آیا تا به حال احساس کردهاید که روزتان خیلی کوتاه است و کارهایتان تمام نمیشوند؟ یا شاید بارها پیش آمده که در پایان روز احساس کنید که کارهای مهمتری را میتوانستید انجام دهید. اگر پاسخ شما مثبت است، به احتمال زیاد در مدیریت زمان خود با مشکلاتی مواجه هستید. در این مقاله، به بررسی رایجترین اشتباهات در مدیریت زمان و راهکارهایی برای بهبود آن، مثل استفاده از سیستم سی آر ام ابری، خواهیم پرداخت.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با ۱۴ ماژول کاربردی اوج ابری کلیک کنید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به معنای برنامهریزی و کنترل زمان صرف شده برای انجام فعالیتهای مختلف است. این مهارت به شما کمک میکند تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، استرس را کاهش دهید و به اهداف خود برسید. در واقع، مدیریت زمان هنر استفاده حداکثری از هر لحظه است.
بیشتر بخوانید» معرفی کاربردیترین نرمافزارهای مدیریت زمان
5 مزیت شناخت و استفاده از مدیریت زمان در پروژه ها
مدیریت زمان در پروژهها به اندازه خود پروژه اهمیت دارد. این مهارت، کلید موفقیت در دستیابی به اهداف پروژه در زمان و بودجه تعیین شده است. در ادامه به دلایل اهمیت مدیریت زمان در پروژهها میپردازیم:
۱. کاهش ریسک تاخیر
با برنامهریزی دقیق و تعیین زمانبندی مشخص برای هر فعالیت، احتمال تاخیر در پروژه به حداقل میرسد. با شناسایی احتمالی موانع و چالشها، میتوان برنامههای پشتیبان مناسبی در نظر گرفت.
۲. بهبود بهرهوری
با اولویتبندی کارها، تیم پروژه میتواند بر مهمترین فعالیتها تمرکز کند و از اتلاف وقت جلوگیری کند. داشتن برنامه مشخص و رعایت آن، باعث کاهش استرس و افزایش رضایتمندی تیم میشود.
۳. کنترل هزینهها
با مدیریت زمان دقیق، میتوان منابع (مانند نیروی انسانی، تجهیزات و مواد) را به بهترین نحو تخصیص داد و از هدر رفتن آنها جلوگیری کرد. علاوه بر این، تاخیر در پروژه معمولاً به معنای افزایش هزینهها است. با مدیریت زمان مؤثر، میتوان از بروز این هزینهها جلوگیری کرد.
۴. افزایش کیفیت
با داشتن زمان کافی برای انجام هر فعالیت، میتوان کارها را با کیفیت بالا انجام داد. عجله و فشار زمان میتواند منجر به بروز اشتباهات شود. با مدیریت زمان مناسب، میتوان از بروز این اشتباهات جلوگیری کرد.
۵. ارتقای ارتباطات
با اشتراکگذاری برنامه پروژه با تمام اعضای تیم، ارتباطات بهبود یافته و همه از وضعیت پروژه آگاه میشوند. در صورت بروز هرگونه مشکل، با داشتن برنامه مشخص، میتوان سریعتر به آن رسیدگی کرد.
10 اشتباه رایج در مدیریت زمان و روش های برطرف کردن آن ها
مطالعات نشان میدهند که اکثر افراد در مدیریت زمان خود با چالشهایی روبرو هستند. به تعویق انداختن کارها، عدم اولویتبندی و پرشدن ذهن از افکار مزاحم، برخی از رایجترین این چالشها هستند. در این مقاله، به بررسی دلایل این مشکلات و راهکارهایی برای غلبه بر آنها خواهیم پرداخت.
بیشتر بخوانید» آشنایی با تکنیک شیشه مربا و تاثیر آن بر مدیریت زمان
اشتباه شماره ۱: غفلت از فهرست کارهای روزانه
آیا تاکنون حس ناخوشایند فراموش کردن وظیفهای مهم به سراغتان آمده است؟ اگر چنین است، احتمالاً از فهرست کارهای روزانه برای مدیریت امور خود بهره نمیگیرید. یا اگر از چنین فهرستی استفاده میکنید، ممکن است روش شما چندان کارآمد نباشد.
کلید موفقیت در استفاده از فهرست کارها، اولویتبندی دقیق وظایف است. بسیاری از افراد از روش کدگذاری A تا F استفاده میکنند که در آن، حرف A به وظایف با اولویت بسیار بالا و حرف F به وظایف با کمترین اولویت اختصاص مییابد. اگر پروژههای بزرگی در فهرست خود دارید، در صورتی که دقت کافی نداشته باشید، ممکن است شرح این پروژهها مبهم و غیرقابل اجرا شود. برای مثال، نوشتن عبارت “شروع کار روی پیشنهاد بودجه” ممکن است اطلاعات کافی برای شروع کار نباشد. این ابهام میتواند منجر به تأخیر در انجام کار یا از دست دادن مراحل مهم شود. بنابراین، بهتر است پروژههای بزرگ را به وظایف کوچکتر و قابل اندازهگیری تقسیم کنید تا هیچ نکته مهمی از قلم نیفتد.
اشتباه شماره 2: تعیین نکردن اهداف شخصی
آیا میدانید شش ماه آینده کجا میخواهید باشید؟ یا یک سال آینده، یا حتی ده سال آینده؟ اگر نه، وقت آن است که برخی اهداف شخصی را تعیین کنید. تعیین اهداف شخصی برای مدیریت زمان شما ضروری است، زیرا اهداف، مقصد و دیدگاهی برای کار کردن به شما میدهند. وقتی میدانید کجا میخواهید بروید، میتوانید اولویتها، زمان و منابع خود را برای رسیدن به آنجا مدیریت کنید. اهداف همچنین به شما کمک میکنند تصمیم بگیرید که چه چیزی ارزش صرف وقت شما را دارد و چه چیزی فقط حواسپرتی است.
اشتباه شماره 3: اولویتبندی نکردن
تصور کنید همکار شما با یک بحران که نیاز است فوراً به آن رسیدگی کنید، به شما مراجعه کرده است، اما شما در حال ایده پردازی برای یک مشتری جدید هستید. اکنون به دلیل این “وضعیت اضطراری”، خطر از دست دادن تمرکز خود را دارید.
گاهی اوقات، دانستن اینکه چگونه اولویتبندی کنید دشوار است، بهویژه زمانی که با سیل وظایفی که به نظر فوری میرسند مواجه هستید. با این حال، اگر میخواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، یادگیری نحوه اولویتبندی مؤثر کارها ضروری است. یک ابزار که به شما کمک میکند تا بهطور مؤثر اولویتبندی کنید، سیستم crm است که به شما کمک میکند تعیین کنید که آیا یک کار پر بازده و با اولویت بالا است یا کار پرکننده با ارزش کم. اگر تفاوت را بدانید، در طول روز زمان خود را بسیار بهتر مدیریت خواهید کرد.
اشتباه شماره ۴: ناتوانی در کنترل عوامل حواس پرتی
آیا میدانید برخی افراد ممکن است روزانه تا دو ساعت از وقت خود را صرف مقابله با عوامل مزاحم کنند؟ تصور کنید اگر این زمان به شما بازگردد، چه دستاوردهای بزرگی میتوانید کسب کنید.
این عوامل مزاحم از طریق ایمیلها، پیامهای فوری، همکاران در شرایط اضطراری یا تماسهای تلفنی مشتریان ایجاد شده و مانع از تمرکز ما بر روی کارهای مهم میشوند. این امر به ویژه در مواردی که درگیر یک کار پیچیده و نیازمند تمرکز کامل هستیم، بسیار حائز اهمیت است.
برای تسلط بر زمان خود و دستیابی به بهترین عملکرد، ضروری است که روشهای مؤثری برای کاهش عوامل مزاحم و مدیریت وقفهها بیاموزیم. برای مثال، میتوانیم در زمانهایی که نیاز به تمرکز حداکثری داریم، پیامهای فوری را غیرفعال کنیم و به همکاران خود اطلاع دهیم که در صورت امکان، از ایجاد مزاحمت خودداری کنند. همچنین، تقویت توانایی تمرکز، حتی در محیطهای پر از عوامل مزاحم، از اهمیت بالایی برخوردار است.
اشتباه شماره 5: تعلل
تعلل زمانی رخ میدهد که کارهایی را که باید در حال حاضر روی آنها تمرکز کنید، به تعویق میاندازید. وقتی تعلل میکنید، احساس گناه میکنید که شروع نکردهاید؛ از انجام کار وحشت میکنید؛ و در نهایت نمی توانید کار را به موقع انجام دهید. یک استراتژی مفید این است که به خود بگویید فقط برای ده دقیقه شروع به کار روی یک پروژه میکنید. اغلب، افراد تعللکننده احساس میکنند که باید یک کار را از ابتدا تا انتها تکمیل کنند و این انتظار بالا آنها را احساس غرق شدن و اضطراب میکند. در عوض، روی اختصاص مقدار کمی زمان برای شروع تمرکز کنید. همین است!
اشتباه شماره 6: پذیرش بیش از حد
آیا شما فردی هستید که سخت میتوانید به افراد «نه» بگویید؟ اگر چنین است، احتمالاً پروژهها و تعهدات زیادی روی دوش خود دارید. این میتواند منجر به عملکرد ضعیف در مدیریت زمان، استرس و روحیه پایین شود. یا ممکن است شما یک میکرو مدیر باشید: کسی که اصرار دارد همه کارها را خودش کنترل کند یا انجام دهد، زیرا نمیتواند به کسی اعتماد کند که کار را به درستی انجام دهد. این میتواند برای همه یک مشکل باشد.
برای جلوگیری از این، هنر ظریف گفتن «بله» به فرد، اما «نه» به کار را یاد بگیرید. اگر کسی شروع به اصرار برای شنیدن «بله» به درخواست خود کرد، یاد بگیرید که چگونه در فشار خونسرد باشید و آن را قبول نکنید.
اشتباه شماره 7: لذت بردن از شلوغی
برخی از افراد از شلوغی لذت میبرند؛ مهلتهای زمانی کوتاه، ایمیلهای بیپایان، انبوهی از پروندهها که نیاز به رسیدگی روی میز دارند، مسابقه دیوانهوار برای رسیدن به جلسه.
مشکل اینجاست که “اعتیاد به شلوغی” به ندرت به معنای موثر بودن اقدامات شماست و میتواند منجر به استرس شود. در عوض، سعی کنید سرعت خود را کم کنید و یاد بگیرید که زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
اشتباه شماره 8: انجام چند کار همزمان
بعضی از افراد برای صرفه جویی در زمان چند کار را باهم انجام میدهند. به عنوان مثال هنگام صحبت تلفنی با مشتریان خود، ایمیل هم مینویسند. در حالی که این افراد تصور میکنند از زمان خود به خوبی استفاده کرده اند، حقیقت این است که انجام چند کار همزمان، در مقایسه با انجام همان لیست از کارها به ترتیب میتواند ۲۰ تا ۴۰ درصد بیشتر زمان ببرد. همچنین نتیجه چندکار همزمان این است که افراد هر دو کار را به خوبی انجام نمیدهند.
بنابراین، بهترین کار این است که انجام چند کار همزمان را فراموش کنید و در عوض روی یک کار در هر زمان تمرکز کنید. به این ترتیب، کار با کیفیت بالاتری تولید خواهید کرد.
اشتباه شماره 9: استراحت نکردن
خوب است فکر کنیم که میتوانیم به طور یکپارچه ۸-۱۰ ساعت کار کنیم. اما برای هر کسی غیرممکن است که بدون دادن فرصتی به مغز خود برای استراحت و شارژ مجدد، تمرکز کند و کار باکیفیت بالایی تولید کند. بنابراین، استراحتها را به عنوان «هدر دادن وقت» رد نکنید. آنها زمان ارزشمندی را فراهم میکنند که به شما امکان میدهد خلاقانه فکر کنید و بهطور مؤثر به مدیریت زمان بپردازید.
اگر برای شما سخت است که کار را متوقف کنید، میتوانید برای خود استراحت برنامهریزی کنید یا زنگ را به عنوان یادآوری تنظیم کنید. برای پیادهروی سریع بروید، یک فنجان قهوه بگیرید یا فقط بنشینید و به چیزی فکر نکنید. سعی کنید هر یک یا دو ساعت یک استراحت پنج دقیقهای داشته باشید. و مطمئن شوید که زمان کافی برای ناهار به خود میدهید – اگر گرسنه باشید، کار با کیفیت بالا تولید نخواهید کرد!
اشتباه شماره 10: برنامهریزی ناکارآمد وظایف
آیا فرد سحرخیزی هستید؟ یا انرژی شما پس از غروب خورشید عصرها افزایش مییابد؟ همه ما ریتمهای متفاوتی داریم، یعنی زمانهای مختلفی از روز احساس میکنیم بیشترین بهرهوری و انرژی را داریم. شما میتوانید با برنامهریزی کارهای با ارزش بالا در زمان اوج خود و کارهای ساده در زمان «کم انرژی» خود، بهترین استفاده را از زمان خود ببرید.
چگونه نرمافزار CRM به مدیریت زمان در سازمانها و به صورت فردی کمک میکند؟
نرمافزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) ابزاری قدرتمند برای سازماندهی و مدیریت تعاملات با مشتریان است. اما آیا میدانستید که این نرمافزار میتواند به طور قابل توجهی به مدیریت زمان شما نیز کمک کند؟ در ادامه به برخی از راههای موثر CRM در مدیریت زمان اشاره میکنیم:
بیشتر بخوانید» آشنایی با مدیریت زمان با CRM و نقش سی ار ام ابری در بهبود آن
۱. تقویم یکپارچه
با استفاده از تقویم یکپارچه در CRM، میتوانید تمام قرار ملاقاتها، جلسات، وظایف و مهلتهای خود را در یک مکان مشاهده کنید. بسیاری از CRMها مثل CRM اوج ابری امکان همگامسازی با تقویمهای دیگر مانند Google Calendar را فراهم میکنند تا همه چیز در یکجا متمرکز شود. CRM اوج ابری به شما یادآوری میکند که چه زمانی یک جلسه یا وظیفه مهم دارید تا از فراموش کردن آن جلوگیری شود.
۲. مدیریت وظایف
میتوانید وظایف خود را در بهترین CRM ایرانی یا همان اوج ابری ایجاد کرده، آنها را اولویتبندی کنید و مهلتهای مشخصی برای آنها تعیین کنید. اگر در یک تیم کار میکنید، میتوانید وظایف را به اعضای تیم خود تخصیص داده و پیشرفت آنها را پیگیری کنید. CRM اوج ابری به شما امکان میدهد تا پیشرفت وظایف خود را به صورت بصری مشاهده کرده و گزارشهای دقیقی از آنها تهیه کنید.
۳. خودکارسازی فرآیندها
بسیاری از وظایف تکراری مانند ارسال ایمیلهای پیگیری، ثبت اطلاعات مشتریان و ایجاد گزارشها را میتوان به صورت خودکار انجام داد. همچنین خودکارسازی فرآیندها به شما امکان میدهد تا زمان بیشتری را صرف کارهای مهم و استراتژیک کنید.
۴. مدیریت پروژه
میتوانید پروژههای مختلف را در CRM ایجاد کرده و آنها را به زیرمجموعههای کوچکتر تقسیم کنید. با استفاده از نمودارهای گانت و سایر ابزارهای بصری، میتوانید پیشرفت پروژههای خود را به صورت دقیق پیگیری کنید.
۵. تحلیل دادهها
CRM اوج ابری به شما امکان میدهد تا دادههای مربوط به فعالیتهای خود را تحلیل کرده و الگوهای رفتاری را شناسایی کنید. با استفاده از این اطلاعات، میتوانید تصمیمات بهتری در مورد نحوهی تخصیص زمان خود بگیرید.
۶. همکاری تیمی
اوج ابری به شما امکان میدهد تا به راحتی با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارید. با همکاری بهتر، تیم شما میتواند به بهرهوری بیشتری دست یابد.
نرمافزار CRM اوج ابری با ارائه یک دیدگاه جامع از فعالیتهای شما، به شما کمک میکند تا از زمان خود بهینه استفاده کرده و به اهداف خود در مدیریت زمان برسید. با استفاده از ویژگیهای مختلف CRM، میتوانید برنامهریزی دقیقتری داشته باشید، وظایف خود را اولویتبندی کنید و بهرهوری خود را افزایش دهید. همین حالا با دریافت اکانت رایگان میتوانید از ویژگیهای این نرمافزار بدون محدودیت استفاده کنید.
