معمولاً زمانی که نرم افزار CRM برای اولین بار در یک سازمان یا کسب‌وکار راه‌اندازی می‌شود، افراد و به خصوص اعضای تیم فروش، در ابتدا واکنش مثبتی به تغییر ایجادشده در روند کاری خود ندارند.
این موضع‌گیری می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد:
- فرآیندهای سامانه مدیریت CRM را به عنوان کار اضافی تلقی می کنند.
- نرم افزار CRM را ابزاری در دست مدیران برای نظارت بر روند کاری خود می‌بینند.
- زمان اضافی که برای ورود داده ها به CRM باید صرف کنند، آن‌ها را اذیت می‌کند.
- فکر می‌کنند این کارها آن‌ها را از وظیفه اصلی‌شان -یعنی فروش- باز می‌دارد.
البته در اینجا نمی‌خواهم راجع به اینکه چرا فروشندگان میانه خوبی با نرم افزار سی ار ام ندارند صحبت کنم. بلکه می‌خواهم راهکار بدهم و بگویم خرید نرم افزار CRM چطور به تیم فروش کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند.
در واقع بررسی می کنیم که چرا تیم فروش به نرم افزار CRM نیاز دارد.
می‌توان گفت تیم فروش به‌طورکلی با دو چالش عمده روبه‌رو هستند:
۱. بررسی و پیگیری مؤثر سرنخ های فروش
۲. اولویت‌بندی صحیح فرآیندهای فروش
البته نرم افزار CRM ابزاری است که نه‌تنها چالش‌های ذکر شده را برای فروشندگان حل می‌کند، بلکه برای سایر مراحل و فرآیندهای کسب‌وکار نیز راهکار ارائه می‌دهد:
۱. از یک فضای امن برای ذخیره‌سازی اطلاعات لذت ببرید
CRM به فروشندگان کمک می‌کند که با خیال راحت و به صورت متمرکز، مشتری‌ها، فرصت‌های فروش، فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی‌های زمانی خود را در یک جا جمع‌آوری و مدیریت کنند. و هم‌زمان به صورت مستمر به پایگاه‌های داده مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. به‌این‌ترتیب احتمال از دست رفتن یا گم شدن اطلاعات مشتری از بین می‌رود.
۲. مثل یک حرفه‌ای زمان را برنامه‌ریزی و مدیریت کنید
CRM این امکان را به تیم فروش می دهد که برنامه‌ریزی روزانه خود را بهینه‌سازی نمایند و اولویت‌بندی صحیحی برای کارها تعریف کنند. به‌این‌ترتیب هیچ مشتری نادیده گرفته نمی‌شود و به موقع با فرصت‌های فروش کلیدی، ارتباط برقرار می‌شود. درواقعCRM باعث می‌شود که فروشندگان زمان بیشتری را با مشتریان بگذرانند که نتیجه فروش بیشتر خواهد بود.
۳. مثل آب خوردن گزارش فعالیت‌های خود را تنظیم کنید.
CRM به فروشندگان کمک می‌کند که گزارش‌های هفتگی و ماهانه خود را برای مدیریت، به راحتی آماده کنند.
فرآیند گزارش دهی خودکار و شفاف است و تنها با چند کلیک ساده می‌توان دیگران را در جریان فعالیت‌های فروش جاری قرار داد.
۴. بی‌نظمی را پایان دهید، هدفمند کار کنید
با کمک سامانه مدیریت CRM تیم فروش می توانند داده‌ها را طبقه‌بندی کنند و فرصت‌های ارزشمند فروش را از طریق انتخاب مبتنی بر معیار شناسایی نمایند. به‌این‌ترتیب دیگر از جست‌وجوی زمان‌بر و کم‌دقت در میان اسناد پراکنده و بی‌نظم بی‌نیاز خواهند بود.
۵. نسبت به فرآیندهایی درون‌سازمانی خود به روز باشید.
CRM با تعریف تقویم‌های مشترک و الگوهای مشخص اسناد، باعث انسجام فعالیت‌های اعضای تیم فروش می‌شود و همچنین آن‌ها را نسبت به تغییرات و اتفاقات جدید به روز نگاه می‌دارد. اشتراک‌گذاری الگوها و فرآیندهای فروش به فروشندگان کمک می‌کند تا بهترین روش را در لحظه به کار بگیرند. همچنین ارتباطات مؤثری بین نیروهای فروش و مدیران برقرار می‌کند.
۶. برای فروش جدید آماده باشید
با پیگیری و رصد همه ارتباطات مشتری، CRM فروشندگان را راهنمایی می‌کند که دقیقه در چه زمانی باید با مشتریان تماس برقرار کنند. برای مثال پیشنهاد تعویض کالا، تمدید قرارداد و خرید محصولات و خدمات جدید و به‌روزرسانی شده. این مسئله شانس شما را برای بستن قراردادهای بیشتر افزایش می‌دهد.
۷. حرکت‌های فروش خود را منطقی کنید
CRM به ساده‌سازی کل چرخه فروش کمک می‌کند. که منجر به بسته شدن معاملات در قیف فروش شما می‌شود و به همه افراد تیم فروش کمک می‌کند که سریع‌تر به اهداف خود برسند. ازآنجاکه پردازش سفارش و تهیه قیمت در CRM خودکار است، تیم‌های فروش قادر به کاهش هزینه‌های تولید و افزایش درآمد فروش هستند.
۸. نیازهای واقعی مشتریان را بشناسید
ازآنجاکه تمام داده‌های مربوط به مشتری در CRM ذخیره شده است، فروشندگان می‌توانند نیازهای مشتریان را تجزیه و تحلیل و حتی مشکلات آن‌ها را در زمان مناسب پیش‌بینی کنند.
همه این‌ها رضایت مشتری را افزایش می‌دهد و او را به برند شما وفادار می‌سازد. همچنین حاشیه سود بالاتر را تضمین می‌کند.
۹. صرفه‌جویی کنید
بااینکه سیستم های CRM معمولاً ارزان نیستند، اما در واقع به شما کمک می‌کنند پول خود را پس‌انداز کنید!
مثلاً در تیم فروش، CRM با کاهش اشتباهات (به عنوان مثال در ثبت سفارش‌ها یا لیست قیمت‌ها) باعث صرفه‌جویی می‌شود. در اکثر موارد تلاش و هزینه برای اصلاح این خطاها ممکن است بسیار بیشتر از هزینه خرید نرم افزار CRM باشد.
نتیجه‌گیری
در صورت پیاده‌سازی و استفاده صحیح، CRM می‌تواند عملکرد تیم فروش را افزایش دهد و به فروشندگان کمک خواهد کرد تا در ۴ زمینه مهم برتری داشته باشند:
- جست‌وجو، طبقه‌بندی و اعتبارسنجی بهتر سرنخ های فروش
- پیگیری به موقع و سیستماتیک فرصت‌های فروش
- اولویت‌بندی و منطقی سازی فعالیت‌های پیگیری سرنخ‌ها
- افزایش سرعت دستیابی به هدف
مزیت‌هایی که خرید نرم افزار CRM به ارمغان می‌آورد، بدون تلاش، درک صحیح و قاطعیت از طرف فروشندگان حاصل نمی‌شود. نمایندگان فروش باید درک کنند که نقش سامانه مدیریت CRM در موفقیت آن‌ها مهم است.
ازاین‌رو، تیم‌های فروش باید این واقعیت را بپذیرند که با ثبت همه فعالیت‌ها و پیروی از روندهای فروش مشخص، احتمال دستیابی آن‌ها به اهداف فروش بیشتر است.
