BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

امروزه در دنیای رقابتی کسب و کارها، اشتیاق و پشتکار به تنهایی نمی‌توانند تضمین‌کننده موفقیت بلندمدت شما باشند. سازمان‌ها برای ایجاد رشد پایدار و پیشی گرفتن از رقبا، نیاز به اتخاذ فرآیندهای سیستمی دارند که باعث افزایش بهره‌وری، کنترل هزینه‌ها و رضایت مشتری می‌شود. این جاست که ابزارهایی مانند نرم‌افزار سی آر ام و نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار  یا business process management systems(BPMS)  وارد می‌شود. تحقیقات نشان داده است که حتی در کشوری مانند آمریکا نیز به طور متوسط کارمندان حدود 21.8 ساعت در هفته را تلف می‌کنند. یک سیستم BPM می‌تواند کلید حذف ناکارآمدی‌ها و ساده‌سازی عملیات باشد. این سیستم در حال تبدیل شدن به ابزاری ضروری برای کسب و کارهایی است که تلاش می‌کنند در بازار خود برتر باشند.

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار راه‌حلی استراتژیک برای طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندها به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. این سیستم نه تنها باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود، بلکه ارتباط تیمی را نیز بهبود می‌بخشد، خدمات مشتری را ارتقا می‌دهد، اتلاف منابع را از بین می‌برد و به طور قابل توجهی کارایی شرکت را تقویت می‌کند.

این سیستم یک رویکرد جامع برای مدیریت و بهبود فرآیندهای عملیاتی شرکت شما ارائه می‌دهد و در نتیجه نتایج تجاری بهتری را به همراه دارد. همچنین با کاهش چالش‌ها و اضافه‌کاری‌ها و همچنین افزایش انعطاف‌پذیری و چابکی، می‌تواند شیوه عملکرد سازمان شما را متحول کند.

BPMS چیست؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یک بستر نرم‌افزاری است که وظیفه مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای مشخص و تعریف شده‌ی کسب و کار را برعهده دارد. این سیستم با ایجاد زیرساختی مناسب، باعث چابکی بیشتر سازمان می‌شود و انجام کارها را سریع‌تر و ساده‌تر می‌کند.

بیشتر بخوانید» XRM چیست و چه تفاوتی با CRM دارد؟

BPMS  ابزاری ساده و کاربرپسند است که به شرکت‌ها در اجرا، مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار کمک می‌کند. این کار از طریق شناسایی، مدل‌سازی، خودکارسازی و تحلیل فرآیندها انجام می‌شود. همچنین به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با جمع‌آوری داده‌ها، از آن‌ها برای بهینه‌سازی فرآیندهای کلیدی کسب و کار استفاده کنند.

نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، شکل جدید و پیشرفته‌تری نیز به خود گرفته است که با نام iBPMS (حرف i مخفف intelligent به معنای هوشمند) شناخته می‌شود و از بینش‌های عملیاتی و قابل اجرای لحظه‌ای برای بهبود هماهنگی فرآیندهای تطبیق‌پذیر کسب و کار استفاده می‌کند.

کاربرد سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

1. مستندسازی و تعیین اقدامات: کاربران کسب و کار، فرآیندهای خود را مستندسازی کرده و بهترین اقدامات ممکن برای انجام کارها را مشخص می‌کنند.
2. مدل‌سازی: فرآیندها به صورت نمودار یا فلوچارت ترسیم می‌شوند و مجموعه‌ای از قوانین برای مدل‌سازی انعطاف‌پذیر فرآیند تعریف می‌گردد.
3. خودکارسازی: با کنار هم قرار دادن اقدامات و ایجاد مدل‌های فرآیند کسب و کار برای شبیه‌سازی دقیق رفتار و نتایج فرآیند، خودکارسازی صورت می‌گیرد.
4. بهینه‌سازی مستمر: با نظارت بر فرآیندهای جدید و اعمال تغییرات، توانایی دستیابی به نتایج مطلوب کسب و کار به طور مداوم بهبود می‌یابد.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب وکار BPMS

۱. افزایش بهره‌وری و کارایی: یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار برای شرکت‌هایی که به دنبال بهبود فرآیندهای کاری خود هستند، ضروری است. این سیستم وظایف تکراری را حذف کرده، باعث افزایش بهره‌وری و عملکرد شرکت می‌شود. همچنین درک و اجرای فرآیندهای کسب و کار را آسان‌تر می‌کند. با مدیریت فرآیندهای کسب و کار، داده‌های مفیدی برای کارکنان جهت پیگیری دقیق گردش کار و تخصیص منابع فراهم می‌شود.

۲. بهبود چابکی کسب و کار: با استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای ترکیبی ایجاد کنند که باعث افزایش چابکی و سازگاری سریع با شرایط متغیر بازار شود. این سیستم، گردش کار را برای اطمینان از انطباق‌پذیری آن‌ها سفارشی می‌کند.

۳. کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه برای هر سازمانی یک هدف مهم است. کاهش هزینه‌های عملیاتی به معنی افزایش حاشیه سود و بودجه بیشتر سازمان است. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندها را کنترل می‌کند و اطمینان می‌دهد که هیچ اقدام غیرضروری یا ناخواسته‌ای در آن‌ها وجود ندارد. این سیستم با بهبود کیفیت محصول، حذف چالش‌های فرآیند و به حداقل رساندن ریسک سازمانی، هزینه‌های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

۴. افزایش سودآوری: وقتی سازمان‌ها عملیات ناکارآمد را حذف می‌کنند، سود بیشتری به دست می‌آورند. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار  اطمینان می‌دهد که فرآیندهای سازمانی مقرون به صرفه هستند. این سیستم فرآیندهای موجود را بهبود می‌بخشد تا سازمان بتواند راه‌های بهتری برای انجام کارها پیدا کند. منابع شرکت به درستی تخصیص داده می‌شوند و هیچ اتلاف منابعی وجود ندارد. این سیستم با حذف گلوگاه‌ها، زمان چرخه محصول را به طور قابل توجهی تسریع می‌کند، زمان ورود به بازار را بهبود می‌بخشد و زمان پیشروی محصول را کاهش می‌دهد، که در نهایت باعث افزایش فروش و درآمد می‌شود.

۵. انطباق‌پذیری: سازمان‌ها باید با قوانین صنعت مطابقت داشته باشند، و یک ابزار جامع BPM می‌تواند در این زمینه کمک کند. این سیستم انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. کاربران می‌توانند فرآیندها را در یک پلتفرم واحد مستندسازی کنند و این امر باعث ارتقای ایمنی و امنیت می‌شود. اجرای سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی نیز با این سیستم آسان است. شرکتی که از سیستم BPM استفاده می‌کند، ایمن‌تر، سازمان‌یافته‌تر و قابل اعتمادتر است.

۶. افزایش شفافیت: هنگامی که فرآیندها استانداردسازی می‌شوند، خطر خطای انسانی کاهش می‌یابد. تحلیل‌های تعبیه‌شده در یک BPMS به کاربران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرآیند می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا به سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی کنند. ابزارهای اتوماسیون این پلتفرم باعث افزایش کارایی شده و به کارکنان اجازه می‌دهد تا روی کارهایی تمرکز کنند که نیاز به تخصص و دخالت انسانی دارند. داشتن یک نمای کلی از فرآیندها، نظارت لحظه‌ای را فعال کرده و انگیزه کارکنان را برای انجام بهتر وظایف بالا می‌برد.

کدام بخش‌های کسب و کار از BPMS  بهره می‌برد؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به طور سیستماتیک گردش کار و فرآیندهای یک سازمان را بهبود داده و بهینه می‌کند. برخی از نمونه‌های فرآیندهای کسب و کار که از BPMS بهره می‌برند عبارتند از:

• منابع انسانی (HR): استخدام، حقوق و مزایا، مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه
• فروش: مدیریت سرنخ‌ها، فرصت‌های فروش، مدیریت تماس با مشتری، اتوماسیون سفارشات
• مالی: مدیریت حساب‌های قابل پرداخت و دریافتی، فرآیند بستن حساب، مدیریت دارایی
• مدیریت انطباق: ارزیابی ریسک، مدیریت مستندات، گزارش‌دهی
• فرآیند ورود کارکنان جدید :(Onboarding) جمع‌آوری مدارک، تخصیص منابع، آموزش اولیه
• درخواست‌های بازاریابی: مدیریت درخواست‌های کمپین، تایید بودجه، مدیریت تأییدیه‌ها
• مدیریت پروژه: برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، مدیریت وظایف، همکاری تیمی

نرم‌افزار CRM چه تفاوتی با نرم‌افزار  BPMS دارد؟

در حالی که هر دو برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شوند، در دو حوزه مجزا فعالیت می‌کنند و اهداف و کارکردهای متفاوتی دارند.

نرم‌افزار crm یا Customer Relationship Management بر ارتباطات و تعاملات با مشتری تمرکز دارد. این نرم‌افزار به جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و سازماندهی اطلاعات مربوط به مشتریان، مانند اطلاعات تماس، تاریخچه خرید، تعاملات قبلی و ترجیحات آن‌ها می‌پردازد.

نرم‌افزار BPMS یا  Business Process Management System بر مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد. این نرم‌افزار به مدل‌سازی، اجرا، مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای مختلف در یک سازمان می‌پردازد.

نقاط مشترک CRM و BPMS

• هر دو می‌توانند به طور خودکار وظایف را انجام دهند.
• هر دو می‌توانند به تجزیه و تحلیل داده‌ها برای بهبود عملکرد کمک کنند.
• هر دو می‌توانند با سایر سیستم‌های سازمانی یکپارچه‌سازی شوند.

تفاوت‌های کلیدی بین CRM و BPMS

• تمرکز CRM بر روی مشتریان است و BPMS  بر روی فرآیندها تمرکز دارد.
• CRM عمدتاً با داده‌های مربوط به مشتری سروکار دارد، در حالی که BPMS با داده‌های مربوط به فرآیند سروکار دارد.
• CRM برای فروش، بازاریابی و خدمات به مشتری استفاده می‌شود، در حالی که سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای مدیریت زنجیره تامین، منابع انسانی، امور مالی و سایر فرآیندهای عملیاتی استفاده می‌شود.

نرم‌افزار CRM بهتر است یا BPMS؟

اگر کسب و کار شما با هر یک از شرایط زیر روبه‌رو است، نرم‌افزار CRM نسبت به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، کمک بیشتری می‌تواند به آن بکند…

1. تمرکز اصلی شما بر روی مشتریان است:CRM به طور خاص برای مدیریت تعاملات با مشتری، افزایش فروش و ارتقای خدمات به مشتری طراحی شده است. در این زمینه، CRM می‌تواند به شما کمک کند تا اطلاعات مربوط به مشتری را به طور جامع جمع‌آوری و سازماندهی کنید، تاریخچه تعاملات با مشتری را پیگیری کنید، فرصت‌های فروش را شناسایی و دنبال کنید، خدمات به مشتری را به طور موثر ارائه دهید و وفاداری مشتری را افزایش دهید.
2. با حجم زیادی از داده‌های مربوط به مشتری سروکار دارید: CRM می‌تواند به شما کمک کند تا این داده‌ها را به طور کارآمد ذخیره، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنید. این امر می‌تواند به شما در درک بهتر نیازها و رفتارهای مشتریان و در نهایت، در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر برای بازاریابی و فروش کمک کند.
3. به دنبال یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی خود هستید: CRM به طور گسترده با سایر سیستم‌های سازمانی، مانند سیستم‌های حسابداری، بازاریابی ایمیلی و ابزارهای مدیریت پروژه، ادغام می‌شود. این امر می‌تواند به شما در ایجاد یک نمای واحد از مشتریان و فرآیندهای کسب و کارتان کمک کند.

سوالات متداول

1. BPMS چیست؟

BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار، یک نرم‌افزار است که برای مدل‌سازی، اجرا، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را خودکارسازی کرده، شفافیت ایجاد کرده و کارایی را افزایش دهند.

2. ویژگی‌های کلیدی یک BPMS کدامند؟

مدل‌سازی گرافیکی و دقیق فرآیندها برای درک بهتر، اتوماسیون وظایف تکراری جهت کاهش خطا و افزایش سرعت، جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها برای بهبود مستمر فرآیندها، ایجاد یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی و قابلیت تغییر و تطبیق با نیازهای متغیر کسب‌وکار

3. چگونه می‌توان از BPMS برای بهبود تجربه مشتری استفاده کرد؟

می‌توان فرآیندهای خدمات مشتری را خودکارسازی کرده، در نتیجه به درخواست‌های مشتریان سریع‌تر پاسخ داده و زمان انتظار آن‌ها را کاهش داد. همچنین، BPMS امکان ایجاد یک نمای کلی از تعاملات با هر مشتری را فراهم می‌کند که این امر به ارائه خدمات شخصی‌سازی‌شده و متناسب با نیازهای هر مشتری کمک می‌نماید.

4. چگونه می‌توان از BPMS برای مدیریت پروژه‌ها استفاده کرد؟

با استفاده از BPMS می‌توان وظایف و مسئولیت‌های هر عضو تیم را به وضوح تعریف کرده، پیشرفت پروژه را به‌صورت لحظه‌ای رصد نموده و منابع را به‌طور بهینه به وظایف مختلف تخصیص داد. همچنین، BPMS ارتباط موثر بین اعضای تیم را تسهیل می‌نماید.