همه ما در تلاشیم تا از وقت خود به بهترین نحو استفاده کنیم و به اهدافمان برسیم. تکنیک‌های مختلفی برای مدیریت زمان وجود دارد، اما یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین آنها، تکنیک شیشه مربا است.
احتمالا تعجب می‌کنید که یک شیشه مربا چه ربطی به مدیریت زمان دارد. این در واقع یک نماد است. اما نگران نباشید، در این مقاله همه چیزهایی را که باید در مورد چگونگی کمک گرفتن از یک شیشه مربا برای کنترل زمان خود بدانید، به شما خواهیم گفت و در ادامه بهترین نرم‌افزار سی آر ام برای مدیریت زمان را به شما معرفی خواهیم کرد.
تئوری شیشه مربا چیست؟
تئوری شیشه مربا (که همچنین با نام تئوری سطل سنگ‌ها یا تئوری شیشه خیارشور شناخته می‌شود) روشی ساده اما مؤثر برای تجسم و مدیریت زمان شماست. این ایده می‌گوید که زمان شما، مانند یک شیشه مربا، محدود است، بنابراین باید در زندگی روزمره خود تشخیص دهید که چه چیزی مهم است و چه چیزی مهم نیست، زیرا فقط می‌توانید کارهای خاصی را در آن جای دهید. این تئوری در سال ۲۰۰۲ توسط نویسنده‌ای به نام جرمی رایت مطرح شد. روش کار به این صورت است؛
بیشتر بخوانید» ۶ دلیل برای این که نرم‌افزار سی آر ام ارزش سرمایه‌گذاری دارد.
فرض کنید یک شیشه (یا هر ظرف دیگری) دارید و آن را با تمام کارهایی که باید در طول روز انجام دهید پر می‌کنید. اندازه و اهمیت وظایف شما از طریق سه عنصر نشان داده می‌شود: سنگ‌های بزرگ، قلوه‌سنگ‌ها، شن و آب.
- سنگ‌ها: سنگ‌های بزرگ مهم‌ترین وظایف روز کاری شما هستند. این وظایف از سایر کارها اهمیت بیشتری دارند، بنابراین فضای بیشتری را در شیشه (زمان بیشتری) اشغال می‌کنند. آنها را اولویت خود قرار دهید.
- قلوه‌سنگ‌ها: قلوه‌سنگ‌ها از نظر اهمیت در رتبه دوم قرار دارند. آنها فضای کمتری نسبت به سنگ‌ها اما بیشتر از شن یا آب اشغال می‌کنند. همچنان باید برای آنها وقت بگذارید، اما به اندازه اولویت‌های اصلی‌تان فوری نیستند. مثلا تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، جلسات و کارهایی که ممکن است فوری به نظر برسند، اما در واقع به اندازه سنگ‌ها مهم نیستند.
- شن: شن نماد کارهای کوچک‌تری است که ممکن است در طول روز نیاز به انجام آنها داشته باشید، مانند چک کردن شبکه‌های اجتماعی یا استراحت و تجدید قوا. این وظایف ضروری نیستند و اگر وقت کافی ندارید می‌توانید آنها را کنار بگذارید.
کلید کار، تعادل است. اگر اول آب و شن و بعد قلوه‌سنگ‌ها (یعنی اولویت‌بندی اشتباه) را داخل شیشه بریزید، سنگ‌های بزرگ (کارهای مهم) دیگر جا نمی‌شوند. همچنین، اگر فقط سعی کنید ۱۰ سنگ بزرگ (کارهای حیاتی) را داخل شیشه بریزید، شیشه می‌شکند (یعنی بیشتر از توانتان کار قبول کرده اید)
هدف این است که تا جایی که ممکن است شیشه را با سنگ‌ها (کارهای مهم) پر کنید و بعد سراغ قلوه‌سنگ‌ها، شن و آب بروید. وقتی شیشه پر شد، دیگر جایی برای کارهای اضافی نیست.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با کاربردی ترین نرم افزار بازاریابی و فروش و همچنین فواید استفاده از آن ها روی لینک داده شده کلیک کنید.
مثال‌هایی از تئوری شیشه مربا: استفاده از این تکنیک در زندگی واقعی.
فرض کنید شما یک مدیر پروژه هستید و تیمی ۱۰ نفره زیر نظر شما کار می‌کنند. در یک روز معمولی، ممکن است ۳۰ کار در لیست کارهایتان داشته باشید، از بررسی وضعیت اعضای تیم و شرکت در جلسات گرفته تا کار روی پروپوزال‌های پروژه.
حتی قبل از شروع روزتان، چند دقیقه وقت بگذارید و بنشینید و کارهایتان را به صورت سنگ، قلوه‌سنگ، شن و آب تجسم کنید. مهم‌ترین کارهایی که باید انجام دهید کدامند؟ این‌ها سنگ‌های شما هستند. فهرستی از آنها تهیه کنید و برای بررسی پیشرفت پروژه و شرکت در جلسات، اولویت‌بندی کنید.
سنگ‌های شما به عنوان مدیر پروژه ممکن است موارد زیر باشند:
- بررسی پیشرفت پروژه با اعضای تیم
- شرکت در جلسات با مشتریان
- کار روی پروپوزال‌های پروژه
هنگامی که سنگ‌هایتان را شناسایی کردید، زمان آن فرا رسیده است که شیشه خود را پر کنید. احتمالاً متوجه خواهید شد که فقط می‌توانید ۲-۳ سنگ را جا دهید قبل از اینکه نیاز به رفتن به سراغ قلوه‌سنگ‌ها داشته باشید. اشکالی ندارد. هدف این است که تا جایی که ممکن است سنگ‌ها را جا دهید، نه اینکه شیشه را تا لبه پر کنید. قلوه‌سنگ‌های شما در این حالت ممکن است موارد زیر باشند:
- بررسی وضعیت با اعضای تیم
- پاسخ به ایمیل‌ها
- تنظیم تماس‌ها
شن:
- چک کردن شبکه‌های اجتماعی
- استراحت
- خواندن اخبار مرتبط با صنعت
این‌ها همه کارهایی هستند که می‌توان به راحتی آنها را کنار گذاشت، اگر وقت کافی ندارید. شما می‌توانید این فرآیند را ادامه دهید تا زمانی که شیشه شما پر شود.
مزایای استفاده از تئوری شیشه مربا
شاید با خودتان فکر کنید که چرا باید از تئوری شیشه مربا استفاده کنید، در حالی که تکنیک‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد؟ چون تئوری شیشه مربا…
شما را مجبور به اولویت‌بندی می‌کند: هنگامی که می‌نشینید و کارهایتان را به صورت سنگ، قلوه‌سنگ، شن و آب تجسم می‌کنید، مجبور می‌شوید در مورد مهم‌ترین کارها و دلیل اهمیت آنها فکر کنید. این می‌تواند به شما کمک کند تمرکز حواس داشته باشید، عملکرد خود را بالا ببرید و از منحرف شدن توسط کارهای کم‌اهمیت‌تر جلوگیری کنید.
کمکتان می‌کند بفهمید زمانتان چگونه صرف می‌شود (تا بتوانید روزتان را خیلی بهتر برنامه‌ریزی کنید): با گذشت زمان، ایده بهتری در مورد مدت زمان انجام برخی کارها در طول روز پیدا می‌کنید. وقتی بدانید “سنگ‌های روزتان” چقدر زمان می‌برند، می‌توانید زمان خود را به طور مؤثرتر مدیریت کنید و از صرف زمان زیاد برای کارهای خاص – مانند قلوه‌سنگ‌ها و شن‌ها – جلوگیری کنید.
این روش انعطاف‌پذیر است: نکته عالی در مورد تئوری شیشه مربا این است که می‌توان آن را در هر زمینه‌ای از زندگی اعمال کرد؛ کار، خانه، تحصیل و… همچنین می‌توانید آن را متناسب با نیازهای خود تنظیم کنید. به عنوان مثال، اگر فقط چند دقیقه وقت اضافی دارید، می‌توانید روی انجام دادن قلوه‌سنگ‌ها تمرکز کنید.
از چندوظیفگی و اهمال‌کاری جلوگیری می‌کند: از آنجایی که شما فقط می‌توانید روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید، مجبور می‌شوید روی هر کار به صورت جداگانه تمرکز کنید، که می‌تواند به شما کمک کند در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید. علاوه بر این، از آنجایی که ابتدا مهم‌ترین کارها (سنگ‌ها) را به طور واضح تعریف کرده‌اید و برای هر کاری زمان مشخصی را اختصاص داده‌اید، احتمال کمتری دارد که کارها را به تعویق بیندازید.
ساده است: تئوری شیشه مربا تکنیک بسیار ساده‌ای است که هر کسی می‌تواند از آن استفاده کند. شما به هیچ ابزار یا آموزش خاصی نیاز ندارید؛ فقط به درک روشنی از آنچه برای شما مهم‌تر است نیاز دارید.
معایب تئوری شیشه مربا
البته، هیچ تکنیک مدیریت زمانی بی‌نقص نیست و تئوری شیشه مربا هم از این قاعده مستثنی نیست. در ادامه به بررسی چند مورد از معایب این تکنیک می‌پردازیم:
ممکن است همه کارها را تمام نکنید: از آنجایی که شما فقط می‌توانید روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید، ممکن است نتوانید همه چیز را در لیست خود کامل کنید. این امر به ویژه در صورتی صادق است که کارهای زیادی برای انجام دادن داشته باشید.
به راحتی منحرف می‌شوید: از آنجایی که کارها به طور واضح تعریف شده‌اند، تمرکز روی کارهای کم‌اهمیت‌تر (قلوه‌سنگ‌ها و شن) در ابتدا وسوسه‌کننده است. این می‌تواند باعث شود اهداف خود را فراموش کنید و زمان خود را صرف کارهایی کنید که واقعاً مهم نیستند.
ممکن است برای همه کارساز نباشد: تئوری شیشه مربا ممکن است برای همه مناسب نباشد. به عنوان مثال، اگر فرد خلاقی هستید که دوست دارید روی چندین پروژه به طور همزمان کار کنید، این تکنیک ممکن است برای شما مناسب نباشد.
بهترین ابزار برای مدیریت زمان
بهترین نرم‌افزار CRM یا همان اوج ابری ابزاری قدرتمند است که می‌تواند به شما در مدیریت زمان از طریق اولویت بندی وظایف و ارسال یادآوری به روش‌های مختلف کمک کند. یک لیست جامع از تمام وظایف مرتبط با کار، پروژه‌ها و تعهدات در یک مکان واحد در اختیار شماست و وظایف با جزئیات کامل مانند سررسید، مخاطبان، اولویت و توضیحات ثبت می‌شود. می‌توانید با توجه به اهمیت و فوریت هر وظیفه، به آنها سطح اولویت اختصاص دهید. از سیستم‌های ستاره دهی یا دسته‌بندی‌ها برای تمایز آسان بین وظایف مهم و فوری، وظایف با اولویت متوسط و وظایف کم‌اهمیت استفاده کنید. همچنین می‌توانید برای هر وظیفه یادآوری‌های خودکار تنظیم کنید تا مطمئن شوید که هیچ سررسیدی را از دست نمی‌دهید.
در مبحث بهبود همکاری با استفاده از نرم‌افزار CRM اوج ابری می‌توانید وظایف را با اعضای تیم، همکاران یا مشتریان مربوطه به اشتراک بگذارید و نظرات و به‌روزرسانی‌ها را مستقیماً در مورد وظایف ردیابی کنید تا همه افراد روی یک خط حرکت کنند.
سوالات متداول
چگونه می‌توان از تئوری شیشه مربا استفاده کرد؟
مهم‌ترین کارهای خود را مشخص کنید. برای این کارها زمان مشخصی در نظر بگیرید. پس از انجام کارهای مهم، به کارهای کمتر مهم بپردازید و برنامه خود را بر اساس تغییرات تطبیق دهید.
چگونه می توان از نرم افزار CRM در تئوری شیشه مربا استفاده کرد؟
ابتدا، وظایف را به عنوان سنگ (وظایف مهم و فوری)، قلوه‌سنگ (وظایف مهم اما غیر فوری) یا شن (وظایف کم اهمیت) در CRM دسته بندی می‌کنیم. سپس، با توجه به اولویت، وظایف را زمان‌بندی کرده و پیشرفت خود را به طور مداوم در CRM پیگیری می‌کنیم. در نهایت، برای صرفه‌جویی در زمان، وظایف تکراری را خودکار می‌سازیم.
چرا تئوری شیشه مربا در مدیریت زمان موثر است؟
تئوری شیشه مربا به دلیل تاکید بر اولویت‌بندی کارها و تمرکز بر مهم‌ترین آنها، روشی موثر برای افزایش بهره‌وری است. سادگی و انعطاف‌پذیری این تئوری باعث شده تا برای طیف گسترده‌ای از موقعیت‌ها و افراد قابل استفاده باشد.
آیا می توان از تکنیک شیشه مربا برای کارهای شخصی نیز استفاده کرد؟
بله. این تئوری را می‌توان برای هر جنبه‌ای از زندگی، کار، زندگی شخصی و حتی سرگرمی‌ها استفاده کرد.
