تماس‌های بازاریابی خصوصا تماس‌های سرد در شرکت‌های B2C یا خرده فروشی از جمله ارتباطاتی هستند که همیشه با مقدار بالایی ریسک همراه‌اند. به بیان دیگر، ریزه‌کاری‌های خاصی در این نوع تماس‌ها وجود دارد که می‌تواند مستقیما بر نتیجه آن تاثیر بگذارد. در این مقاله با یکی از مهم ترین این فاکتورها یعنی زمان تماس گرفتن در بازاریابی تلفنی و عوامل موثر بر تاثیرگذاری آن آشنا خواهیم شد.
اهمیت زمانبندی در تماس‌های بازاریابی
یک تماس بازاریابی از طرف یک سازمان چیزی نیست که مشتری معمولا منتظر آن باشد. وقتی که در مواقع استراحت یا ساعات اوج کار با مشتری خود تماس تلفنی برقرار می‌کنید تا به معرفی محصول یا فروش آن بپردازید، از چشم او خواهید افتاد. ممکن است این موصوع با قطع سریع تماس همراه باشد یا حتی در مراحل بعدی اثر خود را نشان دهد اما چیزی که قطعی است این است که روی تصمیم‌گیری برای خرید در ذهن مشتری تاثیر خواهد گذاشت.
به صورت رایگان فایل اکسل چک لیست بازاریابی درونگرا را با یک کلیک دریافت کنید.
روش تشخیص بهترین زمان برای بازاریابی تلفنی
هم زمان با این که بازاریابی تلفنی به عنوان روشی موثر برای فروش ثابت شده است، راه‌حل‌هایی برای تاثیرگذاری بیشتر آن نیز ارائه می‌شود. یکی از مهم‌ترین این راه‌حل‌ها، انتخاب زمانی مناسب برای برقرار تماس است که از طریق درک عمیق مخاطب می‌توان به آن دست پیدا کرد.
درک مخاطب هدف
درک عمیق مخاطب هدف به شما کمک می‌کند با برنامه کاری آنان آشنا شوید و زمانی را برای برقراری تماس انتخاب کنید که بیشترین احتمال موفقیت را داشته باشد. همچنین شناسایی دغدغه‌های مخاطب هدف به شما کمک می‌کند مدت زمان تماس خود مدیریت و زمانبندی کنید. مثلا مدیر عامل یک مجموعه بزرگ ممکن است با چالش صرفه‌جویی در زمان روبه‌رو باشد و از شما توقع داشته باشد که در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه‌ی خود را کامل کنید ، در مقابل یک مسئول تدارکات در یک سازمان کوچک می‌تواند با صبر بیشتری شنونده‌ی جزئیات محصول یا خدمات شما باشد.
برای انتخاب زمان تماس گرفتن در بازاریابی تلفنی ویژگی‌های زیر را درباره‌ی مخاطب هدف خود تعیین کنید:
- شغل و سمت کاری
- سن و جنسیت
- جغرافیا و منطقه زمانی
- دغدغه‌ها و اولویت‌های روزانه
- برنامه روزانه احتمالی
نکته: برنامه مدیریت ارتباط با مشتریان یا CRM می‌تواند به شما در جمع‌آوری این داده‌ها و بخش‌بندی مشتریان بر اساس آن کمک کند. با استفاده از این نرم‌افزار و فیلتر‌های آن می‌توانید مشتریان با شرایط مشابه را بخش‌بندی و ارتباطات خود را بر همین اساس با آنان شخصی‌سازی کنید.
30 دقیقه مشاوره رایگان فروش می‌خوای؟ شماره‌ت رو بذار
در صورت نیاز به پشتیبانی، با شماره 31777000-051 تماس بگیرید
بهترین زمان تماس بازاریابی تلفنی
بسته به این که مخاطب شما چه ویژگی‌هایی دارد، زمان مناسب برای تماس گرفتن می‌تواند متغیر باشد اما عوامل مشترکی وجود دارد که می‌تواند در رسیدن به یک پاسخ صحیح به شما کمک کند. مثلا اکثر افراد تا یک ساعتی از خواب بیدار می‌شوند و تا یک ساعت مشخصی کارهای روزانه‌ی خود را انجام می‌دهند. همچنین از لحاظ روان‌شناختی روزهایی در هفته وجود دارد که احتمال پذیرش پیشنهاد جدید در افراد مختلف کاهش پیدا می‌کند.
بهترین روز برای تماس بازاریابی تلفنی
معمولا بهترین روز برای برقراری تماس‌های سرد در بازاریابی تلفنی روزهای دوشنبه و سه‌شنبه است. معمولا روزهای شنبه و یکشنبه در سازمان‌ها صرف برنامه‌ریزی و مرور کارهای هفته قبلی می‌شود و ذهن افراد آماده‌ی تصمیم‌گیری نیست. آخر هفته‌ها نیز بهره‌وری لازم برای یک گفت‌وگو موثر در بین مشتریان دیده نمی‌شود. برعکس روزهای میانی هفته بهره‌وری و تمرکز بیشتری در مخاطبان دیده می‌شود و فشار کاری نیز در سطح متعادلی است.
نکته مهم: توجه کنید که تفاوت بین روزهای مختلف در تماس‌های بازاریابی بسیار ناچیز است و اکثر شرکت‌ها از اولین روز هفته تا آخرین روز کاری می‌توانند بدون هیچ مشکلی با مشتریان بالقوه‌ی خود تماس برقرار کنند. تنها در تماس‌هایی با حساسیت بالا که دارای مبالغ سنگین یا محصولی منحصربه‌فرد هستند توصیه می‌شود که از این زمانبندی استفاده کنند.
بهترین ساعت برای تماس بازاریابی تلفنی
طبق داده‌های تحقیقاتی بالاترین نرخ پاسخ‌دهی و موفقیت معامله در تماس‌هایی دیده می‌شود که بین ساعت 10 تا 13 ظهر و 4 تا 6 بعدازظهر انجام می‌شوند.
بین ساعت 10 تا 13 افراد معمولا کارهای روتین و اضطراری را انجام داده‌اند اما هنوز خستگی زیادی احساس نمی‌کنند و برای بررسی اطلاعات و پیشنهادهای جدید آمادگی لازم را دارند.
بین ساعت 4 تا 6 بعد ازظهر نیز انجام بسیاری از کارهای مهم به اتمام رسیده و افراد پرمشغله در حالت مناسب برای تصمیم‌گیری قرار دارند.
بدترین زمان تماس با مشتری در بازاریابی تلفنی
تعطیلات رسمی، جمعه‌ها و اوایل صبح شنبه به عنوان بدترین تایم‌های تماس بازاریابی شناخته می‌شوند. به طور کلی زمانی که مخاطب درگیر، خسته یا خارج از فضای ذهنی مناسب برای پاسخ‌گویی است زمان مناسبی برای تماس بازاریابی نیست.
نکته مهم: به هیچ عنوان بدون هماهنگی قبلی قبل از ساعت 9 صبح، ساعت 12 تا 14 ظهر و بعد از 6 بعدازظهر با مشتریان تماس نگیرید.
فاصله زمانی ایده‌آل برای تماس دوم
در تماس‌های پیگیری یا فالوآپ معمولا زمان مناسب با مشتری هماهنگ می‌شود. سعی کنید حداقل 24 ساعت به مشتری زمان بدهید تا درباره‌ی پیشنهاد شما فکر کند. البته این فاصله زمانی نباید بیشتر از 48 ساعت نیز ادامه یابد.
به طور کلی اگر در تماس اول مخاطب ابراز علاقه کرد اما نیاز به زمان داشت تماس دوم را پس از ۲۴ تا ۴۸ ساعت انجام دهید. اگر مشتری درخواست کرد که بعدا تماس بگیرید و زمان خاصی تعیین کرد، دقیقاً در همان زمان وعده داده‌شده تماس بگیرید و اگر تماس اول بی‌پاسخ بود بهتر است نهایتا بعد از 1روز دوباره تماس بگیرید.
فراموش نکنید که موفقیت در بازاریابی تلفنی به عوامل بسیار زیادی بستگی دارد که زمان بندی مناسب تنها یکی از آن‌هاست. با آموزش مقدماتی تا پیشرفته بازاریابی تلفنی تمام جنبه‌های یک تماس بازاریابی موفقیت‌‌آمیز را بررسی کنید و مهارت‌های لازم برای افزایش فروش در بازاریابی تلفنی را فرا بگیرید.
پی دی اف این مقاله را می توانید جهت مطالعه در زمان دیگر با یک کلیک دانلود کنید.
سوالات متداول
در چه ساعاتی بدون هماهنگی نباید تماس گرفت؟
قبل از 9 صبح، بین 12 تا 14 ظهر، بعد از 18 عصر
در زمان بندی بازاریابی تلفنی چه مواردی را از مخاطب باید در نظر بگیرید؟
شغل و سمت کاری، سن و جنسیت، جغرافیا و منطقه زمانی، دغدغه‌ها و اولویت‌های روزانه، برنامه روزانه احتمالی
