اجازه بدهید اول به شما تبریک و آفرین جانانه‌ای بگویم!
این‌که تصمیم گرفته‌اید با خرید نرم افزار مدیریت پروژه، روال کاری سازمان و مدیریت پروژه های خود را از روش‌های سنتی و پر از کاغذ بازی، به مدرن تغییر دهید و صرفه جویی قابل توجهی در زمان و منابع خود بکنید، واقعاً جای تبریک دارد.
اما حالا چالش جدیدی پیش روی شما قرار دارد: چگونه نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای سازمان خودمان را انتخاب کنیم؟
با یک جست‌وجوی ساده خواهید دید که شرکت‌های زیادی این نرم افزار را با ویژگی‌های متنوع ارائه می‌دهند.
اما کدام یک مناسب نیازهای سازمان شما است و بیشترین صرفه را برای شما خواهد داشت؟
در پاسخ باید گفت: از آنجا که هر پروژه و هر سازمان متفاوت است، یک نرم افزار مدیریت پروژه‌ای که برای همه مناسب باشد، وجود ندارد.
بنابراین باید بررسی‌های خاصی انجام دهید و بر اساس آن‌ها نرم افزار مدیریت پروژه را خریداری کنید. در غیر این صورت احتمال متضرر شدن شما وجود خواهد داشت.
در ادامه مراحلی را بررسی می‌کنیم که برای انتخاب نرم افزار مناسب باید طی کنید.
مرحله ۱: نیازهای خود را مشخص کنید
فرآیند انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب، با ارزیابی صادقانه نیازهای کسب و کارتان آغاز می‌شود. اول باید مطمئن شوید که تیم کاری شما، آمادگی پذیرش راه حل جدید را دارد. سپس به بررسی نکات زیر بپردازید:
راه حل فعلی شما برای مدیریت کارها، چه ایرادهایی دارد؟
با فرض این که نوعی از ابزار مدیریت پروژه را در حال حاضر استفاده می‌کنید:
مشکلات اصلی آن چیست؟
چگونه روند کار شما را پیچیده می‌کند؟
به طور مثال اگر در برنامه ریزی و زمان بندی مشکل دارید، نرم افزار مدیریت پروژه باید به شما کمک کند تا روند انجام کارها و تخصیص منابع را ساده سازی کنید.
یا اگر در پیگیری و نظارت بر روند اجرا مشکل دارید، باید راه حل هایی را در نرم افزار مدیریت پروژه جستجو کنید که امکان ارائه گزارش و پیگیری برنامه زمان‌بندی پروژه را فراهم کند.
راه حل جدید کدام نیازهای شما را باید پاسخ بدهد؟
فهرستی از تمام ویژگی‌ها و نیازهای کسب و کار خود تهیه کنید. در نظر داشته باشید که برای کدام نیازهای سازمان خود از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده خواهید کرد.
- آیا به ویژگی‌هایی مانند امکان سفارشی سازی و تعیین سطح دسترسی نیاز دارید؟
- آیا قرار است فقط از آن برای برنامه ریزی استفاده می‌کنید؟
- آیا به امکان ارائه گزارش نیاز دارید؟
در پایان این مرحله باید همه سنگ هایتان را با نرم افزار مدیریت پروژه وا کنده باشید و درست و واضح بدانید که از او چه می‌خواهید.
مرحله ۲: گزینه‌های مختلف را بررسی کنید
حالا که انتظارات خود را از نرم افزار مدیریت پروژه مشخص کردید، زمان شروع جستجو است. فهرستی از شرکت‌های معتبری که خدمات مدیریت پروژه ارائه می‌دهند تهیه کنید. سپس به تحقیق و بررسی راجع به شرکت‌ها بپردازید و در نهایت لیست خود را برای آزمایش و انتخاب به حدود ۳ شرکت محدود کنید.
در حین انجام این کار، زیرساخت‌ها و هزینه لازم برای هر کدام از آن‌ها را در نظر بگیرید. برخی از آن‌ها ممکن است با فاصله زیادی از محدوده توان مالی شما خارج باشند، در حالی که برخی دیگر متناسب با ساختار سازمان یا سبک کاری شما نیستند.
مرحله ۳: نرم افزار انتخابی را آزمایش و ارزیابی کنید
این مرحله خیل مهم است. زیرا در این گام، راه حل های نرم افزار مدیریت کارها را در عمل امتحان می‌کنید تا ببینید چقدر با نیازهای شما مطابقت دارند.
از شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار مدیریت پروژه، نسخه‌های آزمایشی نرم افزار را بخواهید و آن‌ها را بررسی و مقایسه کنید.
در این مرحله باید تا حد ممکن روند واقعی کار را بازسازی کنید. برای این منظور باید همه اعضای تیم شما از قبل توجیه شوند. بازخورد و نظر آن‌ها در استفاده از این محصول مهم است.
همچنین به یاد داشته باشید که ارزیابی دقیق در این مرحله اهمیت زیادی دارد.
همراه با تیم خود، هر نرم افزار را با استفاده از نمره (۱ تا ۱۰) یا صفت (خوب ، بد ، متوسط) رتبه‌بندی کنید. به این ترتیب انتخاب نرم افزار مناسب آسان تر خواهد شد .
فراموش نکنید که حتماً توانایی نرم افزار در تأمین امنیت داده‌ها را بررسی کنید. چرا که موضوع حفاظت از اطلاعات مشتریان از اهمیت بالایی برخوردار است و هر گونه مشکل در این زمینه منجر به از دست رفتن اعتماد آن‌ها خواهد شد.
در نهایت مطمئن شوید که راه حل جدید متناسب با سبک کار، ساختار و نیازهای شماست.
مرحله ۴: هزینه‌ها را برآورد کنید
نرم افزار مدیریت پروژه با قیمت‌های مختلفی توسط شرکت‌های ارائه دهنده، عرضه می‌شود. بسته به نوع امکاناتی که هر نرم افزار دارد، برخی گران و برخی ارزان هستند. برای انتخاب درست، باید بر اساس فهرست نیازهای سازمان خود، هزینه داشتن هر یک از ابزار نرم افزار مدیریت کارها را در مقابل هزینه نداشتن آن بسنجید. و در نهایت قضاوت کنید که آیا سرمایه گذاری برای آن نرم افزار توجیه دارد یا نه؟
مرحله ۵: اجرا
تا نرم افزار مدیریت پروژه را پیاده سازی نکنید، روند انتخاب هنوز به پایان نرسیده؛ حتی اگر نرم افزار خود را انتخاب و قرارداد خرید را امضا کرده باشید.
در پایان
نرم افزار مدیریت پروژه فقط برای مدیر پروژه نیست، بلکه تمام اعضای تیم کاری شما از آن استفاده می‌کنند.
طرح جامعی برای تیم خود ترسیم کنید که نشان دهد چگونه باید استفاده از راه حل های جدید را شروع کنند. برگزاری جلسات آموزش کار با نرم افزار مدیریت پروژه برای کارکنان ایده بسیار خوبی در این زمینه خواهد بود.
تا آنجایی که ممکن است از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید و به همه سؤالات کارکنان پاسخ دهید تا آن را به عنوان راه حل جدید در روند کاری سازمان بپذیرند.
