برای قرنها، کاغذ منبع اصلی ارتباطات بوده است. اما اکنون، بیشتر به یک موضوع دست و پا گیر تبدیل شده است تا یک عنصر کمککننده. پیش از هر چیز بهتر است نگاهی به آمار و ارقام زیر بیاندازید:
- به طور متوسط، ۱۵٪ از درآمد سازمانها شامل ایجاد، مدیریت و توزیع اسناد میشود.
- هر کارمند اداری سالانه از ۱۰ هزار برگ کاغذ استفاده میکند.
- ۴۵٪ از کاغذهای چاپ شده در ادارات تا پایان روز در سطل زباله قرار میگیرد.
اسناد در یک شرکت با فرآیندها و راه حلهای سنتی، مراحل زیر را طی میکنند تا به مرحلهی تایید برسند:
- مدیر دفتر یک سند را از طریق ایمیل دریافت میکند.
- از طریق پرینتر آن را روی کاغذ چاپ میکند.
- کاغذ را به دفتر مدیر مربوطه میبرد تا مدیر آن را امضا کند.
- مدیر کاری که مشغول آن است را کنار میگذارد تا سند را امضا کند، در غیر این صورت مدیر دفتر باید بعدا مراجعه کند.
- مدیر دفتر بازمی گردد تا سند امضا شده را اسکن کند.
- سند را در سیستم مدیریت اسناد آپلود میکند.
- در نهایت، باید ایمیل درخواستکننده را پیدا کرده و PDF را برای او ارسال کند.
وقتی همه اینها را جمع بزنید، به طور متوسط، ۳۳ دقیقه از تایم کاری به ازای هر سند از دست میرود، البته این ۳۳ دقیقه بدون در نظر گرفتن زمان خرید کاغذ و نگهداری پرینترها محاسبه شده است.
یک شرکت بدون کاغذ چه مزایایی دارد؟
تبدیل شدن به یک شرکت بدون کاغذ نه تنها برای محیط زیست مفید است، بلکه کارایی خود مجموعه را نیز افزایش میدهد، منابع کمتری را هدر میدهد و پردازش اسناد را تسریع میکند.
- اکنون، همان درخواست امضا به طور متوسط در ۲ دقیقه و حداکثر با ۵ کلیک امکانپذیر است:
- مدیر دفتر سند دریافتی از ایمیل را به ماژول اسناد ارسال میکند.
- او قسمتهایی را که باید توسط مدیر پر شود، Drag And Dropمیکند و روی “ارسال” کلیک میکند.
- مدیر میتواند سند را تکمیل کند و با یک کلیک امضا کند.
- بقیه کارها خودکار است؛ اگر مدیر امضای سندی را فراموش کند، پیگیری میشود، PDF نهایی در سیستم مدیریت اسناد فهرستبندی میشود و سند به درخواستکنندگان ارسال میشود. مدیر حتی میتواند سند را از موبایل خود امضا کند، که معمولاً روند کار را برای موارد اضطراری سرعت میبخشد.
پردازش نامههای ورودی
برای سازماندهی جریان ورودی اسناد خود، از ماژول اسناد استفاده میکنیم. این ماژول دارای تمام ابزارهای مورد نیاز برای پردازش اسناد به صورت دستهای است: اقدامات از پیش تنظیم شده، تقسیم کننده PDF، پیشنمایشها و…
هر روز، تمام اسناد پردازشی در سیستم مدیریت اسناد سی ار ام ابری قرار داده میشود. میتوانیم اسناد را به صورت دستی آپلود کنیم، اما بیشتر اوقات از ایمیل استفاده میکنیم. هر بار که ایمیلی به آدرسهای ایمیل ارسال میشود، اوج ابری برای هر پیوست یک سند ایجاد میکند. بنابراین، همه چیز را روی این پلتفرم ارسال میکنیم: ایمیلهای حاوی اسناد برای پردازش یا نامههای اسکن شده.
برای تعریف آدرسهای ایمیل جدید برای صندوق ورودی خود، از منوی تنظیمات > ایمیلها و لینکها در ماژول اسناد استفاده میکنیم. به طور پیشفرض، دو آدرس ایمیل تعریف شده است:
- documents@yourcompany.com برای صندوق ورودی اصلی
- finance@yourcompany.com برای اسنادی که باید توسط بخش حسابداری و مالی، مانند صورتحسابهای فروشندگان، پردازش شوند.
توصیه میشود برای هر بخش که با اسناد ورودی سر و کار دارد، یک آدرس ایمیل اختصاصی تنظیم کنید.
اگر از اوج ابری استفاده کنید نیازی به پیکربندی سرور ایمیل نیست. فقط لازم است یک ایمیل جدید در رابط کاربری تنظیم کنید تا بلافاصله شروع به کار کند.
سازماندهی اطلاعات در هر بخش ماژول اسناد CRM اوج ابری
ما از گزینه (فضای کاری) برای سازماندهی اطلاعات بر اساس بخش استفاده میکنیم: مدیریت، مالی، منابع انسانی و غیره. در هر فضای کاری، از تگها برای مدیریت وضعیت روند سند استفاده میکنیم: صندوق ورودی، پردازش شده، منسوخ شده. به این ترتیب، به راحتی میتوان دید که آیا اسنادی برای پردازش دارید یا خیر.
سازماندهی بخشهای کاری هنگام راهاندازی
هنگام راهاندازی بخشهای کاری خود، باید نقشهایی را تعریف کنیم که مجاز به ارسال به ایمیل اسناد هستند. آیا این فقط به کارمندان محدود میشود، یا به فروشندگان اجازه میدهیم صورتحسابها را مستقیماً به این آدرس ارسال کنند؟
برای محدود کردن ایمیلهای ورودی فقط به کارمندان، باید فضای کاری را از منوی تنظیمات > فضای کاری پیکربندی کنید. در تب حقوق دسترسی یک فضای کاری، فیلد گروههای مجاز را روی “کارمندان” تنظیم کنید.
جریان پردازش اسناد
در هنگام پردازش اسناد ورودی، دو جریان احتمالی وجود دارد:
- دریافت اسناد با ایمیل: اگر این اسناد را از طریق ایمیل میپذیریم، فقط ایمیلها را ثبت میکنیم: inbox@yourcompany.com.
- دریافت اسناد با پست: برای نامههای معمولی، اسکنر ما تنظیماتی را دنبال میکند تا همه اسناد را به همان آدرس ایمیل ارسال کند. پس از اسکن اسناد، از نامهها به عنوان کاغذ باطله استفاده میکنیم.
مدیر دفتر به صورت دورهای بررسی میکند که در صندوق ورودی چه کاری باید انجام دهد. میتوانید برای هر بخش اقدامات سفارشیسازی شده برای پردازش سریعتر اسناد تعریف کنید: درخواست امضا، تبدیل به صورتحساب فروشنده، ایجاد وظیفه، ارسال به بخش دیگر، نیاز به اعتبارسنجی و…
هنگامی که یک سند را انتخاب میکنیم، این اقدامات در منوی سمت راست ظاهر میشوند. میتوانیم آنها را با یک کلیک فعال کنیم تا بهره وری افزایش پیدا کند.
تعریف اقدامات
برای تعریف اقدامات خود، از منوی تنظیمات > اقدامات در ماژول اسناد استفاده میکنیم. برای هر اقدام، باید شرایطی را که این اقدام در دسترس است (مثلاً زمانی که سند دارای تگ صندوق ورودی است) و کاری که باید انجام شود را تعریف کنیم:
- تنظیم متاداده در سند از طریق تگها، فضای کاری، مالک، مخاطب
- ایجاد یک فعالیت برای انجام توسط هر شخصی
- پر کردن سند و امضای مستقیم
- ایجاد درخواست امضا برای شخص دیگری
- ایجاد صورتحساب یا فاکتور
- ایجاد یک تسک در یک پروژه خاص
- ایجاد یک محصول بر اساس برگههای محصول و…
توصیه میکنیم که هر اقدامی که ایجاد میکنید، تگ “صندوق ورودی” را حذف کرده و تگ “انجام شده” را نشان دهد. به این ترتیب، با استفاده از این اقدامات با یک کلیک، صندوق ورودی خود را به طور مداوم پاکسازی میکنید.
همچنین میتوانید با سایر همکاران خود مستقیماً روی سند با یک کلیک ارتباط برقرار کنیم. علاوه بر بحث در مورد سند، میتوانید فعالیتهای آینده را نیز ایجاد کنید. به عنوان مثال، میتوانید از این روش زمانی استفاده کنید که از کسی میخواهید سند را تأیید کند؛ یک یادآوری در آینده ایجاد میکنید تا بررسی شود سند تایید شده است یا خیر.
پردازش صدها صورتحساب فروشنده به طور همزمان
با استفاده از این ماژول میتوانید دهها صفحه را به طور همزمان اسکن کنید و از ابزار تقسیم برای پردازش اسناد به صورت دستهای استفاده کنید.
فرض کنید بخش مالی باید ۵۰ صورتحساب فروشنده را پردازش کند. آنها همه چیز را به طور همزمان، یک بار اسکن میکنند.
حتی میتوانید چندین فایل را انتخاب و ابزارهای تقسیم را روی همه آنها به طور همزمان استفاده کنید. برای این کار، روی نماد انتخاب در گوشه بالا سمت راست هر سند کلیک کنید. یا میتوانیم اولین سند را انتخاب و با فشار دادن SHIFT روی آخرین سند کلیک کنید.
پردازش سند برای امضا در ماژول اسناد CRM اوج ابری
فرض کنید در صندوق ورودی قراردادی وجود دارد که نیاز به امضای یک مدیر دارد. پس از انتخاب فایل از مرورگر سند یا ابزار تقسیم، میتوانیم اقدام “درخواست امضا” را فعال کنیم.
سپس، اوج ابری یک رابط کاربری را باز میکند که امکان میدهد فیلدهایی را که میخواهید مدیر در آنها داده وارد کند، Drag کنید. میتوانید از انواع مختلف فیلدها مانند متن، گزینههای خطدار، حروف اول یا امضا استفاده کنید.
پس از انجام مراحل فوق، روی “ارسال” کلیک کنید و آدرس ایمیل مدیر را وارد کنید.
مدیر قادر خواهد بود سند را بخواند، فیلدهای خالی را پر کند و آن را امضا کند. همین! هیچ کار دیگری لازم نیست!
- نیازی به ذخیره آن در سیستم مدیریت اسناد شما نیست، این کار به طور خودکار انجام میشود.
- نیازی به یادآوری به مدیر خود برای امضا نیست، اوج ابری فعالیت بعدی را برای یادآوری دورهای به او ایجاد میکند.
- نیازی به ارسال اسناد امضا شده به فروشندگان نیست؛ اگر تنظیمات را انجام دهیدآنها به طور خودکار نسخه امضا شده را دریافت خواهند کرد.
این جریان بسیار سریعتر از کار با اسناد کاغذی است زیرا هیچ رفت و برگشتی بین افراد مختلف وجود ندارد. منشی اسناد را آماده میکند و کار او تمام است. پس از آن نیازی به چیز دیگری نیست زیرا اوج ابری بقیه مراحل را انجام میدهد.
برای یافتن چالش در فرآیندهای خود، به دنبال جایی بگردید که کاغذ آن جا وجود دارد!
حالا که توضیح دادیم چگونه از ماژول اسناد برای پردازش صندوق ورودی روزانه خود استفاده کنید بهتر است بدانید فرآیندهای دیگری نیز وجود دارند که میتوانند به دلیل وابستگی شدید به کاغذ بهبود یابند. به عنوان مثال:
- قراردادهای فروش: برای جلوگیری از درخواست امضای دستی از مشتریان خود، از امضای الکترونیکی یا پرداختهای آنلاین در سفارش فروش خود استفاده کنید. اگر از یک قرارداد پیچیده برای فروش استفاده میکنید، میتوانید از امضای الکترونیک و ویژگی “اشتراک گذاری” آن برای داشتن یک الگوی قابل استفاده مجدد برای هر مشتری استفاده کنید.
- فرآیندهای تولید: برای جلوگیری از استفاده از کاغذ در خط تولید، با استفاده از یک تبلت میتوانید اسناد مربوط به کیفیت را مدیرت کنید.
هنگام یافتن ناکارآمدیهای موجود در شرکتها، به یاد داشته باشید که دو مورد از اقدامات قابل بهبود، صفحات اکسل و کاغذها هستند. اگر یک فرآیند به یکی از این موارد متکی باشد، احتمال زیادی وجود دارد که بتوان آن را بهبود بخشید.
برای ارزیابی پتانسیل سازمان خود برای تبدیل شدن به یک شرکت بدون کاغذ، میتوانید تعداد اسناد خود را برای پردازش وارد کنید و یک تخمین برای بهبود کارایی خود دریافت کنید.
