسئله اصلی خرید و تامین مواد اولیه، قیمت بالا نیست؛ بلکه بیبرنامه بودن است. مثلا خریدها زمانی انجام میشوند که کار به مشکل خورده یا موجودی تمام شده است. در این شرایط، بررسی درست نیاز و مقایسه قیمتها امکانپذیر نیست و در نهایت معلوم نمیشود سازمان بهترین تصمیم را گرفته است یا خیر. هر سازمان، حتی اگر بخش تولید هم نداشته باشد، برای تهیهی امکانات لازم برای کارکنان خود به یک نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات نیاز دارد تا روی این بخش هم کنترل لازم را داشته باشد. اگر فکر میکنید بقا یا ورشکستگی سازمانهای بزرگ به همین تصمیمهای کوچک وابسته نیست کاملا در اشتباه هستید!کافیست به سیستم مدیریت خرید نگاهی بیاندازید تا ببینید چطور با امکانات مختلف به کنترل بهتر سازمان کمک میکند.
نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات چیست؟
نرمافزار هوشمند مدیریت خرید و تامین کالا سازمان یا سیستم خرید سازمانی سیستمی است که کسبوکارها از آن برای مدیریت مؤثر تأمین کالا یا خدمات مورد نیاز یا مواد اولیه برای تولید محصول استفاده میکنند. استفاده از این سیستم کمک میکند خریدهای سازمانی با بودجه، استانداردها و اهداف سازمان همراستا باشند و در عین حال خطاها، تاخیرها و هزینههای اضافی به حداقل برسند.
سیستم مدیریت خرید سازمانی چگونه کار میکند؟
مراحل ثبت و پردازش خرید در سیستم مدیریت خرید شامل موارد زیر است:
- یکی از اعضای سازمان نیازی را شناسایی میکند (مثلاً مواد اولیه یا لایسنس نرمافزار). سپس یک درخواست خرید ثبت میکند.
- مدیران مربوطه آن را از نظر ضرورت بررسی میکنند.
- پس از تأیید، سازمان از بین تامینکنندگان موجود در سیستم یکی را انتخاب میکند.
- سفارش خرید و فاکتور برای تامینکننده از کانالهای مختلف ارسال میشود.
- با دریافت کالا، اقلام از نظر تطابق و صحت بررسی میشوند. فاکتورها با سفارشها تطبیق داده میشوند.
- پرداخت انجام میشود و سوابق به صورت خودکار در سیستم ثبت میشوند.
- با دریافت کالا موجودی انبار نیز بهروزرسانی میگردد.
مثال:
یک رستوران از سیستم خرید برای مدیریت سفارشهای مواد اولیه استفاده میکند. وقتی تیم آشپزخانه درخواست تامین برنج را ثبت میکند، سیستم بهصورت خودکار موجودی انبار را بررسی میکند، بعد مدیر مربوطه سفارش را تایید میکند و آن را برای تامینکنندهای که از قبل با او توافق شده ارسال میکند.
کدام سازمانها به نرمافزار خرید و تدارک نیاز دارند؟
شاید در نگاه اول به نظر برسد فقط مجموعههای تولیدی به سیستم مدیریت خرید نیاز دارند اما واقعیت این است که تمام شرکتها برای مدیریت تجهیزات، نرمافزارها، مواد اولیه و… به این سیستم نیاز پیدا خواهند کرد. هر زمان که مکانی برای سازمان وجود داشته باشد، افرادی برای این سازمان کار کنند، تجهیزات فیزیکی یا نرمافزاری برای انجام کارها مورد نیاز باشد یا خط تولیدی برای تولید محصول در کار باشد باید از تکنولوژی برای مدیریت این چرخه استفاده کرد.
اما این سیستم دقیقا برای کدام کسب و کارها ضروری است؟ اگر هر کدام از ویژگیهای زیر در کسب و کار شما وجود دارد، وقت آن است که با اولویت بالا، به فکر تهیه نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات خود باشید.
- سازمانهای تولیدی، پروژهمحور و عملیاتی به مواد اولیه وابستهاند و تاخیر در خرید میتواند کل عملیات را متوقف کند. این سازمانها به دید دقیق از وضعیت سفارشها، تحویلها و موجودی نیاز دارند.
- سازمانهایی که خریدهای زیاد و تکرارشونده دارند معمولا با مشکلاتی مثل تفاوت قیمتها و ناهماهنگی بین واحدها مواجه میشوند و وقتی مدیریت خرید بهصورت دستی یا با فایلهای اکسل انجام شود، تصویر روشنی از هزینهها وجود ندارد.
- سازمانهایی با چند واحد یا چند شعبه چون وقتی درخواست خرید از چند واحد یا چند شعبه مختلف میآید، کنترل اینکه چه کسی چه چیزی خریده به چه علتی خریده بدون سیستم مدیریت خرید غیرممکن میشود.
- سازمانهایی که هزینههای غیرمستقیم آنها رشد پیدا کرده است، هزینههایی مثل ملزومات اداری، خدمات، تجهیزات، تعمیرات و پیمانکاران که سودآوری را کاهش داده اند. با یک سیستم مدیریت خرید، فرآیند کنترل این هزینهها شروع میشود.
- سازمانهایی که با تامینکنندگان متعددی کار میکنند، بیشتر در معرض نوسان قیمت، افت کیفیت و تاخیر در تحویل قرار میگیرند. نرمافزار مدیریت خرید کمک میکند انتخاب تامینکنندهها بر اساس اطلاعات انجام شود.
۷ عملکرد اصلی نرمافزار مدیریت خرید سازمانی
سیستم مدیریت خرید از بخشهای مختلفی تشکیل شده است که تمام نیازهای کسب و کار را در این زمینه در نظر میگیرد. این سیستم صرفا یک ساز و کار ثبت درخواست و تایید نیست و ویژگیهای منحصربهفردی برای مدیریت بهتر تامین کالا در سازمان ارائه میدهد که به آنها اشاره میکنیم:
1. ثبت درخواست خرید و تایید آن
چه چیزی باید بخریم؟
افراد در واحدهای مختلف سازمان بر اساس سطوح دسترسی تعیین شده، میتوانند موارد مورد نیاز خود را در سیستم ثبت کنند؛ همراه با جزئیاتی مثل نوع کالا یا خدمت، مقدار، زمان مورد نیاز و توضیحات تکمیلی. بعد از ثبت درخواست، فرآیند بررسی و تایید شروع میشود. بسته نوع خرید یا واحد درخواستدهنده، درخواست به مدیر مربوطه ارجاع میشود.
2. مدیریت تامینکنندگان
از کی بخریم؟ از کی نخریم؟
Yossi Sheffi چهره جهانی حوزه مدیریت کالا و لجستیک «محصولات را میشود بهراحتی کپی کرد، اما زنجیره تأمین میتواند مزیت رقابتی واقعی بسازد.»
در سیستم مدیریتی خرید، برای هر تامینکننده یک پروفایل مشخص ایجاد میشود که اطلاعات پایه مانند مشخصات محصول، روشهای پرداخت، شرایط همکاری و اطلاعات تماس در آن ثبت میشود.
همچنین ثبت سوابق تامینکننده در سیستم خرید سازمانی به مدیران کمک میکند تامینکنندگان را تحلیل کنند. سیستم بهصورت خودکار نشان میدهد چه کالاها یا خدماتی، با چه قیمتی و در چه زمانی از هر تامینکننده خریداری شده است. عملکرد تأمینکنندگان نیز قابل ارزیابی است. میتوان کیفیت همکاری با هر تامینکننده را در پایان معامله بر اساس معیارهایی مانند، قیمت منصفانه، عدم تاخیر درتحویل، میزان تطابق سفارش با کالای تحویلی و… در پروفایل هر تامینکننده ثبت کرد.
3. مدیریت سفارش خرید
خرید در چه مرحلهایه؟
همان طور که گفته شد سفارش خرید بر اساس درخواستهای تأییدشده ایجاد میشود. تمام اطلاعات کلیدی مانند نام تامینکننده، نوع کالا یا خدمت، مقدار، قیمت توافقشده، زمان تحویل و شرایط پرداخت در قالب یک سند در سیستم ثبت میشود. این سند مرجع اصلی تمام پیگیریهای بعدی است و جلوی ابهام و برداشتهای متفاوت را میگیرد. با تأیید سفارش، سیستم برای آن یک فاکتور ثبت میکند تا فرآیند مدیریت مالی نیز روی آن انجام بگیرد. پیشنهاد ویژه نرمافزار CRM اوج ابری را رایگان تجربه کنید.
4. ارتباط مستقیم با انبار
سفارش رسید!
یکی از مهمترین ویژگیهای سیستم مدیریت خرید و تدارکات یکپارچهسازی آن با دیگر سیستمهای موجود در سازمان است تا فرآیندها تکه تکه اجرا نشوند و کل چرخه با از ابتدا تا انتها با یک ابزار قابل کنترل باشد. در بخش مدیریت خرید، ارتباط با انبار و بخش مالی اهمیت خیلی زیادی دارد.
به محض اینکه یک سفارش خرید در سیستم تایید میشود، سیستم بهصورت خودکار انتظار دریافت کالا را در بخش انبار ثبت میکند. وضعیت تحویل نیز بهصورت لحظه ای قابل مشاهده است و مشخص میشود چه بخشی از سفارش تحویل شده و چه بخشی هنوز باقی مانده است.
وقتی کالا به انبار میرسد، انباردار کالا را با اطلاعات ثبتشده در سفارش تطبیق میدهد و بررسی میکند آیا مقدار، نوع و مشخصات کالا مطابق تعهد خرید هست یا نه. به محض ثبت دریافت کالا، موجودی افزایش پیدا میکند و این تغییر در صورت یکپارچهسازی با سیستمهای دیگر یا استفاده از برنامه CRM یکپارچه، بلافاصله در کل سیستم قابل مشاهده است. واحد فروش، تولید یا برنامهریزی میتواند بر اساس موجودی آپدیت شده تصمیم بگیرد.
5. ارتباط مستقیم با بخش مالی
حساب و کتاب
پس از تایید درخواست، فاکتور مستقیما بر اساس سفارش خرید ایجاد میشود و اطلاعات آن از سفارش ثبت شده گرفته میشود. این فرآیند احتمال خطای انسانی در ثبت مبلغ، مقدار یا تامینکننده را به حداقل میرساند و از دوبارهکاری جلوگیری میکند.
در بخش حسابداری، تمام اسناد مالی مرتبط با خرید ثبت میشوند و هزینهها به حسابها واریز میشوند. بخش مالی میتواند بر اساس تاریخ سررسید فاکتورها، وضعیت بودجه و اولویتها تصمیم بگیرد که چه پرداختی در چه زمانی انجام شود.
6. اتوماسیونسازی
تکرار چرخه، بدون دغدغه
سیستم مدیریت خرید میتواند بر اساس قوانینی که شما مشخص میکنید، خودش نیاز به خرید را تشخیص دهد. برای مثال، اگر موجودی یک کالا به زیر حد مشخصی برسد یا برنامه تولید نیاز جدیدی ایجاد کند، سیستم میتواند بهصورت خودکار پیشنهاد خرید یا حتی سفارش خرید ایجاد کند.
اتوماسیون در انتخاب تامینکننده هم نقش دارد. سیستم میتواند بر اساس قیمتهای ثبتشده، سوابق خرید یا شرایط توافقشده، تامینکننده مناسب را پیشنهاد دهد.
7. گزارشات مدیریتی
همه چیز اینجاست!
مدیران میتوانند با این سیستم هر زمان که لازم باشد ببینند در یک بازه زمانی مشخص، چه میزان خرید انجام شده، روند هزینهها افزایشی بوده یا کاهشی، و کدام دورههای زمانی هزینههای بیشتری داشته اند. این دید زمانی برای برنامهریزی بودجه و کنترل هزینهها حیاتی است. مشخص میشود کدام واحدها بیشترین درخواست و هزینه خرید را دارند و الگوی مصرف آنها چگونه است. این اطلاعات کمک میکند تفاوت بین نیاز واقعی و مصرف بیبرنامه شناسایی شود.
مزایای نرمافزار مدیریت خرید سازمانی/ ۵ مزیت اصلی
بخش خرید و تامین مواد و تجهیزات در سازمان، یکی از نقاطی است که تصمیمهای کوچک اثرهای مالی بزرگ میگذارند و احتیاج به مدیریت و کنترل در آن احساس میشود. اگر سازمان میخواهد بداند بودجه اش کجا خرج میشود، چرا خرج میشود و آیا راه بهتری هم برای صرف آن وجود دارد یا نه، به سیستمی احتیاج دارد که فرآیند خرید را سادهتر، شفافتر، قابل کنترل و پر سودتر کند.
در ادامه بررسی میکنیم که سیستم مدیریت خرید چگونه روی تمام کسب و کار تاثیر مثبت خود را نشان میدهد.
افزایش بهرهوری
با حذف کارهای دستی و زمانبر، فرآیندها سریعتر و دقیقتر پیش میروند. نتیجه این است که تأخیرها کمتر میشود و تیمها میتوانند بهجای درگیر شدن با کارهای اداری، روی کارهای مهمتر تمرکز کنند. همچنین با اتوماسیونسازی، سیستم بسیاری از مراحل خرید را (مثل ثبت سفارش یا ارجاع برای تایید) بهصورت خودکار انجام میدهد.
-
کاهش هزینهها
نرمافزار مدیریت خرید با ثبت دادهها کمک میکند از سفارش بیشازحد یا کمتر از نیاز جلوگیری شود که در بلندمدت به کاهش قابلتوجه هزینهها منجر میشود.
همچنین دید واضحتری از هزینهها، قیمت تامینکنندگان و سابقه سفارشها میدهد. این شفافیت کمک میکند خریدهای غیرضروری حذف شوند، قیمتهای منصفانهتر انتخاب شوند و مذاکره بهتری با تامینکنندگان انجام شود.
-
مدیریت بهتر تأمینکنندگان
با نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات، تمام اطلاعات مرتبط با تأمینکنندگان در یک محل متمرکز نگهداری میشود. دسترسی سریع به این دادهها به سازمانها کمک میکند هنگام انتخاب تأمینکننده تصمیمهای آگاهانهتری بگیرند و شریک مناسبتری را انتخاب کنند.
-
کاهش ریسک خطا
نرمافزار مدیریت خرید کمک میکند فرآیند خرید طبق قوانین داخلی و مقررات سازمان انجام شود. سیستم دریافت تایید و ثبت کامل مراحل خرید باعث میشود همهچیز قابل پیگیری باشد. این شفافیت، احتمال خطا یا تخلف را کاهش میدهد و رعایت قوانین سازمانی را سادهتر میکند.
-
تصمیمگیری بهتر
این سیستم امکان تهیه گزارشهای دقیق از هزینهها، عملکرد تأمینکنندگان، سطح موجودی و موارد دیگر را میدهد و به مدیران کمک میکند نقاط قابل بهبود را شناسایی کنند و در صورت نیاز استراتژیهای خرید را اصلاح کنند. با دسترسی به این دادههای ارزشمند، کسبوکارها میتوانند عملکرد کلی خود را در فرآیند خرید بهبود ببخشند و در کنترل بودجهها نیز بهتر عمل کنند.
بهترین نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات در ایران
وقتی برای هر فرآیند در سازمان یک سیستم جداگانه انتخاب شود، علاوه بر هزینههای مالی، ممکن است ناهماهنگیهای زیادی به وجود بیاید چون مثلا واحد فروش یک چیز میبیند، بخش مالی جدا و مدیریت خرید نیز در دنیای خودش تصمیم میگیرد.
اما اگر از یک سیستم جامع و کامل مثل CRM برای مدیریت تمام بخشهای کسب و کار استفاده شود، تصمیمات در هر زمینه ای با کمک دادههای بخشهای مختلف گرفته میشود و خطای کمتری رخ میدهد. همچنین سرعت انجام فرآیندها به بالاترین حد ممکن میرسد. چون در یک سیستم یکپارچه، اطلاعات یکبار ثبت میشود و در کل سازمان جریان پیدا میکند.
CRM چیست؟
نرمافزار CRM یک سیستم جامع برای مدیریت تمام بخشهای کسب و کار و ارتباط با مشتریان است که تیمهای مختلف را هماهنگ با هم نگه میدارد و فرآیندها را به صورت یکپارچه مدیریت میکند.
از آن جایی که تامین کالا سازمان مستقیما روی ارتباط با مشتریان تاثیر میگذارد، سی آر ام بخشی به نام ماژول مدیریت خرید دارد که هماهنگ با فروش، ثبت سفارش، انبار، بخش مالی و فاکتورها، مخاطبین و… فرآیند مدیریت خرید را کنترل میکند.
چرا استفاده از CRM برای مدیریت خرید و تامین کالای سازمان بهترین گزینه است؟
- CRM دادههای فروش، قراردادها و پیشبینی تقاضای مشتریان را به شما نشان میدهد تا موجودی انبار خود را بر اساس نیاز واقعی مشتری تنظیم کنید. در واقع به جای نگاه کردن به انبار، ابتدا به نیاز مشتری و احتمال سفارش او رجوع میکنید تا درخواست خرید ثبت کنید.
- CRM مشخص میکند کدام کالاها فروش بیشتری دارند و روی رضایت مشتری، تاثیر گذاشته اند. تا در اولویت بندی درخواستهای خرید به آنها بیشتر توجه کنید.
- در CRM بدون نیاز به یکپارچهسازی، ماژول خرید به ماژول فروش، حسابداری، انبار، تولید و… متصل است و دادهها به صورت خودکار انتقال پیدا میکنند و بهروزرسانی میشوند. به این ترتیب همیشه به دادههای صحیح دسترسی دارید تا بهتر تصمیمگیری کنید.
اگر به دنبال راه حلی برای مدیریت درخواستهای خرید سازمان خود هستید، بهتر است ابتدا گزینههای مختلف را امتحان کنید. برای شروع میتوانید از بهترین سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان ایرانی، یعنی CRM اوج ابری، به صورت رایگان استفاده کنید و امکانات ماژول خرید آن را شخصا امتحان کنید.
دریافت PDF
پی دی اف این مقاله را می توانید جهت مطالعه در زمان دیگر با یک کلیک دانلود کنید. اگر پاسخ سوالتان را در بخش سوالات متداول پیدا نکردید، میتوانید با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
